Notariusze przeciwko obciążeniu ich obowiązkiem przechowywania archiwów dokumentacji

Krajowej Radzie Notarialnej bardzo nie podoba się propozycja Ministerstwa Sprawiedliwości dotycząca archiwizacji dokumentacji notarialnej. Chodzi o projekt nowelizacji prawa o notariacie.

Ministerstwo chce obowiązkiem przechowywania dokumentacji notarialnej obciążyć izby notarialne. Dzięki temu sądy będą odciążone, nie wydadzą też na ten cel pieniędzy.

Projekt przewiduje, że do izb notarialnych trafi dokumentacja, która ma więcej niż dziesięć lat (licząc od daty sporządzenia). Izby będą ją przechowywać przez dziesięć lat, a potem przekazywać do właściwego archiwum państwowego.

Wypisy, wyciągi i odpisy dokumentów przekazanych izbie będą sporządzać i wydawać notariusze wyznaczeni przez izbę. Krajowa Rada Notarialna ma sprawować kontrolę nad prawidłowością wykonania tego obowiązku.

Dziś notariusze po upływie okresu przechowywania dokumentacji przekazują ją sądom rejonowym, a te trzymają ją bezpłatnie. Sądy wydają też wypisy aktów notarialnych, wyciągi oraz odpisy. Wykonywanie tego obowiązku kosztuje. W przyszłości więc wydatki z tym związane obciążyłyby samorząd rejentów.

W konsultacjach publicznych swoją opinię o projekcie wyraziła KRN. Jest zdecydowanie krytyczna. Zdaniem Rady zmiana utrudni obywatelom, firmom i instytucjom możliwość uzyskania wypisów, wyciągów i odpisów dokumentów. Będą mieli po prostu dalej – uważa Rada.

Projekt diametralnie zmniejsza bowiem liczbę miejsc przeznaczonych do archiwizowania dokumentacji notarialnej. Archiwów prowadzonych przez izby byłoby tylko 11, a archiwów państwowych, do których po dziesięciu latach ma trafić dokumentacja – 43.

Tymczasem archiwa aktów notarialnych, co wynika z uzasadnienia projektu, są dziś przechowywane w 318 sądach rejonowych.

KRN zwraca uwagę, że koszt organizacji przez nich archiwów byłby znacznie wyższy niż gdyby trzeba było zapłacić za unowocześnienie archiwów prowadzonych przez sądy rejonowe.

KRN podkreśla również, że dokumentacja jest własnością publiczną. Państwo powinno więc mieć udział w jej zabezpieczeniu i przechowywaniu. Brak wsparcia państwa w wypadku budowy infrastruktury archiwów, jak i później ich zabezpieczenia i przechowywania, jest niezrozumiały. Tym bardziej że obecnie nad archiwami sądowymi pieczę sprawuje państwo.

Rada wyraźnie zaznacza, że izby notarialne i sama KRN nie posiadają żadnych środków potrzebnych do wprowadzenia tak radykalnych zmian.