Przyznanie dodatku zadaniowego konkretnemu członkowi korpusu służby cywilnej powinno być poprzedzone analizą zadań realizowanych w ramach zajmowanego stanowiska pracy w celu ustalenia czy są one dla tego pracownika zadaniami dodatkowymi.
Czas i wysokość określa dyrektor
Ustawa nie określa maksymalnego okresu, na jaki może być przyznany dodatek zadaniowy. Decyzja w tym zakresie należy do pracodawcy i jest uzależniona od okresu, w jakim członek korpusu sc obarczony jest zadaniami dodatkowymi. Oznacza to, że w sytuacji podjęcia przez pracodawcę decyzji o przyznaniu pracownikowi dodatku zadaniowego w związku z okresowym powierzeniem do realizacji dodatkowych zadań, przyznanie dodatku zadaniowego oraz ustalenie jego wysokości następuje „z góry" na czas, w którym pracownik będzie wykonywał dodatkowe zadania.
Ustawa milczy też na temat jego wysokości, pozostawiając i w tej kwestii decyzje dyrektorowi generalnemu. Jednak już w swoich rekomendacjach szef sc wskazuje, że jego zdaniem – maksymalna wysokość dodatku zadaniowego – co do zasady – nie powinna przekraczać 50 proc. wynagrodzenia zasadniczego członka korpusu, któremu dodatek jest przyznawany. Przy czym, aby nie narazić się na zarzut faworyzowania jednych czy dyskryminacji innych, pracodawca określając wysokość dodatku dla konkretnego członka korpusu sc powinien czynić to według jednolitych, ustalonych wcześniej kryteriów >patrz ramka. Zalecaną praktyką powinno być też określenie kwotowo minimalnych i maksymalnych wysokości dodatków zadaniowych, przyznawanych za wykonywanie określonych grup/rodzajów dodatkowych zadań. ?
Dobre praktyki rekomendowane przez szefa służby cywilnej
Ogólne kryteria rekomendowane przez szefa sc do uwzględnienia:
- rodzaj i charakter powierzonych do realizacji dodatkowych zadań (w tym m.in. stopień złożoności, zakres odpowiedzialności merytorycznej i finansowej, wymagana samodzielność),
- ilość dodatkowych zadań oraz ich nasilenie (intensywność),
- wysokość dodatków zadaniowych przyznanych w urzędzie z tytułu realizacji takich samych lub porównywalnych zadań,
- wysokość wynagrodzenia pracownika, za zastępowanie, którego przyznawany jest dodatek zadaniowy,
- możliwości finansowe urzędu.
Podstawa prawna: Art. 88 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej. (tekst jedn. DzU z 2018 r. poz. 1559)
Czy dodatek zadaniowy może zostać cofnięty?
Dodatek zadaniowy przyznaje się nie na stałe, ale na czas potrzebny do realizacji określonego zadania. Czy jeśli członek korpusu służby cywilnej, wcześniej niż planowano skończy wykonywanie zleconej mu przez przełożonego dodatkowej pracy, pracodawca może przestać wypłacać mu taki dodatek?
Decyzje o przyznaniu dodatku zadaniowego podejmuje dyrektor generalny urzędu (najczęściej na wniosek kierownika komórki zatrudniającej członka korpusu służby cywilnej, wykonującego zlecone mu dodatkowe zadania). To on, bowiem jest podmiotem odpowiedzialnym za dokonywanie czynności ze stosunku pracy wobec osób zatrudnionych w danym urzędzie oraz realizuje politykę personalną (art. 25 pkt 2 ustawy o służbie cywilnej).
Powinien to zrobić na piśmie. Jak wynika z rekomendacji szefa służby cywilnej w sprawie zasad przyznawania dodatku zadaniowego pismo takie powinno w szczególności wskazywać okres przyznania dodatku zadaniowego, który może być określony poprzez wskazanie początkowej i końcowej daty dziennej. Ale nie tylko, sposobów na określenie okresu, w którym dodatek taki przysługuje jest, bowiem więcej.
Na przykład w uzasadnionych przypadkach koniec tego okresu może być wskazany poprzez określenie okoliczności lub zdarzenia wówczas zapis o przyznaniu dodatku mógłby brzmieć np." dodatek zadaniowy przyznaje się na czas realizacji wymienionych poniżej zadań ..." albo „dodatek zadaniowy wypłacany będzie nie dłużej niż do dnia (...)". Pismo o przyznaniu dodatku powinno także wymieniać dodatkowe zadania, jakie będą powierzone pracownikowi do realizacji, określać miesięczną wysokość dodatku zadaniowego a także zawierać, klauzulę o możliwości wcześniejszego jego cofnięcia.
Jak widać z powyższego, wcześniejsze zaprzestanie wypłaty tego dodatku jest, co do zasady możliwe, choć oczywiście nie z datą wsteczną. I podobnie jak przyznanie dodatku jego cofniecie (decyzja o zaprzestaniu jego wypłaty) też powinno być dokonane na piśmie. Przy czym powodem zaprzestania wypłaty dodatku zadaniowego może być m.in. ustanie przyczyny przyznania dodatku zadaniowego (zakończenie nieobecności, które stanowiła podstawę przyznania dodatku zadaniowego, obsadzenie wakatu, niewykonywanie zadań przez pracownika, któremu powierzono dodatkowe zadania do realizacji, np. z powodu długotrwałej nieobecności pracownika itp.).
Podstawa prawna: Art. 88 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej. (tekst jedn. DzU z 2018 r. poz. 1559)
Czy dodatkowe zadania można realizować po godzinach pracy?
Czy przyznając pracownikowi służby cywilnej dodatkowe zadania i „opłacając ich wykonywanie dodatkiem zadaniowym" pracodawca zgadza się de facto na dłuższą pracę danej osoby? Jeśli tak, to jak to się ma do zasad rekompensowania pracy w godzinach nadliczbowych obowiązujących członków korpusu służby cywilnej?
Wykonywanie dodatkowych powierzonych przez pracodawcę zadań, za które członkowi korpusu służby cywilnej został przyznany dodatek zadaniowy, odbywać się powinno z uwzględnieniem przepisów dotyczących czasu pracy członków korpusu służby cywilnej. Oznacza to, że co do zasady praca nie może przekraczać ośmiu godzin na dobę i średnio 40 godzin tygodniowo w przyjętym okresie rozliczeniowym nie dłuższym niż osiem tygodni. Tak wynika z cytowanej wcześniej rekomendacji szefa sc.
Zlecenie dodatkowego zadania członkowi korpusu służby cywilnej nie może, więc oznaczać zlecania mu pracy w godzinach nadliczbowych. Gdyby, bowiem dodatkowe, zadania wykonywane miały być na polecenie przełożonego w godzinach nadliczbowych zastosowanie musiałyby mieć przepisy art. 97 ust. 6, 7 i 8 ustawy o służbie cywilnej, czyli przepisy o rekompensowaniu takiej pracy. Zgodnie z nimi za pracę wykonywaną na polecenie przełożonego w godzinach nadliczbowych pracownikowi służby cywilnej przysługuje czas wolny w tym samym wymiarze. Podobnie urzędnikowi z tym, że jemu czas wolny przysługuje tylko za pracę w godzinach nadliczbowych wykonywaną w porze nocnej. Ponadto temu ostatniemu za pracę w niedzielę przysługuje dzień wolny od pracy w najbliższym tygodniu, a za pracę w święto – inny dzień wolny. Przy czym na wniosek członka korpusu służby cywilnej czas wolny oraz dzień wolny przysługujący, jako rekompensata za pracę ponadwymiarowa mogą być udzielone w okresie bezpośrednio poprzedzającym urlop wypoczynkowy lub po jego zakończeniu.
Podstawa prawna: Art. 2, art. 88, art. 97 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej. (tekst jedn. DzU z 2018 r. poz. 1559)
