fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Podatek dochodowy

Koszty: nie każdą kradzież można rozliczyć

Rzeczpospolita, Paweł Gałka Paweł Gałka
Jeśli pieniądze lub towary były należycie zabezpieczone, a przedsiębiorca nie przyczynił się do powstania strat, to organ nie sprzeciwi się temu, by ujął powstałe niedobory w kosztach podatkowych.
Przepisy nie wymieniają strat w majątku obrotowym przedsiębiorcy jako wydatków, które nie podlegają zaliczeniu do kosztów prowadzonej działalności. Nie mówi o nich ani ?art. 23 ustawy o PIT, ani art. 16 ustawy o CIT. Nie oznacza to jednak, że w każdym przypadku wolno je rozliczyć. Organy podatkowe podkreślają ?w wydawanych interpretacjach, że nie ma jednej ogólnej zasady i że każdy przypadek musi być oceniany indywidualnie pod kątem bezpośredniego bądź pośredniego związku z przychodem i racjonalności działania.
Co do zasady przy stratach w majątku obrotowym trudno mówić, że zmierzają one do osiągnięcia przychodów. ?W końcu nie można traktować samego poniesienia strat jako środka zmierzającego do wygenerowania przychodów. Byłoby to nieracjonalne. Trzeba raczej przeanalizować działania i starania podejmowane przez przedsiębiorcę ?w celu uzyskania przychodów, a same straty potraktować jako często nieunikniony (choć niechciany) element tych działań objęty ryzykiem towarzyszącym każdej aktywności gospodarczej. Tylko ?w takim kontekście fiskus zgadza się na to, aby poniesione straty były elementem kosztowym w prowadzonej działalności. Formułuje jednak przy tym pewne wskazówki, którymi przedsiębiorcy powinni się kierować, aby zminimalizować ryzyko zakwestionowania ich rozliczeń.
Wynika z nich, że możliwość zaliczenia strat w środkach obrotowych do kosztów uzyskania przychodów trzeba ocenić nie tylko w aspekcie całokształtu prowadzonej przez podatnika działalności, ale i okoliczności, które spowodowały powstanie straty (czy były to ubytki naturalne, czy też na skutek zdarzenia losowego albo klęski żywiołowej itp.). Równie ważne jest prawidłowe udokumentowanie straty. Największą jednak uwagę fiskus zwraca na podjęte przez podatnika działania zabezpieczające.

Najważniejsza jest prewencja

Tak było w przypadku Izby Skarbowej w Bydgoszczy. ?Z wnioskiem o interpretację wystąpił podatnik zajmujący się hurtową sprzedażą wyrobów nagrobkowych z brązu. Jego firma posiada znaczny stan magazynowy (dzięki temu może utrzymać ciągłość sprzedaży). Jest on weryfikowany na koniec każdego roku poprzez spis z natury, a w ciągu roku za pomocą inwentaryzacji kontrolnych. Na skutek spisu z natury w firmie stwierdzono niedobór na prawie ?170 tys. zł. Oczywiście ?o wszystkim poinformowano policję. Sprawa trafiła do prokuratury, ale ta umorzyła postępowania z powodu niewykrycia sprawcy. Niezależnie od działań podejmowanych przez policję i prokuraturę firma podjęła czynności, dzięki którym udało się zatrzymać przedstawiciela handlowego firmy prowadzącego pojazd, ?w którym znajdowały się towary handlowe wchodzące w skład asortymentu magazynowego. Kolejny raz wszczęto postępowanie. Przedstawiciel przyznał się jednak tylko do kradzieży towarów znalezionych w jego samochodzie w czasie zatrzymania. Nie udało się udowodnić mu kradzieży pozostałych. Prokuratura umorzyła więc po raz kolejny postępowanie.
Firma uznała, że może zaliczyć powstałe niedobory do kosztów, bo dopełniła starań, aby zabezpieczyć mienie. Fiskus był jednak innego zdania. W jego ocenie nie można uznać za zdarzenie losowe kradzieży towarów handlowych nienależycie zabezpieczonych.

Działania po fakcie ?bez znaczenia

Izba skarbowa w interpretacji ?z 8 sierpnia 2011 r. (ITPB1/415-525/11/PSZ) stwierdziła, że „wykrycie kradzieży nastąpiło dopiero w wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji za okres półroczny, a nie na skutek obowiązującej i należycie stosowanej procedury kontrolnej lub nadzorczej". Co więcej, podkreśliła, że przedsiębiorca nie podał we wniosku o interpretację, że firma stosowała ?w ogóle jakiekolwiek środki ostrożności przeciwdziałające kradzieży z jej magazynu. „Za działania zabezpieczające nie mogą przy tym być uznane opisane we wniosku, prowadzone po wykryciu niedoboru, czynności sprawdzające, zmierzające do wykrycia sprawcy kradzieży i obserwacje pracowników bezpośrednio związanych z dostępem do magazynu. Poszukiwanie sprawcy kradzieży nie jest równoznaczne z zabezpieczeniem przed kradzieżą, tj. czynnościami podejmowanymi przed ewentualnym zdarzeniem. Sam fakt, że wspólnicy już po wykryciu niedoboru prowadzili »obserwacje pracowników«, przemawia za tym, że w spółce nie było innych procedur bieżącej kontroli magazynowej" – czytamy ?w interpretacji.
Izba nie zgodziła się na zaliczenie powstałego niedoboru do kosztów. Podatnik nie wykazał bowiem, że zachował należytą staranność w nadzorze nad pracownikami lub innymi osobami mającymi dostęp do magazynu i że towar ?w magazynie był należycie zabezpieczony.

Ryzyko złego wyboru

Możliwości zaliczenia poniesionych strat w majątku obrotowym do kosztów podatkowych Izba Skarbowa w Bydgoszczy odmówiła również innemu podatnikowi. Z pytaniem zwrócił się wspólnik spółki cywilnej. Okazało się, że zatrudniony przez spółkę księgowy przez prawie osiem lat kradł firmowe pieniądze. Przelewał je na swoje konto m.in. jako rzekomą zapłatę dla rzeczywistych kontrahentów lub jako należne mu wynagrodzenie, którego nie otrzymał (choć nie było to prawdą). Wspólnicy bardzo późno zauważyli oszukańczy proceder, bo księgowy fałszował wyciągi bankowe (wycinał z nich te fragmenty, które udowadniałyby czyny zabronione).
Izba stwierdziła, że obowiązek prawidłowej organizacji pracy oraz podjęcia działań organizacyjnych mających na celu wyeliminowanie sytuacji sprzyjających powstaniu szkody w mieniu obciąża przede wszystkim wspólników, bo to oni ponoszą ryzyko swojej działalności gospodarczej. Nie mogą ryzyka związanego ?z prowadzoną działalnością gospodarczą przerzucać na Skarb Państwa. W interpretacji z 1 sierpnia 2014 r. (ITPB1/415-529/14/MP) izba podkreśliła, że „wspólnicy, podejmując normalne procedury kontrolne i nadzorcze, mogli nie dopuścić do powstania tej straty. Pomimo tego, że pracownik, który dokonał przywłaszczenia środków pieniężnych, działał w sposób trudny do wykrycia, gdyż tuszował wszelkie naruszenia na bieżąco, należy stwierdzić, że ?w trakcie trwania tego procederu przez tak długi okres wspólnicy powinni wykryć kradzież znacznie wcześniej niż dopiero po okresie ośmiu lat". Izba stwierdziła, że zaistniałe niedobory zostały zawinione przez spółkę. Nie ma więc możliwości zaliczenia ich do kosztów.
Możliwości zaliczenia strat do kosztów odmówiła również Izba Skarbowa w Łodzi. W tym przypadku pracownik skradł akcesoria samochodowe na kwotę ponad 270 tys. zł. W interpretacji z 19 sierpnia 2013 r. (IPTPB1/415-320/13-5/MD) izba stwierdziła, że okoliczności sprawy nie pozwalają na uznanie, że powstała strata była przez podatnika niezawiniona i że nie miał on możliwości, aby jej zapobiec. Organ uznał, że przy zachowaniu należytej staranności, nadzorowaniu działań pracownika, odpowiednim zabezpieczeniu składników majątku oraz miejsca prowadzenia działalności, a także podejmowaniu normalnych procedur kontrolnych i nadzorczych podległych pracowników, można było nie dopuścić do powstania tej straty.

Tylko nieprzewidziane...

Zdaniem fiskusa za zdarzenie losowe, które uzasadnia zaliczenie straty do kosztów uzyskania przychodów, można uznać jedynie taką kradzież, która powstała na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych i nie do uniknięcia przez racjonalnie działającego przedsiębiorcę. „Strata powinna więc być zdarzeniem niezależnym od woli podatnika, przy czym może to być zarówno zdarzenie powstałe w wyniku działań sił przyrody, jak i działań innego człowieka, powodujących ubytek i szkodę" – czytamy ?w ww. interpretacji Izby Skarbowej w Bydgoszczy.
Podobnie stwierdziła Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 28 czerwca 2011 r. (IPPB3/423-266/11-2/PK1). ?W piśmie tym czytamy: „podatnik nie może bezkrytycznie kwalifikować do kosztów uzyskania przychodów wszelkich strat powstałych w działalności, będących następstwem jego niewłaściwego lub nieracjonalnego działania". Powód jest prosty: ryzyko prowadzonej działalności ponosi przedsiębiorca. Nie ma więc możliwości przenoszenia tego ryzyka na budżet państwa poprzez zmniejszenie podstawy opodatkowania (czyli zaliczenie ?w koszty poniesionych strat). ?W opinii izby wyjątkiem będą „jedynie nieprzewidywalne sytuacje, których uniknięcie było niemożliwe pomimo podjęcia wszelkich koniecznych działań w celu ich zapobieżenia".
Tak było w przypadku, którym zajmowała się izba. Podatnik prowadził sieć stacji benzynowych. Często zdarzało się, że klient po zatankowaniu odjeżdżał, nie regulując płatności. Aby zminimalizować takie sytuacje, podatnik zainwestował ?w kamery monitorujące sytuację na stacji. Do szczególnej czujności zobowiązani byli też pracownicy stacji. Gdy zaś mimo tych działań dochodziło do kradzieży, obowiązywały szczegółowo określone procedury postępowania (z zawiadomieniem policji włącznie). Zdaniem izby podatnikowi nie można odmówić należytej staranności w walce z kradzieżami. „Poza działaniami szczegółowo wymienionymi w opisie stanu faktycznego trudno sobie wyobrazić, co jeszcze wnioskodawca miałby zrobić. Można zatem uznać, iż sytuacje, o których mowa, są nie do uniknięcia" – wynika z uzasadnienia.

...i niezawinione

Do uznania straty za koszt podatkowy konieczne jest jeszcze zdaniem organów, aby nie powstała ona z winy podatnika będącej przejawem jego niedbalstwa, naruszenia przepisów czy braku nadzoru nad pracownikami. W praktyce oznacza to, że  jakiekolwiek zawinienie ze strony podatnika – poprzez niezachowanie staranności wymaganej w danych warunkach, niedopełnienie obowiązków ciążących na podatniku w celu uniknięcia szkody – uniemożliwia przyjęcie, że powstała szkoda jest stratą o charakterze losowym.
„Niektóre rodzaje strat w środkach obrotowych mogą więc nie stanowić kosztów uzyskania przychodu z uwagi na okoliczności powstania strat i ich udokumentowania oraz istnienie winy podatnika lub jego pracowników w procesie ich powstawania" – podsumowała Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 28 czerwca 2011 r. (ILPB3/423-155/11-2/JG).
W tej sprawie podatnik chciał zaliczyć do kosztów straty powstałe na skutek włamania do sejfu w siedzibie firmy. Mimo że plac wraz ?z budynkiem były ogrodzone, przy bramie znajdowała się portiernia, a w oknach stalowe kraty, złodziejom udało się sforsować sejf. Izba stwierdziła, że „wtargnięcie do zamkniętego pomieszczenia siłą, niszcząc urządzenia zabezpieczające w celach rabunkowych, powstałe na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia, można uznać za zdarzenie losowe, które uzasadnia zaliczenie powstałej straty w ciężar kosztów uzyskania przychodów. Natomiast nie można uznać za zdarzenie nieprzewidywalne czy nie do uniknięcia sytuacji, w której środki pieniężne są nienależycie zabezpieczone, ?a podmiot nie zachował należytej staranności w swoich działaniach".
Ponieważ w tym przypadku podatnik dochował należytej staranności w zabezpieczeniu przechowywanej gotówki ?i potrafił to udowodnić, izba zgodziła się, żeby rozliczył ?w kosztach stratę powstałą na skutek kradzieży.
Na zaliczenie do kosztów strat powstałych w wyniku kradzieży zgodziła się też ta sama izba w interpretacji ?z 6 grudnia 2010 r. (ILPB1/415-1020/10-2/AO). Stwierdziła, że kradzież może być uznana za zdarzenie losowe, niezależne od woli podatnika, a powstała w jej wyniku strata wiąże się niewątpliwie z całokształtem działalności prowadzonej przez przedsiębiorcę.
Na rozliczenie strat zgodziła się też Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 6 czerwca 2013 r. (IPPB3/423-151/13-2/PK1). Choć spółka dochowała wszelkich starań, aby zweryfikować potencjalnego kontrahenta, ten oszukał ja i wyłudził drogą maszynę. Zdaniem izby podjęte przed zawarciem umowy czynności mogły wzbudzić u spółki zaufanie co do rzetelności kontrahenta. Podatnik mógł więc oczekiwać, że w wyniku zawarcia umowy jego przychody wzrosną, a tym samym wpłynie to na wynik finansowy będący podstawą do opodatkowania. Izba oceniła, że podejmowanie wielu czynności celem ustalenia wielkości straty, jak również powiadomienie prokuratury należy ocenić za wystarczające do uznania, że zaktualizował się moment do zaliczenia strat do kosztów uzyskania przychodów.

Straty muszą być rzeczywiste i udokumentowane

Przy zaliczeniu strat w środkach obrotowych do kosztów uzyskania przychodów niezbędne jest wykazanie, że strata, która powstała ?w majątku, była nie tylko nieunikniona, ale również niezawiniona oraz właściwie udokumentowana.
Izba Skarbowa w Warszawie stwierdziła, że do udokumentowania powstałych niedoborów służyć może np. protokół opisujący zdarzenie, podający jego datę, przyczynę, dokładne obliczenie wielkości straty, podpisany przez osoby uprawnione, uzupełniony ?o protokół organów ścigania w przypadku kradzieży bądź zgłoszenie szkody instytucji ubezpieczeniowej itp. (interpretacja z 12 maja 2011 r., IPPB1/415-166/11-2/KS). Jej zdaniem zaistnienie szkody powinno być uprawdopodobnione przez właściwe organy, np. policję (choćby poprzez umorzenie dochodzenia).

Szuflada to nie sejf

Praktyka pokazuje, że nie zawsze przedsiębiorcom udaje się rozliczyć straty. Przykładem jest interpretacja Urzędu Skarbowego ?w Lubinie z 16 maja 2006 r. (pdI-415/1/29/bf/11/06). Agentce, która zajmowała się obsługiwaniem klientów hurtowni, skradziono ?w tym czasie pieniądze z szuflady. Fiskus stwierdził, że „nie można uznać za zdarzenie losowe kradzieży wartości pieniężnych przechowywanych w szufladzie biurka, z której sprawca, wykorzystując nieuwagę pracownika, zabrał pieniądze w celu przywłaszczenia, a tym samym że została dochowana należyta staranność przy ich przechowywaniu i zabezpieczeniu. Konsekwencją powyższego jest brak możliwości zaliczenia poniesionej straty do kosztów uzyskania przychodów".
Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA: automatycznie wyświetlimy artykuł za 15 sekund.
REKLAMA
REKLAMA