Z drugiej zaś strony, to właśnie obszar finansów i księgowości jest tym, który najwięcej zyskuje na powszechnej cyfryzacji. Pytanie tylko, z czego korzystać, co rzeczywiście wpływa na poprawę jakości pracy? To na czym warto się skupić na początku, to automatyzacja, analiza danych oraz cyberbezpieczeństwo.
O automatyzacji powiedziano już bardzo wiele, ale z doświadczeń dużego dostawcy informatycznych rozwiązań finansowo-księgowych mogę powiedzieć, że nadal jest sporo do zrobienia. Drukowane, a nawet wypisywane ręcznie i przechowywane w segregatorach faktury to powszechny widok w polskich przedsiębiorstwach z sektora MŚP. GUS podaje, że aż 84 proc. przedsiębiorstw wystawia i wysyła jedynie papierowe faktury. A fakturowanie to bardzo pracochłonny element pracy księgowego, przy czym tylko jeden z wielu. Tymczasem, jak pokazują wyniki jednego z największych badań środowiska finansowego na świecie – projektu Future of Finance prowadzonego przez CIMA, większość specjalistów ds. finansów spodziewa się automatyzacji 20 proc. zadań w ciągu kolejnych trzech lat. Jednocześnie tylko 55 proc. badanych w pełni dostrzega postępującą automatyzację. Co z pozostałymi? Pozostali potrzebują ukierunkowania na wykorzystanie nowych technologii w swojej pracy, wskazania możliwości, jakie dają dziś aplikacje wspierające finanse i księgowość czy zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa (ERP). Tym bardziej że jak z kolei ocenia McKinsey & Company, dziś technologia pozwala na pełną automatyzację ponad 40 proc. zadań finansowych i częściową automatyzację kolejnych blisko 20 proc.
Na potrzebę automatyzacji najprostszych zadań wskazują także zmiany w obrębie samych oczekiwań, jakie w stosunku do księgowych i specjalistów ds. finansów wysuwają zarządy, klienci, pracownicy. Szczególnie najmłodsze pokolenia chcą, by „ludzie od finansów" wchodzili w rolę doradców, nie tylko strażników firmowego budżetu. To trend widoczny także w Polsce, chociażby w badaniach SKWP. Jednym z najprostszych i szeroko dostępnych, choć stosunkowo rzadko wykorzystywanych rozwiązań informatycznych wspierających rolę doradcy-finansisty, są aplikacje Business Intelligence. Pozwalają one tworzyć zaawansowane analizy finansowe, wyszukiwać korelacje między danymi i na bieżąco obserwować wpływ podejmowanych decyzji na wyniki. Wiele danych firmy generują chociażby, przygotowując JPK, wystarczy je wykorzystać.
Ostatnim elementem tej technologicznej układanki jest dziś bezpieczeństwo danych, cyberbezpieczeństwo. Czy tego chcemy, czy nie, zagrożenia cyfrowe to jedno z kluczowych ryzyk, a więc specjaliści ds. finansów, szczególnie zarządzający zespołami, muszą przynajmniej w podstawowym zakresie orientować się w tej tematyce. World Economic Forum w swoim corocznym zestawieniu „The Global Risks Report" cyberataki i przestępstwa związane z danymi plasuje jako te o jednym z największych prawdopodobieństw wystąpienia. Tu technologiczna biegłość finansistów powinna odnosić się przynajmniej do wiedzy dotyczącej zabezpieczania informacji od strony zarządzania dostępami do danych – komu i w jakim zakresie przyznać uprawnienia, przechowywania danych w oparciu o nowoczesne rozwiązania typu chmura obliczeniowa oraz regularnego aktualizowania posiadanego oprogramowania do najnowszej wersji, zapewniającej maksymalny dostępny poziom bezpieczeństwa.
- Marcin Świderek, członek zarządu i dyrektor finansowy w Sage
