W czasach, gdy w celu walki z pandemią koronawirusa możliwość odbywania zgromadzeń została istotnie ograniczona, wielu przedsiębiorców zastanawiało się, jak wpłynie to na funkcjonowanie organów korporacyjnych. Kolejne spółki, zarówno te kontrolowane przez Skarb Państwa, takie jak PGNiG S.A., jak i kontrolowane przez inne podmioty, by wymienić tylko Agorę S.A. i Asseco SEE S.A., informowały o odwołanych posiedzeniach organów właścicielskich. Normalnie nie mogą również odbywać się posiedzenia organów menadżerskich – zarządów i rad nadzorczych.
Rozwiązaniem powyższego problemu jest wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej. Niestety, polskie przepisy nie regulowały dotychczas możliwości ich użycia do odbywania posiedzeń zarządów, co mogło niekiedy rodzić praktyczne wątpliwości w tym zakresie. W wypadku zaś rad nadzorczych i organów właścicielskich o dopuszczalności ich wykorzystania musieli przesądzić wspólnicy w umowie (statucie) spółki. Nawet w tych spółkach, które przewidziały taką możliwość, obowiązywał ustawowy zakaz wyboru w tym trybie przewodniczącego i wiceprzewodniczącego rady nadzorczej, powołania członka zarządu oraz odwołania i zawieszania w czynnościach tych osób.
Ponieważ do zmiany umowy (statutu) spółki niezbędne jest podjęcie uchwały przez organ właścicielski oraz jej zarejestrowanie przez KRS, możliwość szybkiego dostosowania się przez spółki do sytuacji wywołanej koronawirusem była ograniczona. Co więcej, nawet te spółki, które przewidziały tą możliwość, nie mogły rozstrzygać bez odbycia posiedzenia o tzw. „sprawach osobowych".
Naprzeciw tym problemom wychodzą przyjęte przez Sejm 27 marca 2020 r. przepisy nowelizujące Kodeks spółek handlowych. Zgodnie z ich złożeniami dopuszczalność zdalnego odbywania posiedzeń organów menadżerskich ma być standardem. W znowelizowanych przepisach znalazły się również rozwiązania pozwalające na umożliwienie wspólnikom udziału w posiedzeniach organów właścicielskich przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, bez konieczności przewidzenia tego w umowie (statucie) spółki. Respektując prawo wspólników do decydowania o organizacji prac organów spółki, znowelizowane przepisy regulują powyższe kwestie przepisami dyspozytywnymi, pozostawiając im możliwość rozstrzygnięcia w umowie (statucie) spółki o wyłączeniu możliwości ich wykorzystania.
W odniesieniu do posiedzeń organów właścicielskich o wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej rozstrzyga zwołujący. Przy podejmowaniu decyzji może on więc uwzględnić szereg okoliczności, takich jak chociażby materia, która ma być przedmiotem posiedzenia, czy uwarunkowania techniczne. Co również istotne przyjęty projekt nie uszczupla w żadnym stopniu praw tych wspólników, którzy w dalszym ciągu chcieliby wziąć udział w posiedzeniu, które będzie się odbywało fizycznie. Szczegółowe zasady udziału w posiedzeniach organów właścicielskich mają zostać określone w uchwalonym przez radę nadzorczą regulaminie, zaś w spółkach z o.o., które nie mają rady nadzorczej rozstrzygnięcie przez wspólników. Rozwiązanie to pozwala dostosować mechanizmy do specyfiki spółki, a jednocześnie modyfikować je w miarę postępu technicznego.
Co istotne, znowelizowane przepisy mają charakter rozwiązań trwałych. Zważywszy, że wynika z nich jedynie możliwość skorzystania z dobrodziejstw nowoczesnych technologii i że ułatwiają one prowadzenie działalności gospodarczej, brak było podstaw do tego, by ich obowiązywanie ograniczyć jedynie do czasu pandemii. Tym bardziej, jeśli weźmie się pod uwagę jakość i bezpieczeństwo oferowane przez dostępne obecnie technologie.
Warto również opisać pokrótce okoliczności wypracowania powyższych rozwiązań. Są one efektem prac ekspertów skupionych wokół powstałej 10 lutego 2020 r. Komisji ds. Reformy Nadzoru Właścicielskiego w Ministerstwie Aktywów Państwowych. Pomimo znacznie ograniczonego czasu na ich przygotowanie oraz szczególnych okoliczności, w jakich się to odbywało (osoby uczestniczące w pracach były objęte kwarantanną i pracowały nad projektem nowelizacji 10 dni zdalnie), starano się przeprowadzić możliwie szerokie uzgodnienia. Projekty swoich rozwiązań przedstawili m. in. prof. dr hab. Andrzej Szumański, prof. dr hab. Michał Romanowski, dr Radosław Kwaśnicki, dr Rafał Kos i dr Mirosław Cejmer, a opinie - prof. UŚ dr hab. Piotr Pinior, prof. UŚ dr. hab Mirosław Pawełczyk, dr hab. Dominika Wajda – wybitni przedstawiciele doktryny prawa handlowego. W pracach uczestniczył przedstawiciel Ministerstwa Sprawiedliwości sędzia Artur Grajewski oraz przedstawiciele biznesu mec. Jan Linke z zarządu Aviva PTE, mec. Paweł Tymczyszyn oraz Karol Szymański i wielu innych prawników spośród 60 członków zespołów eksperckich Komisji ds. Reformy Nadzoru Właścicielskiego.
Nowelizacja KSH umożliwiająca zdalne prace zarządów, rad nadzorczych i organów właścicielskich spółek kapitałowych jest obecnie jednym z najnowocześniejszych tego typu rozwiązań systemowych w prawie korporacyjnym w Europie. Polski ustawodawca jest również, obok niemieckiego i szwajcarskiego jednym z pierwszych, którzy odpowiedzieli na potrzeby przedsiębiorców. Wprowadzone rozwiązania efektywnie odblokowały w dobie pandemii funkcjonowanie tysięcy polskich spółek, których procesy decyzyjne zostały sparaliżowane przez koronawirusa. Konsekwencją zmian w KSH powinna być również analogiczna rewizja dobrych praktyk spółek notowanych na Giełdzie Papierów Wartościowych.
Janusz Kowalski – poseł, sekretarz stanu w Ministerstwie Aktywów Państwowych, Pełnomocnik Rządu do Spraw Reformy Nadzoru Właścicielskiego nad Spółkami Skarbu Państwa
Filip Ostrowski – dyrektor Biura ds. Reformy Nadzoru Właścicielskiego w Ministerstwie Aktywów Państwowych, koordynator prac legislacyjnych nad nowelizacją KSH