Kilka dni temu jedna z komisji śledczych przesłuchiwała pewnego polityka. Wśród poruszonych zagadnień była prawdziwość złożonego przez niego pod przysięgą zeznania dotyczącego zasiadania w organach spółki kapitałowej. Dowodem mijania się z prawdą miałby być niezaprzeczalny fakt w postaci wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego. Ponieważ w obrocie prawnym tematyka ta pojawia się bardzo często i ma duże znaczenie, należy wyjaśnić, kiedy zaczyna się, a kiedy ustaje członkostwo w organach spółki. Zagadnienie to jest niezwykle istotne dla pewności obrotu i każdy, kto zajmuje się spółkami, powinien te zasady znać.

Z chwilą powołania

Kodeks spółek handlowych nie mówi wprost, kiedy zostaje powołany członek zarządu lub rady nadzorczej spółki kapitałowej. Jeśli zatem uchwała o powołaniu lub umowa spółki nie stanowi inaczej – a niezwykle rzadko tak jest – członkiem organu spółki zostaje się z chwilą powołania, do czego dochodzi najczęściej równocześnie z podjęciem uchwały o powołaniu. Wtedy też powołany nabywa pełne prawo zasiadania w organie spółki i wykonywania swoich praw jako członka organu.

Czytaj także: Jak zarząd spółki z o.o. podejmuje uchwały

W przypadku zarządu oznacza to, że przysługuje mu prawo reprezentowania spółki zgodnie z umową spółki. Jednocześnie spółka – jako podmiot wpisany do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego – ma obowiązek złożenia, w terminie siedmiu dni od podjęcia uchwały o powołaniu, wniosku o wpis do rejestru nowego członka zarządu lub rady nadzorczej. Wpis członka organu do rejestru ma doniosłe skutki, szczególnie w zakresie ochrony osób trzecich, o czym niżej, jednak nie ma charakteru konstytutywnego, ale jedynie deklaratywny – co oznacza, że od wpisu nie zależy skuteczność powołania. Co za tym idzie, jest się członkiem organu spółki pomimo niefigurowania w rejestrze przedsiębiorców.

Reprezentując spółkę, powołany, ale niewpisany, członek zarządu legitymuje się uchwałą o powołaniu. Jak wspomniano, ustawa chroni osobę działającą w zaufaniu do treści wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego, jednak nie osobę działającą w zaufaniu do treści odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego, ponieważ pomiędzy chwilą uzyskania odpisu z rejestru a chwilą dokonania czynności prawnej w oparciu o jego treść może nastąpić zmiana wpisu. Czy zatem wpis do rejestru daje pewność, że mamy do czynienia z członkiem organu spółki? Odpowiedź musi być negatywna. Zgodnie z kodeksem spółek handlowych członkostwo w zarządzie spółki ustaje również wskutek śmierci, rezygnacji albo odwołania ze składu zarządu. Te same zasady dotyczą członkostwa w radzie nadzorczej lub komisji rewizyjnej. I w takim przypadku spółka ma obowiązek złożyć do Krajowego Rejestru Sądowego wniosek o dokonanie stosownego wpisu, polegającego na wykreśleniu członka organu. Wykreślenie również ma charakter deklaratywny, zatem pomiędzy zajściem zdarzenia powodującego ustanie członkostwa, czyli np. rezygnacją, a wykreśleniem z rejestru minie jakiś czas.

Oczywiście, pomimo ustawowego obowiązku złożenia wniosku o wpis (rozumiany również jako wykreślenie) może się zdarzyć, że spółka nie złożyła wniosku w terminie, czasami przez dłuższy czas. Jaki jest wtedy status osoby wpisanej do rejestru? Wobec deklaratywności wpisu osoba taka, ponieważ została skutecznie odwołana lub złożyła rezygnację, nie jest członkiem organu spółki, ale jedynie występuje niezgodność wpisu z rzeczywistym stanem prawnym. Odwołany nie ma żadnych praw i obowiązków członka organu spółki, ponieważ nim nie jest. Prawo chroni oczywiście osoby działające w zaufaniu do treści wpisów szeregiem domniemań, w tym domniemaniem prawdziwości wpisu, które jest domniemaniem obalalnym, w żadnym razie nie zmienia deklaratywności wpisu członka organu do rejestru i nie wpływa na ocenę sytuacji prawnej osoby będącej lub nie członkiem organu spółki.

Nie można zatem z całą pewnością twierdzić, że osoba wpisana do rejestru jest członkiem organu spółki, jak również nie można z całą pewnością twierdzić, że osoba niewpisana nie jest członkiem organu spółki, tylko na podstawie samego wpisu do rejestru lub, co gorsza, odpisu z rejestru. Zagadnienie to unaocznia się w pełni w przypadku śmierci członka organu spółki. Bez wątpienia wygasa z tą chwilą jego członkostwo w organie spółki, jednak wykreślenie zmarłego z rejestru nastąpi za jakiś czas. Możliwa jest sytuacja, że powołany członek organu nie zostanie wpisany do rejestru np. z powodu odwołania go przed wpisem lub nawet przed złożeniem wniosku o wpis.

Wpisy mogą się zmienić

Wracając do kwestii odpisu z rejestru – może on być wydany urzędowo lub pobrany samodzielnie ze strony internetowej Krajowego Rejestru Sądowego. Często pojawia się pytanie, jak długo ważny jest taki odpis. Dokument ten nie ma żadnego terminu ważności, stanowi on potwierdzenie stanu wpisów w Krajowym Rejestrze Sądowym w danej chwili, oznaczonej datą i godziną z dokładnością do sekund. Po jego wydaniu wpisy mogą się zmienić i dokument nie będzie zgodny z aktualnym stanem.

Jak widzimy, prawo w tej materii nie jest specjalnie skomplikowane, ale jego znajomość jest niezbędna do prawidłowej oceny, czy mamy do czynienia z członkiem organu spółki.

Autor jest notariuszem z Częstochowy