Na co dzień wszystkie czynności wykonywane przez „szefów” gmin związane są z zarządzaniem – kierowanie ludźmi, podejmowanie decyzji, planowanie itp. Czasami ilość czynności i związana z nimi odpowiedzialność przytłaczają, co często skutkuje niedostrzeganiem istotnych dla funkcjonowania gminy spraw. Brakuje czasu na kompleksową ocenę sytuacji, regularne monitorowanie procesów, weryfikowanie, w jakim stopniu nasze działania są spójne z przyjętą strategią.
Można powiedzieć: łatwo pisać, ale trudniej znaleźć sposób na wszechstronne zarządzanie gminą. Ale właśnie dlatego być może warto przeprowadzić kompleksową ocenę wszystkich elementów zarządzania. Pozwoli to nam na ocenę aktualnego stanu rzeczy, co umożliwia badanie postępu przy kolejnych ocenach. Co istotne, w ten sposób wychwytujemy ważne dla gminy obszary, których funkcjonowanie warto by dopracować i poprawić.
Można to zrobić przez wdrożenie narzędzi wspomagających zarządzanie, np. ISO, CAF. Jednak pojawiają się głosy, że rozwiązania te tylko częściowo rozwiązują problem, wdrażając elementy jakości w zarządzaniu lub dokonując analizy jej aktualnego stanu. A co z wprowadzeniem zmian i ich monitorowaniem? Ponadto mniejsze gminy uważają te narzędzia za zbyt rozbudowane w stosunku do ich potrzeb. Ale i dla nich jest rozwiązanie. W latach 2001 – 2004 w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich wypracowano narzędzie wspomagające proces zarządzania – Program Rozwoju Instytucjonalnego, który kompleksowo pozwalał na ocenę, wdrażanie zmian i monitorowanie procesów. Przygotowane zostały materiały poszerzające wiedzę o zarządzaniu, analizy dla gmin, powiatów i narzędzia rozwoju instytucjonalnego.
Program Rozwoju Instytucjonalnego miał jednostkom samorządowym pomóc w:
> doskonaleniu umiejętności planowania i zarządzania strategicznego w samorządach, w tym zarządzaniu projektami,
