Wyjazdy służbowe i motywacyjne: pomagają w biznesie i mobilizowaniu załogi

Przedsiębiorcy śmiało inwestują nawet w bardzo odległych krajach. Częste i dalekie podróże będą więc na stałe wpisane w politykę wielu firm, ponieważ są niezbędne w osiągnięciu sukcesu i utrzymaniu relacji z partnerami. – Ludzie potrzebują osobistego kontaktu nawet w dobie rozwiniętych mediów i technologii, inaczej nigdy nie będą w pełni ze sobą i nie poczują, że kontakt jest kompletny – przekonuje J.J. Singh President & CEO for Central Europe Weco-Travel.

Rośnie także znaczenie wyjazdów motywacyjnych. Firmy coraz częściej dostrzegają, że jest to pożądany przez pracowników benefit, pomagający przyciągnąć talenty. – Podróż motywacyjna „incentive trip” to narzędzie, które może być nagrodą lub jej komponentem. Nagrodą, gdy firma chce podziękować za osiągnięte wyniki, a elementem – gdy ma na celu budowanie zespołów lub podtrzymywanie relacji. Narzędzie to jest doceniane przez wysoko rozwinięte organizacje ze względu na swoją skuteczność. Po ten sposób motywowania sięgają też coraz częściej mniejsze lokalne firmy – twierdzi Grażyna Grot-Duziak, Regional Director / Meetings & Incentives Dept. Weco-Travel, Laureat MP Power 12– Agencja Incentive Travel 2017.

Podczas wszelkiego rodzaju wyjazdów służbowych świetnie sprawdza się wynajem samochodów. Rosnące zainteresowanie przedsiębiorców taką usługą dobrze wpisuje się w ogólnoświatowy trend: nie trzeba być właścicielem samochodu, by zagwarantować sobie pełną mobilność. – Mówiąc o podróży służbowej mam na myśli nie to, że ktoś ma przejechać samochodem kilkaset kilometrów z miasta do miasta czy pojechać nim za granicę. Te potrzeby zaspokajane są przez auta służbowe najczęściej wynajmowane na okresy kilkuletnie. Naszym głównym zadaniem jest zapewnienie mobilności w bardziej skomplikowanych warunkach, gdy konieczne jest łączenie wielu środków komunikacji, takich jak samolot, pociąg, auto, a podróż przebiega wieloetapowo – mówi Łukasz Żurek, prezes polskiego oddziału Sixt.

Łatwo tylko w teorii

Cyfrowa transformacja i nowoczesne technologie sprawiają, że dziś zorganizowanie wyjazdu jest łatwiejsze. Za pośrednictwem internetowych platform rezerwacyjnych i narzędzi online można samodzielnie zarezerwować hotel, zamówić bilety, poszukać wygodnych połączeń. Ale to nie gwarantuje, że tak dokonany wybór będzie faktycznie wygodny i ekonomiczny.

Samodzielne zorganizowanie podróży służbowej zajmuje dużo czasu. Profesjonaliści robią to szybciej, ponieważ pracują w systemach rezerwacyjnych, do których podróżni czy pracownicy firm nie mają dostępu. Dlatego mogą zaoferować lepsze warunki rezerwacji, a także niższe ceny. Zaplanują wyjazd, pomogą w awaryjnej sytuacji oraz zajmą się pasażerem od momentu jego wyjazdu aż do powrotu.

– Pomimo technologii i ponad 1000 dostępnych opcji w dalszym ciągu potrzebny jest konsultant, który jest w stanie odnaleźć się w dżungli ofert i zaproponować tę jedną właściwą. Skąd osoba, która tylko od czasu do czasu zajmuje się zorganizowaniem takiej podróży, ma pewność, że wybiera właściwą ofertę? W Weco-Travel inwestujemy w technologie, by nasi konsultanci, klienci i partnerzy biznesowi tworzyli i otrzymywali oferty najlepiej dostosowane do ich budżetu, zwyczajów i kultury – wyjaśnia J.J. Singh.

Co ważne, organizator wyjazdu przesyła firmie sprawozdania, na podstawie których może ona przeanalizować wszystkie wydatki i podjąć decyzje dotyczące dalszej polityki w tym zakresie. Konsultant doradza też, z jakim wyprzedzeniem pracownik powinien dokonać rezerwacji, by było to dla niego najkorzystniejsze i jak kontrolować wydatki.

– Z odpowiednim zapleczem technologicznym, którym Weco-Travel może się pochwalić, nasi konsultanci są w stanie manewrować między wymaganiami i polityką klienta a wyszukiwanymi ofertami– tłumaczy J.J. Singh.

Firmy potrzebują elastyczności

Przy organizacji wyjazdów służbowych coraz większy nacisk kładzie się na elastyczność, mobilność i wygodę. Na świecie i w Polsce coraz większą popularność zyskuje MaaS (z ang. Mobility-as-a-Service: mobilność jako usługa). Firmy nierzadko nie chcą już mieć własnych flot, samodzielnie nimi zarządzać, zajmować się eksploatacją, formalnościami, naprawami, ubezpieczeniem. Wolą korzystać z wynajmowanych aut i płacić tylko za faktycznie wykorzystany czas najmu. Coraz silniejsze jest przeświadczenie, że nie trzeba mieć własnego auta, by sprawnie zaspokoić potrzeby związane z wygodnym przemieszczaniem się. Ta zmiana podejścia sprzyja firmom oferującym krótko- i długoterminowy wynajem samochodów. Z ich usług można korzystać zarówno na podstawie stałych umów, jak i okazjonalnie na przykład podczas wyjazdów służbowych.

– Badanie przeprowadzone przez Diners Club Polska na grupie 500 przedsiębiorców pokazało, że podróże służbowe to codzienność dla 53 proc. firm z sektora małych i średnich przedsiębiorstw. Spora część z nich jest już na etapie mobilności o większych wymaganiach. Chcą, żeby podróż była szybka i komfortowa – mówi Łukasz Żurek.

Przedsiębiorstwo może zamówić dowolną liczbę samochodów w różnych lokalizacjach w Polsce i na świecie. W razie potrzeby auto można oddać lub wymienić. Innego samochodu będzie używał monter, innego handlowiec, a jeszcze innego prezes. Ten ostatni musi mieć limuzynę z kierowcą o wysokiej kulturze osobistej, znającym kilka języków, ubranym w dobry garnitur.  – To wszystko należy zapewnić klientowi w ramach jednej usługi – przekonuje Łukasz Żurek. – Klientami Sixt są zarówno firmy, jak i osoby prywatne, ale można powiedzieć, że w obsłudze klientów biznesowych jesteśmy najlepsi.

Każdy klient ma wysokie wymagania, ale firmy zawieszają poprzeczkę najwyżej. Turysta czasem może znieść pewne niedogodności, natomiast w czasie podróży służbowych żadne kompromisy nie będą akceptowane. Firmy chcą dostać najlepszy produkt i to w atrakcyjnej cenie. – Najważniejsze w obsłudze firm są kompleksowość, zasięg, elastyczność i dostępność usługi (najlepiej online) – twierdzi Łukasz Żurek.

Wynajem jest dobrą alternatywą dla korzystania przez firmę z samochodów własnych lub wyleasingowanych. Nie tylko pozwala na obniżenie kosztów utrzymania samochodów, ale przede wszystkim zapewnia większą mobilność. Po pierwsze, unikamy sytuacji, gdy aut jest za mało w stosunku do aktualnych potrzeb lub część stoi bezczynnie na parkingu (np. w okresie wakacyjnym lub w weekendy). Po drugie, firma ogranicza koszty. Nie musi kupować czy leasingować aut, a następnie płacić za ich utrzymanie.

Wysoki standard usług

Wypożyczalnia Sixt, dbając o wysoki standard usług, posiada w swojej flocie auta nie starsze niż 12 miesięcy, a średni wiek auta to zaledwie pięć miesięcy. Ponadto wdrożyła szereg wewnętrznych procedur, które sprawiają, że klient zawsze otrzymuje usługę najwyższej jakości o identycznym standardzie.

– Sixt wynajmuje auta już ponad 100 lat. Można więc powiedzieć, że znamy ten interes od podszewki. Jego podstawą jest lepsze zaspokajanie potrzeb klienta. Jako pierwsi wprowadziliśmy do floty marki premium, nasze są zawsze bogato wyposażone, a wymagającym komfortu oferujemy wynajem samochodów z kierowcą. I co ważne, z naszych usług można korzystać nie tylko w Polsce – jesteśmy obecni w ponad 100 krajach świata – mówi Piotr Iskra, Sixt Sales Network Director.

Na każdym lotnisku na świecie, na każdej głównej stacji kolejowej w dużych miastach klient poprzez aplikację mobilną ma dostęp do samochodów Sixt czy też usług Limo service. Samochód można zamówić przez telefon, stronę internetową lub biuro podróży. Jest też aplikacja w telefonie, która pokazuje, gdzie znajdują się najbliższe auta, jakie, jak szybko można je zamówić. 

– Znając potrzeby naszego klienta, możemy zaproponować najlepsze rozwiązania. Często doradzamy, żeby wziąć auto na dwa dni, a nie na tydzień, jeśli w obcym mieście klient nie będzie go potrzebował. Po dojechaniu na miejsce samochód można zostawić w miejscowym oddziale Sixt, a na powrót wynająć drugi – tłumaczy Łukasz Żurek.

Sixt ma programy lojalnościowe dla wszystkich swoich klientów, od tych rzadko podróżujących do tak zwanych diamentowych. Klient diamentowy korzysta z różnych przywilejów. Zawsze dostaje samochód lepszy, niż oczekiwał, nigdy nie czeka w kolejce, a samochód jest podstawiany w dowolne miejsce.

Zadowolony człowiek lepiej pracuje

Podróże w sprawach biznesowych powinny być przede wszystkim efektywne, choć niejednokrotnie bywają też przyjemne. Wyjazdy motywacyjne dla pracowników zawsze powinny być atrakcyjne.   

– Wyjazd spełni swoje zadanie, jeśli będzie zaskoczeniem. Wtedy będzie towarzyszyć mu ciekawość i dreszczyk emocji. Często klienci mówią nam, że miejsce i program powinny być trudno dostępne dla przeciętnego człowieka i na długo pozostać w pamięci. Zatem w tym przypadku liczy się dobry pomysł oraz profesjonalna realizacja i spersonalizowana obsługa – przekonuje Grażyna Grot-Duziak z Weco-Travel.

Z badań Hays Poland wynika, że każdy pracodawca chcący przyciągnąć utalentowanych kandydatów i zatrzymać obecnych, powinien zadbać o swój pozytywny wizerunek. Przy wyborze pracodawcy przedstawiciele najmłodszych pokoleń zwracają uwagę na opinie na temat danej organizacji, atmosferę w niej panującą. możliwości rozwoju oraz pozapłacowe benefity, takie jak np. wyjazdy motywacyjne. Z raportu „Total Remuneration Survey” firmy Mercer Services Poland wynika, że w ostatnich latach odsetek firm deklarujących organizowanie wyjazdów motywacyjnych wzrósł z 17 do 27 proc.

Sprawnie i z efektem wow

Wyjazdy integracyjne czy motywacyjne powinny być dobrze zaplanowane i profesjonalnie zorganizowane, by przyniosły zamierzony efekt.  Z pomocą przychodzą firmy specjalizujące się w organizacji podróży biznesowych. Zajmą się nie tylko znalezieniem hotelu, połączenia lotniczego, lecz także przygotowaniem atrakcji. Może to być skok ze spadochronem, spa, lekcja tenisa czy ciekawe warsztaty. Wszystko zależy od tego, jakimi finansami dysponuje firma oraz jakie oczekiwania mają jej pracownicy.

Inne cele i oczekiwania wiążą się z wyjazdami dla klientów biznesowych. – Tego typu podróże budują lojalność, zwiększają zainteresowanie produktami i usługami firmy. Dla partnerów biznesowych rezerwujemy hotele wyższej kategorii, jednoosobowe pokoje, planujemy mniej punktów programu typu team building, większy nacisk kładziemy na indywidualne doświadczenia – wyjaśnia Grażyna Grot-Duziak.

Jak tłumaczy, programy te muszą być tak opracowane, by gość miał czas na zwiedzanie, udział w wieczornych wydarzeniach i odpoczynek. Relaks łączony jest np. z lotem balonem, helikopterem, party na jachcie czy prywatnymspotkaniem z mnichami w klasztorze. Takie punkty programu na długo pozostają w pamięci uczestników.