Selekcja informacji, czyli jak precyzyjnie zaczytać z dokumentu interesujące dane, sprawdzić je i odpowiednio wykorzystać.
Każda organizacja, niezależnie od jej formy prawnej, codziennie otrzymuje wiele różnych typów dokumentów. W firmach są to na przykład faktury kosztowe, zapytania ofertowe, pisma urzędowe, a w instytucjach np. samorządach liczne wnioski czy podania. Niezależnie od rodzaju dokumentu, jego istotę stanowi treść często wykorzystywana przy redagowaniu odpowiedzi, uzupełnieniu formularza w kancelaryjnych zbiorach danych, czy w innych systemach informatycznych.
Kiedy firma otrzymuje dokument faktury kosztowej, trafia on do sekretariatu i tam jest rejestrowany. Są na nim dane, takie jak numer faktury, data wystawienia, termin płatności, wartości: netto,VAT i brutto. Informacje muszą być sprawdzone i wprowadzone do systemu finansowo-księgowego. Czynność ręcznego wprowadzania danych szybko staje się nużąca i nieefektywna, a w dodatku dość kosztowna. Szacunkowy koszt wprowadzenia jednej faktury przez pracownika to 70 groszy, kiedy w przypadku skorzystania z rozwiązań informatycznych jest o trzy razy mniej.
Produkowany przez Docusoft z grupy Arcus Fakturomat to narzędzie do zaczytywania, interpretowania oraz sprawdzania danych z obrazów faktur. Wykorzystując silnik OCR ABBYY FineReader, skutecznie zamienia obrazy faktur na dane. Proces rejestracji staje się prosty i szybki. Dokumenty są umieszczane na podajniku skanera i zaczytywane po jego uruchomieniu. Kompletne i sprawdzone dane zostają przekazane do systemu finansowo-księgowego.
Firma, która miesięcznie rejestruje 1000 faktur, może zaoszczędzić nawet 500 złotych. – Ciekawymi wdrożeniami fakturomatu są instalacje w sieciach handlowych – tłumaczy Andrzej Nycz – gdzie Fakturomat wykorzystywany jest do identyfikacji niezgodności w dostawach towarów. System zaczytuje faktury towarowe wraz z pozycjami i porównuje je z zamówieniami i dokumentami magazynowymi. Wynikiem działania systemu jest między innymi tabela różnic pozycji zamówienia, dokumentu PZ i faktury.
Fakturomat na rynku polskim oferowany jest jako niezależny produkt oraz moduł systemu zarządzania dokumentami Vario. Jest to oprogramowanie wspierające prace różnych działów firmy. Ułatwia zarządzanie projektami od strony operacyjnej, dokumentacyjnej czy obsługę procesów obiegu informacji. Połączenie Fakturomatu i Vario daje wiele dodatkowych korzyści. Zarejestrowana faktura może być procesowana zgodnie z jej cyklem życia i przechowywana w celu szybkiego udostępnienia.
Docusoft od końca lat 90. Produkuje i wdraża systemy usprawniające obieg dokumentów i zarządzanie procesami. Od 2011 r. funkcjonuje w ramach Grupy Arcus. Do grona klientów należą zarówno małe i średnie firmy, jak i spółki wchodzące w skład grup polskich czempionów kapitałowych. Głównymi produktami są system elektronicznego obiegu dokumentów Vario i Fakturomat wykorzystywany najczęściej przez biura rachunkowe, sieci franczyzowe czy firmy transportowe.
Sprawnie, tanio i bez błędów
Andrzej Nycz prezes zarządu Dousoft
W pierwszej fazie działania Fakturomatu dane są zaczytywane z obrazu/skanu faktury. Następnie zostają interpretowane w celu wyselekcjonowania, np. NIP-ów, dat, wartości. W kolejnej fazie dane podlegają weryfikacji – sprawdzane są m.in. sumy kontrolne, składnia numeru NIP czy konta bankowego. Dodatkowo mogą być porównywane z wewnętrznymi słownikami referencyjnymi systemu lub względem danych z GUS, VIES oraz ERP.
Finalnie przetworzone i zweryfikowane dane są przesyłane do systemu ERP lub systemu obiegu dokumentowa. Fakturomat może być ponadto konfigurowany do zaczytywania linii/pozycji faktur oraz innych typów dokumentów – np. dokumentów magazynowych, druków urzędowych czy dokumentowa transportowych.