Sektor publiczny przygotowuje się do PPK

Materiał partnera

W 2018 r. ponad 428 tysięcy osób pracowało w administracji publicznej, z czego ponad 254 tysiące w administracji samorządu terytorialnego. Z początkiem 2021 r. przystąpią one do PPK i rozpoczną wspólne oszczędzanie w programie. Jak jednostki administracji publicznej powinny przygotować się do uruchomienia PPK?

Kto przystąpi do PPK w ostatnim etapie?

Sektor finansów publicznych obejmuje organy administracji publicznej, do których zaliczamy m.in. jednostki samorządu terytorialnego, ministerstwa, urzędy i ich agencje wykonawcze, publiczną służbę zdrowia, szkoły, uczelnie, instytucje kultury, a także organy kontroli państwowej i ochrony prawa.

Chociażby z tego względu, jak liczna jest grupa zatrudnionych objętych PPK w ostatnim etapie wdrażania programu, warto przygotować się do niego odpowiednio wcześnie, aby uniknąć niepotrzebnego stresu, pośpiechu, a także by nie narazić się na niedotrzymanie ustawowych terminów – mówi Katarzyna Chmielak, dyrektor departamentu rozwoju i operacji PPK w PFR TFI.

Z przetargiem czy bez przetargu?

Ze względu na specyfikę sektora, należące do niego jednostki realizują zakupy czy inwestycje w trybie postępowania o udzielenie zamówienia. Stąd w tym kontekście dość często pojawia się pytanie o PPK – czy aby wybrać instytucję zarządzającą PPK, konieczne jest zorganizowanie przetargu?

Ustawa z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień Publicznych w tej chwili pozwala na wybór instytucji finansowej zarządzającej PPK bez konieczności organizowania przetargu. Moim zdaniem to spore ułatwienie dla podmiotów z sektora finansów publicznych. Dlatego ważne jest, aby to wyłączenie zostało utrzymane również w przyszłym roku, kiedy rozpoczyna się ustawowy etap wdrażania PPK w jednostkach sektora finansów publicznych – mówi Katarzyna Chmielak z PFR TFI.

Kto wybiera instytucję zarządzającą?

Część urzędów sprawuje nadzór nad podległymi sobie jednostkami, stąd pojawiają się kolejne pytania: kto dokonuje wyboru instytucji zarządzającej, czy np. urząd miasta może utworzyć jedno PPK dla wszystkich podległych sobie jednostek – szkół, przedszkoli, bibliotek, instytucji kultury?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, za utworzenie PPK odpowiada podmiot zatrudniający, zatem każda z jednostek organizacyjnych JST indywidualnie wybiera instytucję finansową i podpisuje z nią umowę o zarządzanie i prowadzenie PPK – wyjaśnia ekspert. Ze względów praktycznych ważne, aby wybór dostawcy usług PPK dla podległych jednostek mógł być dokonany z poziomu organu prowadzącego, działającego w porozumieniu z tymi jednostkami – dodaje.

Od czego zacząć?

Ogólne zasady PPK w sektorze publicznym będą te same, co w przypadku firm prywatnych, dlatego cały proces można będzie przeprowadzić w kilku krokach – przekonuje Katarzyna Chmielak. Proces wdrożenia PPK możemy podzielić na kilka etapów: pierwszym z nich jest wybór instytucji finansowej. Następnie należy wyznaczyć osoby, które w danej jednostce będą odpowiadały za wdrożenie i obsługę programu. Kiedy mamy spełnione te dwa kroki, możemy podpisać umowę o zarządzanie PPK z wybraną wcześniej instytucją finansową. Dla jednostek sektora finansów publicznych termin na podpisanie umowy przypada 26 marca 2021 r. Wtedy będzie też czas na przekazanie pracownikom informacji na temat programu, zebranie deklaracji oraz przygotowanie listy pracowników zgłoszonych do PPK. Kolejnym ważnym krokiem jest podpisanie umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz pracowników. Zgodnie z harmonogramem powinno ono nastąpić nie później niż 10 kwietnia 2021 r. Ostatnim etapem jest obliczenie i przekazanie pierwszych wpłat. Te powinny zostać przekazane do instytucji finansowej do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarta została umowa o prowadzenie PPK.

Z doświadczeń podczas wdrażania PPK w dużych i średnich przedsiębiorstwach wiemy, że proces ten należy potraktować indywidualnie. Każdy pracodawca ma własną specyfikę, a co za tym idzie też potrzeby – rozmawiamy o nich, dostosowujemy do nich harmonogram wdrożenia i poszczególne jego etapy – mówi Katarzyna Chmielak. Aby to było możliwe, uruchomiliśmy szereg narzędzi wspierających wdrożenie i obsługę PPK, takich jak: system dla pracodawców umożliwiający obsługę PPK dla wielu jednostek z jednego poziomu (np. centrum usług wspólnych), serwis IAT FI dla uczestników, system podpisywania umów online czy zdalne szkolenia i webinaria. Myślę, że te rozwiązania będą też bardzo pomocne w jednostkach publicznych, a uczestnikom PPK zapewnią komfortowy dostęp do informacji o stanie rachunku oraz umożliwią prosty i szybki kontakt z instytucją finansową – dodaje.

Szczególne przypadki

Choć, jak już powiedzieliśmy, w PPK obowiązują jednakowe zasady dla wszystkich, to z racji specyfiki sektora publicznego, warto zwrócić szczególną uwagę na pewne kwestie. Już teraz, rozmawiając z przedstawicielami sektora publicznego, spotykamy się z pytaniami i wątpliwościami odmiennymi niż te, które pojawiały się przy okazji spotkań z pracodawcami – wyjaśnia Katarzyna Chmielak.

Jednym z nich jest np. różnicowanie wpłaty dodatkowej finansowanej przez podmiot zatrudniający na podstawie innego kryterium niż staż pracy. Pracodawca może różnicować wysokość wpłaty dodatkowej, ale kryteria – inne niż staż pracy – muszą być określone w wewnętrznych regulacjach takich jak zakładowy układ zbiorowy pracy czy regulamin wynagradzania. Tymczasem w jednostkach publicznych nie tworzy się takich dokumentów, ponieważ zasady wynagradzania regulowane są w samej ustawie o służbie cywilnej oraz aktach wykonawczych do tej ustawy. Zatem w sektorze publicznym jedynym kryterium różnicującym wysokość wpłaty dodatkowej na PPK może być staż pracy.