Gdy już mamy idealną broń, czyli wizytówkę perfekcyjną pod każdym względem i oszałamiająco elegancką, czas na naukę fechtunku, czyli zasady żonglowania wizytówkami. Umiejętność posługiwania się wizytówką jest podstawowym warunkiem poruszania się w towarzystwie, ułatwia nawiązywanie kontaktu i zapamiętanie, z kim się spotkaliśmy.
Obrazek znany większości z nas z autopsji: spotkanie biznesowe, wymiana wizytówek i… macanie się po kieszeniach. Wykręty, że niby „zawsze mam je przy sobie”, „zostawiłem w samochodzie”, „się skończyły właśnie”, nie dość, że nikogo nie przekonają, to jeszcze narażą na śmieszność komedianta zachowującego się w ten sposób. Sytuacja żenująca! Takie sytuacje mogą grać główną rolę w nocnych koszmarach biznesmena. Zasada podstawowa brzmi bowiem: wizytówki zawsze miej przy sobie! Jeśli jestem przedsiębiorcą, który bywa i u którego się bywa, muszę mieć gruby portfel… wypchany wizytówkami.
Jeszcze bardziej żałosny jest brak wizytówkowego rewanżu albo zapisywanie swoich danych na serwetce. Inna sprawa, że nieodwzajemnienie się wizytówką może oznaczać: „nie interesują mnie kontakty z tobą” lub „byle komu wizytówek nie daję”
Nie zawsze i nie wszędzie wypada wręczać wizytówki. Na pewno nie należy robić tego, gdzie popadnie, szastać nimi na lewo i prawo. Własną wizytówkę należy cenić, bo jeśli sam jej nie szanujesz, nie możesz wymagać od innych, żeby traktowali ją poważnie!
Oczywiście jeśli przychodzimy na umówione wcześniej spotkanie „w interesach”, to wręczenie na początku wizytówki jest po prostu elementem wymiany informacji. Ale i tu mamy pewien ceremoniał, który wypada i warto zachować. Tak więc następuje wymiana wizytówek. Przyjmujemy ją z miłym uśmiechem, po czym skanujemy ją wzrokiem i chowamy… Nigdy nie odkładamy jej na bok. Wykluczone jest schowanie wizytówki bez uprzedniego spojrzenia na nią. To lekceważące i obraźliwe, żeby nie powiedzieć – grubiańskie. Choć nie są to zasady obowiązujące wszędzie. Japończycy wręczą swą wizytówkę z ukłonem i natychmiast, w pierwszej sekundzie spotkania, Anglosasi będą zwlekali z podaniem swojej wizytówki na koniec spotkania (niczym prezentu, ku pamięci), a jeszcze inni zrobią to po wymianie grzecznościowych zdań, a otrzymanej wizytówki, po grzecznościowym spojrzeniu na nią, nie schowają, lecz odłożą na bok, by czasem tam zerkać, bo pamięć mają krótką i nie potrafią zapamiętać nazwiska rozmówcy. C’est la vie…
Zarysowując inną sytuację, posłużymy się klasycznym już przykładem. Podejście na przyjęciu do prezesa wielkiej firmy ze słowami: „Oto moja wizytówka”, wywoła u niego co najmniej zdziwienie. Ale cóż z tego, jeśli przedstawienie się temu prezesowi jest dla nas sprawą życia lub śmierci. Przedstawmy się! Wypada! Ale to od dalszego przebiegu rozmowy będzie zależeć, czy prezes obdarzy nas wizytówką, czy nie. My zrobiliśmy, co do nas należało.
Jeśli jest nam trudno osobiście złożyć życzenia czy gratulacje, z powodzeniem możemy je przekazać za pomocą biletów wizytowych. Wprawdzie dotyczy to przede wszystkim relacji prywatnych, ale i w służbowych kontaktach taki zabieg jest dopuszczalny. Tak więc ręczny dopisek na wizytówce: „Byłem zgodnie z umową o 13.00. Proszę o telefon dziś do 17.00”, zostawionej w sekretariacie, dobitnie uprzytomni menedżerowi, że strzelił gafę, zapominając o spotkaniu z nami. Jeszcze więksi kategoryści twierdzą, że w takich wypadkach należy używać tylko i wyłącznie formy osoby trzeciej, gdyż przecież nasze nazwisko jest już na wizytówce, i to w widocznym miejscu.
Jeśli z jakiegoś powodu przesyłamy wizytówkę, to zwyczajowo umieszczamy odręczne dopiski u jej dołu (nie na odwrocie!) w formie skrótu. Pochodzą one z języka francuskiego, zatem rozszyfrujmy je:
p.r. – pour remercier – z podziękowaniami, dla przypomnienia,
p.f. – pour fete, pour feliciter – z powinszowaniami,
p.f.n.a. – pour fete nouvel an – z życzeniami szczęśliwego Nowego Roku,
p.f.c. – pour faire connaissance – dla zaznajomienia,
p.p.c. – pour prendre conge – na pożegnanie,
p.p. – pour presenter – dla prezentacji, przedstawienia się,
p.c. – pour condolences – z kondolencjami.
Stosowano i stosuje się również polskie skróty: z.p.i. lub z.p.n.r. 2009 (z powinszowaniem Nowego Roku).
Wprawdzie takich dopisków będziemy używać rzadko, ale wiedzieć warto.
Na bilety wizytowe złożone czy przesyłane nam wypada natychmiast zareagować, bądź to telefonicznymi podziękowaniami, bądź odesłaniem wizytówki z odpowiednim dopiskiem, na przykład: „Serdecznie dziękuję za przesłane życzenia” (życzliwość, pamięć itp.).
Warto też wiedzieć, że do biletów wizytowych przewidziano specjalne małe koperty, na których pisze się adres i tam też można umieścić te same skróty literowe, które zapisujemy na wizytówce.
Na koniec – jak zwykle – najważniejsze! Gafa rzecz ludzka – też ma swój urok! Niekiedy nieodparty! A więc nie należy się jej panicznie bać!
Chętnie wręczylibyśmy Państwu swoje wizytówki, ale właśnie… zostawiliśmy… Tak! Są w samochodzie. A właściwie to w związku ze zmianami w firmie jesteśmy w trakcie drukowania nowych…
