fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Firma

Kontrola wewnętrzna chroni przed stratami

www.sxc.hu
Eliminacja oszustw i wyłudzeń, zapewnienie minimalnej marży z każdej transakcji, niesprzedawanie towarów kontrahentom, którzy nie regulują zobowiązań – bez spełnienia tych warunków trudno liczyć na sukces w biznesie. Pomóc może wprowadzenie odpowiednich procedur
Jednym z kluczowych narzędzi chroniących przedsiębiorstwo przed nieracjonalnymi i nieefektywnymi decyzjami gospodarczymi są kontrole wewnętrzne. Są to procedury o charakterze mniej lub bardziej sformalizowanym, których muszą przestrzegać pracownicy.
Chodzi np. o analizę stanu zapasów przed złożeniem zamówienia u dostawcy surowców (w celu upewnienia się, czy rzeczywiście istnieje potrzeba ich zakupu). Inny przykład to nałożenie obowiązku zebrania informacji o sytuacji finansowej kontrahenta przed przyznaniem mu limitu kredytowego umożliwiającego zakupy z odroczonym terminem płatności.
Elementem procedury kontrolnej może też być wprowadzenie wymogu wysłania zapytań do kilku potencjalnych dostawców materiałów czy usług, dzięki temu firma może bowiem wybrać najkorzystniejszą ofertę (uwzględniając nie tylko cenę, ale także warunki dostawy).
[srodtytul]Nie musi być sformalizowana[/srodtytul]
Większość kontroli wewnętrznych sprzężona jest z rachunkowością, a wyniki ich działania wpływają bezpośrednio na wielkość wyniku finansowego i strukturę majątku firmy (środki trwałe, zapasy towarów, zapasy surowców, należności handlowe, środki pieniężne, zobowiązania handlowe, zysk etc.).
Warto w tym miejscu przywołać problemy, z jakimi na przełomie 2008 i 2009 r. borykały się przedsiębiorstwa, które nie wprowadziły odpowiednich kontroli wewnętrznych w obszarze zawierania kontraktów walutowych. Poniosły one olbrzymie straty na skutek niekorzystnych zmian kursów walutowych. Istnienie właściwie zaprojektowanych procedur uchroniłoby wiele z nich przed tymi stratami lub przynajmniej je ograniczyło.
Kontrole w przedsiębiorstwie są odpowiedzią na ryzyko pojawienia się nieprawidłowości w działaniu firmy. Źródła tego ryzyka tkwią zarówno wewnątrz przedsiębiorstwa, jak i w jego otoczeniu. Procedury kontrolne mogą mieć charakter sformalizowany i przybierać postać pisemnych instrukcji, ale nie zawsze tak jest. Instrukcje takie wymagają od pracowników firmy określonego działania w danych okolicznościach.
Przykładem jest okresowa analiza rotacji poszczególnych grup asortymentowych w firmie handlowej. Działanie takie umożliwia zidentyfikowanie produktów, które utraciły zainteresowanie klientów, i niezwłoczne wstrzymanie lub ograniczenie dalszych ich zakupów. Kolejnym przykładem kontroli wewnętrznej jest inwentaryzacja.
Obowiązek okresowego jej przeprowadzania wpisany został do przepisów ustaw [link=http://akty-prawne.rp.pl/Dokumenty/Ustawy/2009/DU2009Nr152poz1223.asp]o rachunkowości[/link] i podatku dochodowym i wiele przedsiębiorstw traktuje ją jako niewygodny wymóg formalny. Tymczasem będąc instrumentem kontrolnym, może i powinna być ona stosowana jako element procesu zarządzania. Dlatego warto przeprowadzać ją częściej, niż wymagają przepisy, np. w przypadku:
- braku odpowiedzialności materialnej pracowników,
- podejrzeń oszustw lub kradzieży,
- gdy składniki majątku przechowywane są na niestrzeżonym terenie,
- zarejestrowania w księgach rachunkowych (podatkowych) znaczących strat z likwidacji określonej grupy aktywów (towary, produkty gotowe, surowce, spisane należności handlowe oraz pozostałe).
[srodtytul]Przegląd faktur i rozrachunków[/srodtytul]
Powszechnie znaną i stosowaną w mniejszych przedsiębiorstwach kontrolą wewnętrzną o charakterze ex post jest okresowy przegląd wszystkich faktur i dokumentów zakupu przedsiębiorstwa przez dyrektora finansowego lub członka zarządu.
Podczas takiego przeglądu może on zidentyfikować zakupy, które albo nie są związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, albo nie zweryfikowano ich z warunkami złożonego zamówienia. W tym drugim wypadku pojawia się bowiem ryzyko rozbieżności w zakresie ceny, terminu płatności a nawet otrzymanego przedmiotu zakupu.
Okresowa inwentaryzacja należności i zobowiązań również jest procedurą kontrolną pozostającą w kompetencji kierujących przedsiębiorstwem.
Inwentaryzacja wszystkich rozrachunków nie jest jedynie obowiązkiem formalnym wynikającym z przepisów o rachunkowości, lecz przede wszystkim kontrolnym instrumentem zarządczym umożliwiającym wykrycie, w skrajnym przypadku, oszustw pracowników (np. nieuczciwych kasjerów). Inwentaryzacja rozrachunków jest więc jednym z krytycznych instrumentów kontroli wewnętrznej.
[srodtytul]Analiza sprawozdania finansowego[/srodtytul]
Już podstawowa analiza sprawozdania finansowego może wskazywać, że kontrole wewnętrzne są nieefektywne albo nie ma ich wcale. Wzrost zapasów wobec spadku przychodów z ich sprzedaży sugeruje, że zakupy nie są dostosowane do popytu. Prawdopodobnie dział zakupu niezależnie od zewnętrznych warunków rynkowych uzupełnia zapasy towarów, których dział sprzedaży nie może zbyć.
Częstą sytuacją w przedsiębiorstwach jest niespodziewana utrata płynności. Jedną z przyczyn jest brak procedury kontrolnej wewnętrznego zgłaszania właścicielom i menedżerom struktury należności przeterminowanych. Powoduje to, że kontynuowana jest realizacja zamówień dla odbiorców, którzy nie regulują swoich zobowiązań.
Znaczący spadek wskaźnika ROA (zysk netto/suma aktywów) w stosunku do poprzedniego roku czy też wyników konkurencji wskazywać może, że pewne obszary działalności nie wykazują odpowiedniego poziomu efektywności.
Nie zawsze tak jednak jest. Można wyobrazić sobie sytuację, w której przedsiębiorstwo posiada niewykorzystywane środki trwałe zużyte technologicznie, lecz niezamortyzowane księgowo. W wyniku słabej kontroli wewnętrznej przedsiębiorstwo nie rozpoznało „nieprodukcyjnego” majątku trwałego i nie dokonało odpisu aktualizującego.
Skutkiem są błędne wnioski dotyczące przyczyn niskiej rentowności sprzedaży (koszty zawyżone o amortyzację urządzeń wyłączonych z cyklu produkcyjnego).
Jak widać, kontrole wewnętrzne mają bezpośredni wpływ na finanse przedsiębiorstwa. Wbudowane są w strukturę organizacyjną każdego przedsiębiorstwa. Okresowo właściciele i menedżerowie powinni odpowiadać sobie na pytania, czy przyjęte procedury są wystarczające i nie wymagają znaczących modyfikacji lub korekt.
W kolejnych publikacjach przedstawimy problematykę kluczowych kontroli wewnętrznych z perspektywy doświadczeń biegłych rewidentów. Ich weryfikacja jest bowiem istotną częścią audytu.
[ramka][b]Trzeba uwzględniać koszty procedury[/b]
Przy projektowaniu kontroli wewnętrznej powinniśmy zawsze uwzględniać spodziewane korzyści i koszty związane z jej funkcjonowaniem.
W pierwszym etapie należy zadać sobie pytanie, z jakim znaczącym ryzykiem mamy do czynienia (np. ryzyko płynności, ryzyko rentowności, ryzyko niedokładności procesów księgowych etc.).
Drugim etapem jest identyfikacja czynników analizowanego ryzyka, które przedsiębiorstwo jest w stanie kontrolować (minimalizować), np. firmy zagrożone utratą płynności powinny zwrócić uwagę na limity kredytowe dla klientów, terminy płatności dostawców, efektywność wewnętrznych procedur windykacyjnych.
Ryzyko rentowności odnosi się w szczególności do procedury kalkulacji ceny sprzedaży na poziomie zapewniającym minimalny oczekiwany zysk.
Kolejnym krokiem powinno być opracowanie reguł postępowania w zidentyfikowanych kluczowych dla przedsiębiorstwa obszarach działalności gospodarczej (sposób kalkulacji cen, sposób oceny wiarygodności finansowej kontrahenta itp.). Przyznanie wielkości limitu kredytowego może być uzależnione od wyników wywiadu gospodarczego i oceny dokumentów finansowych dostarczonych przez kontrahenta.
Należy jednak pamiętać, że informacje finansowe sporządzone i dostarczane przez stronę zainteresowaną (ubiegającą się o kredyt handlowy) z pominięciem niezależnego weryfikatora (np. biegłego rewidenta) mogą być zniekształcone i nie przedstawiać prawdziwego obrazu sytuacji finansowej kontrahenta.
Ostatnim krokiem jest pilnowanie, czy zaprojektowana procedura kontroli jest realizowana przez zobowiązanych do tego pracowników i czy reguły w niej zawarte są rzeczywiście skuteczne i nie wymagają korekty.[/ramka]
[i]Autor jest biegłym rewidentem, prezesem firmy audytorskiej BBR Elma-Polaudit sp. z o.o.[/i]
Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA: automatycznie wyświetlimy artykuł za 15 sekund.
REKLAMA
REKLAMA