Spółka z o.o. zwróciła się do dyrektora Archiwum Państwowego w Katowicach o wyjaśnienie, czy może być uznana za wytwórcę materiałów archiwalnych zobowiązanego do prowadzenia archiwum zakładowego. I czy konieczne jest zatwierdzenie instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt przez Archiwum Państwowe w Katowicach.

Czytaj także: Jak akta z biurka urzędnika trafiają do archiwum

Spółka, powołana do wykonywania zadań własnych gminy, jest spółką prawa handlowego, w której 90 proc. udziałów ma miasto, a pozostałe 10 proc. siedem innych jednostek samorządu terytorialnego.

Dyrektor Archiwum stwierdził, że jest to samorządowa jednostka organizacyjna, która podlega ustaleniom ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Spółka uznała to pismo za akt administracji publicznej, który zaskarżyła do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach. Jej zdaniem dyrektor Archiwum Państwowego w Katowicach błędnie przyjął, że spółka jest „inną samorządową jednostką" w rozumieniu ustawy archiwalnej, zobowiązaną do utworzenia i prowadzenia archiwum zakładowego.

Nie wyjaśnił, dlaczego ma być zobowiązana do prowadzenia takiego archiwum. Prowadzona dokumentacja nie ma wartości historycznej, informującej, jak wymaga ustawa, o działalności państwa polskiego czy jednostki samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych. Organem właściwym do ustalenia obowiązku prowadzenia archiwum zakładowego przez spółkę, która ma ogólnokrajowy zasięg, nie może też być dyrektor Archiwum Państwowego w Katowicach, lecz naczelny dyrektor Archiwów Państwowych.

W odpowiedzi na skargę dyrektor AP w Katowicach poinformował, że pismo do spółki nie było aktem administracyjnym, lecz odpowiedzią na jej pytania. Powtórzył, że będąc samorządową jednostką organizacyjną, spółka spełnia przesłanki ustawy archiwalnej i może zostać zobowiązana do prowadzenia archiwum zakładowego, bo wytwarza informacje wymagające ochrony przewidzianej w tej ustawie. Co do rodzaju dokumentów powstałych w przeszłości i powstających współcześnie, wylicza je obszernie art. 1 ustawy archiwalnej.

WSA już na wstępie rozstrzygnął, że pismo do spółki jest aktem, na który służy skarga do sądu administracyjnego. Dotyczy bowiem arbitralnego rozstrzygnięcia, że spółka jest samorządową jednostką organizacyjną i podlega zapisom ustawy archiwalnej. Nakłada też obowiązki wynikające z przepisów tego aktu. Nie zawiera jednak uzasadnienia ani szczegółowej odpowiedzi na wszystkie pytania spółki – uznał sąd. Tymczasem po otrzymaniu pisma organ powinien zbadać sprawę. I jeśli stwierdził, że spółka jest samorządową jednostką organizacyjną i podlega zapisom ustawy archiwalnej – wydać akt ustalający spółkę jednostką organizacyjną.

Postępowanie w sprawie trybu ustalania państwowych jednostek organizacyjnych, jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych zostało uregulowane zarządzeniem naczelnego dyrektora Archiwów Państwowych –wskazał WSA i, uwzględniając skargę, uchylił zaskarżone pismo.

Sygnatura akt: III SA/Gl 408/19