Jednym z kwalifikowanych dostawców e-Doręczeń jest Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A. (PWPW), która od lat świadczy usługi zaufania dla obywateli, przedsiębiorców i instytucji publicznych. Oferowana przez spółkę usługa eDO Post łączy intuicyjną obsługę, szybkość działania i najwyższe standardy bezpieczeństwa, zapewniając wygodne oraz zgodne z przepisami narzędzie do elektronicznej korespondencji z administracją.

e-Doręczenia usprawniają prowadzenie firmy, umożliwiając bezpieczną i wiarygodną wymianę korespondencji urzędowej. Gwarantują poufność, potwierdzenie tożsamości stron oraz dowód nadania i odbioru wiadomości. To rozwiązanie szczególnie istotne dla podmiotów zobligowanych do posiadania adresu do e-Doręczeń (ADE) i korzystania z tej formy komunikacji. Przy czym w kontekście realizacji obowiązku firmowego istotne jest uzyskanie aktywnego adresu wpisanego do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE), a nie samo utworzenie konta. Od 1 października 2026 r. obowiązek ten obejmie wszystkich przedsiębiorców. Choć brak ADE nie wyklucza całkowicie innych form kontaktu z urzędami, w przypadku wielu e-usług administracji publicznej jest ono niezbędne.

Bez e-Doręczeń ani rusz

Od października ADE będzie potrzebne chociażby do zarządzania danymi firmy w CEIDG. Próba jakichkolwiek zmian w rejestrze, na przykład zmiana adresu firmy, czy zawieszenie lub wznowienie działalności, będzie wymagać podania aktywnego adresu do e-Doręczeń.

Posiadanie ADE uprości także wiele kwestii związanych z podatkami oraz ubezpieczeniami społecznymi – za pośrednictwem e-Doręczeń będzie prowadzona korespondencja z Urzędem Skarbowym i ZUS. A także z organami administracji samorządowej czy Sanepidem lub Państwową Inspekcją Pracy. W przypadku braku ADE korespondencja będzie prowadzona w formie hybrydowej (Publiczna Usługa Hybrydowa – urząd wysyła dokument cyfrowo ze swojego systemu do Poczty Polskiej w specjalnej, zabezpieczonej i automatycznej drukarni drukuje dokument, kopertuje go i wysyła go jako list polecony), co wydłuży proces w porównaniu do e-Doręczeń.

Wygoda od zaufanego dostawcy

Wybierając dostawcę e-Doręczeń, warto zwrócić uwagę nie tylko na zgodność z przepisami, ale również na to, jak usługa wspiera codzienne zarządzanie korespondencją. eDO Post od PWPW to rozwiązanie działające w ramach Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych (KSD), który umożliwia wysyłanie i odbieranie korespondencji elektronicznej z zachowaniem skutków prawnych tradycyjnego listu poleconego, zgodnie z Ustawą o doręczeniach elektronicznych. Usługa została stworzona z myślą o rzeczywistych potrzebach firm i instytucji. Łączy pełną zgodność z obowiązującymi regulacjami z funkcjonalnościami cenionymi przez biznes, takimi jak integracja z systemami, automatyzacja procesów oraz intuicyjna obsługa. Dzięki temu staje się nie tylko narzędziem do e-Doręczeń, lecz także istotnym elementem cyfrowej infrastruktury organizacji.

Prostota i bezpieczeństwo dla mniejszych organizacji

eDO Post to rozwiązanie, które sprawdza się zarówno w małych firmach, jak i dużych instytucjach. Platforma umożliwia obsługę doręczeń rejestrowanych oraz wygodne zarządzanie skrzynkami korespondencji. W praktyce użytkownicy otrzymują środowisko łączące funkcjonalność tradycyjnej skrzynki pocztowej z gwarancją skutku prawnego doręczenia. Dodatkowym atutem jest intuicyjny interfejs, wzorowany na popularnych aplikacjach pocztowych, co znacząco ułatwia wdrożenie i codzienną pracę z systemem – podkreśla Anna Weber, dyrektor Pionu Produktów Cyfrowych, Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A.

Platforma została przygotowana w modelu abonamentowym, co pozwala dopasować zakres usługi do skali działalności organizacji. Dostępne są różne warianty, obejmujące m.in. wielkość skrzynki, liczbę użytkowników czy pakiety wiadomości komercyjnych. Co istotne, komunikacja z podmiotami publicznymi pozostaje nielimitowana i bezpłatna, co w praktyce eliminuje koszty w jednym z kluczowych obszarów wykorzystania e-Doręczeń.

Korzyści dla przedsiębiorców

eDO Post rejestruje wszystkie zdarzenia związane z obiegiem korespondencji. W procesie tym wykorzystuje również inne usługi zaufania PWPW, takie jak kwalifikowana pieczęć elektroniczna oraz kwalifikowany znacznik czasu. Dzięki temu możliwa jest weryfikacja pochodzenia przesyłki, integralności jej treści oraz momentu wykonania poszczególnych czynności związanych z doręczeniem.

Rozwiązanie PWPW zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa dzięki szyfrowaniu korespondencji oraz uwierzytelnianiu dwuskładnikowemu. Dodatkowy etap logowania skutecznie wzmacnia ochronę dostępu do skrzynki ponad standardowe zabezpieczenie hasłem. System umożliwia również zarządzanie użytkownikami i nadawanie im zróżnicowanych uprawnień, co pozwala dostosować zakres dostępu do obowiązków poszczególnych pracowników. Każde logowanie i działanie w systemie są rejestrowane w zabezpieczonych logach, zapewniając pełną rozliczalność i możliwość audytu.

Firmowy adres obsługiwany w eDO Post i wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych może służyć zarówno kontaktom z administracją, jak i korespondencji z kontrahentami. Usługa współpracuje z innymi dostawcami w Krajowym Systemie e-Doręczeń.

Nowe możliwości dla organizacji

Obowiązek stosowania e-Doręczeń warto potraktować nie tylko jako wymóg prawny, ale również szansę na usprawnienie obiegu dokumentów, ograniczenie papierowej korespondencji i przyspieszenie formalności. Im wcześniej firma wdroży odpowiednie rozwiązanie i uzyska aktywny adres do e-Doręczeń, tym płynniej przejdzie przez nadchodzące zmiany – podsumowuje Anna Weber.

Materiał Promocyjny