Medal Virtus et Fraternitas przyznawany jest tym, którzy w okresie dwóch totalitaryzmów: sowieckiego i niemieckiego, pomagali Polakom lub pielęgnowali pamięć o naszych rodakach. Kandydatów może zgłosić każdy, po zweryfikowaniu podanej historii przez badaczy Instytutu Pileckiego kandydatura jest opiniowana przez Radę Pamięci, następnie dyrektor instytutu zgłasza ją prezydentowi RP.

W jaki sposób Instytut Pileckiego dokumentuje przypadki udzielania pomocy Polakom w czasie wojny? – Każda badana przez nas historia musi zostać gruntowanie przeanalizowana. Przede wszystkim musimy zweryfikować informację, czy fakt ratowania rzeczywiście miał miejsce. Niezbędne jest też dotarcie do danych osobowych potencjalnego kandydata. Często wymaga to wiele wysiłku, ponieważ dane zawarte w różnych publikacjach bądź zgłoszeniach z zewnątrz są niepełne, a przebieg zdarzeń nie zawsze jest dobrze udokumentowany – opisuje Anna Łozińska z Instytutu Pileckiego. I dodaje, że praca nad poszczególnymi kandydaturami wymaga przeprowadzenia szerokiej kwerendy w archiwach i różnych instytucjach zarówno w Polsce, jak i za granicą.