Decyzja GIODO z 30 listopada 2007 r. w sprawie udostępniania danych osobowych pracowników

GENERALNY INSPEKTOR OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

Michał Serzycki

Warszawa, dnia 30 listopada 2007 r.

GI-DEC-DOLiS-262/07

DECYZJA

Na podstawie art. 104 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.) oraz art. 12 pkt 2, art. 22i art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych(Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz. 926 z późn. zm.), po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w sprawie skargi Pana X, na udostępnienie jego danych osobowych przez Spółkę Y z siedzibą w (…) przy ul. (…), na rzecz Prokuratury Okręgowej w (…).

odmawiam uwzględnienia wniosku.

Uzasadnienie

Do Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych wpłynęła skarga Pana X,, zwanego dalej również Skarżącym, na udostępnienie jego danych osobowych przez Y Sp. z o. o., z siedzibą w (…) przy ul. (…), zwaną dalej również Spółką, na rzecz Prokuratury Okręgowejw (…), z siedzibą w (...)przy ul. (…), zwanej dalej również Prokuraturą. W treści przedmiotowej skargi Pan X wskazał, iż przed Sądem Okręgowymw (...)Wydział Pracy toczy się z jego powództwa postępowanie przeciwko Prokuraturze o zapłatę odszkodowania i zadośćuczynienie. W dniu 21 czerwca 2006 r. pełnomocnik Prokuratury zwrócił się pisemnie do Spółki o udostępnienie informacji i dokumentów dotyczących pobranego przez Skarżącego wynagrodzenia za świadczone na rzecz Spółki usługi. W odpowiedzi na powyższe Spółka przekazała Prokuraturze żądane dokumenty – w tym m. in. „karty wynagrodzeń, akt notarialny, wzór podpisu, Postanowienie Sądu Rejonowego dla miasta (…) Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego”. Pan X załączył zarazem do swej skargi kopie ww. dokumentów. W ocenie Skarżącego jego dane osobowe zawartew wymienionych dokumentach mogłyby zostać przez Spółkę udostępnione na wniosek sądu powszechnego. Natomiast wobec okoliczności, iż w niniejszej sprawie sąd nie występował z takim wnioskiem, brak było podstaw prawnych dla opisanego udostępnienia danych przez Spółkęna rzecz Prokuratury.

W celu ustalenia okoliczności faktycznych niniejszej sprawy oraz weryfikacji zasadności zarzutów Skarżącego Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych przeprowadził postępowanie wyjaśniające. Na podstawie pisemnych wyjaśnień i dowodów złożonych przez strony przedmiotowego postępowania dokonano następujących ustaleń:

1. Pan X był prokuratorem zatrudnionym w Prokuraturze Rejonowej. Po wygaśnięciu stosunku służbowego Skarżący wystąpił do Sądu Okręgowegow (...) Wydział Pracy, z siedzibą w (...)przy (…) (zwanego dalej Sądem Okręgowym) przeciwko Prokuraturze Okręgowej w (...)o zapłatę odszkodowania z tytułu stosowania wobec niego mobbingu.

2. Pismem z dnia 21 czerwca 2006 r. pełnomocnik procesowy Prokuratury, powołującsię na potrzeby wynikające z ww. postępowania sądowego (cyt.: „Jako pełnomocnik procesowy Prokuratury Okręgowej w (...)w sprawie zawisłej przed Sądem Okręgowymw (...) Wydział Pracy z powództwa X p-ko tej Prokuraturze o wypłatę odszkodowania sygn. (…) proszę o udzielenie mi odpowiedzi (...), zwróciłsię do Spółki o cyt.: „(...) udzielenie (...) odpowiedzi, czy Pan X był zatrudnionyw Państwa Spółce, a jeżeli tak to w jakim okresie oraz w jakim charakterze (....)” oraz„(...) o ile jest to możliwe (...) także o udostępnienie (...) kserokopii dokumentów potwierdzających zatrudnienie X w Y Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (...)” (kopia pisma w aktach sprawy).

3. W odpowiedzi na powyższą korespondencję Spółka przesłała Prokuraturze, wraz z pismem przewodnim z dnia 28 sierpnia 2006 r., kopię dokumentu pn. „Zestawienie wypłat dla X za okres od 2001 r. do 2006 r.” – stanowiącego listę wynagrodzeń wypłaconych Skarżącemu za usługi świadczone przez niego na rzecz Spółki w podanym okresie (kopia pisma przewodniego oraz listy wynagrodzeń w aktach sprawy).

4. Prokuratura wyjaśniła iż pozyskała od Spółki wyłącznie dane osobowe Skarżącego utrwalone w ww. (opisanej w pkt 3) liście wynagrodzeń. Prokuratura poinformowała (w piśmie z kwietnia 2007 r.;że informacje o Skarżącym zawarte w akcie notarialnym z dnia25 sierpnia 2004 r. dotyczącym założenia spółki pod firmą Y z ograniczoną odpowiedzialnością, we wzorze podpisu z dnia 25 sierpnia 2004 r.w postanowieniu Sądu Rejonowego, Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego z dnia 30 sierpnia 2004 r. oraz w postanowieniu ww. Sądu z dnia8 października 2004 r. uzyskała z ww. Sądu. Prokuratura podkreśliła przy tym, że: „(...) akta rejestrowe spółek prawa handlowego udostępniane są do wglądu osobom trzecim (...) pełnomocnik Prokuratury złożyła wnioseko wydanie kserokopii niektórych kart z akt rejestrowych wymienionej Spółki. Po uiszczeniu opłaty sądowej Sekretariat Sądu wydał (...) dokumenty (...)”. Na poparcie powyższych twierdzeń Prokuratura złożyła do akt niniejszego postępowania kopie ww. dokumentów opatrzonych pieczęciami sekretarza sądowego, wskazującymi na pobranie należnej opłaty sądowej.

5. W piśmie z dnia 18 lipca 2007 r. Prokuratura poinformowała,że uzyskane od Spółki zestawienie wypłat (dokument opisany w pkt 3), a także dokumenty, które pozyskała z Sądu Rejonowego (dokumenty opisane w pkt 4) przesłała do Sądu Okręgowego, jako dowód w sprawie z powództwa Skarżącego (sprawa opisana w pkt 1). Prokuratura przedstawiła zarazem kopię skierowanego do Sądu Okręgowego w (...) pisma z dnia 1 lutego 2007 r. stanowiącego wniosek o dopuszczenie dowodu z ww. dokumentów. Według informacji przekazanych przez Prokuraturę, Sąd Okręgowy w (...)dopuścił wnioskowany dowód.

Po zapoznaniu się z całością materiału dowodowego zgromadzonego w sprawie, Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych zważył, co następuje:

Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.), zwana dalej również ustawą, definiuje przetwarzanie danych jako jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych (art. 7 pkt 2). Zasadniczym warunkiem legalności każdej czynności mieszczącej się w pojęciu przetwarzania danych jest spełnienie jednejz przesłanek enumeratywnie wymienionych w art. 23 ust. 1 pkt 1-5 ustawy. Powołany przepis uznaje przetwarzanie danych a dopuszczalne, jeżeli osoba, której dane dotyczą wyraziłana to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych (pkt 1), gdy jest to niezbędnedla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (pkt 2), gdy jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stronąlub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą (pkt 3), gdy jest to niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego (pkt 4), a także gdy jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych,a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą (pkt 5).

Jak ustalono w niniejszej sprawie, dane osobowe Pana X istotnie zostały udostępnione przez Spółkę na rzecz Prokuratury. Nadmienić jedynie należy, że przedmiotem rzeczonego udostępnienia były wyłącznie dane osobowe Skarżącego utrwalone w dokumenciepn. „Zestawienie wypłat dla X za okres od 2001 r. do 2006 r.”. Jakkolwiek ustalono, iż Prokuratura istotnie pozyskała informacje o Skarżącym zawarte także w innej dokumentacji(tj. w akcie notarialnym z dnia 25 sierpnia 2004 r., wzorze podpisu z dnia 25 sierpnia 2004 r. oraz postanowieniach Sądu Rejonowego z dnia 30 sierpnia 2004 r. i z dnia8 października 2004 r. – opisanych szczegółowo w pkt 4 uzasadnienia faktycznego niniejszej decyzji), to jednak podkreślenia wymaga, iż brak jest dowodów potwierdzających, aby źródłemich pozyskania była Spółka.

Stwierdzone udostępnienie danych osobowych Skarżącego przez Spółkę na rzecz Prokuratury (pozyskanie tych danych przez Prokuraturę od Spółki) w ocenie Generalnego Inspektora znajdowało prawne uzasadnienie w art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy. Powyższe udostępnienie (pozyskanie) danych osobowych Pana X było bowiem niezbędne dla osiągnięcia prawnie usprawiedliwionego celu Prokuratury - tj. uzyskania przez nią dowodu na okoliczność świadczenia przez Skarżącego usług na rzecz Spółki i pobierania z tego tytułu wynagrodzenia – istotnego z punktu widzenia obrony przed zarzutami i roszczeniami zgłoszonymi pod adresem Prokuratury w postępowaniu sądowym z powództwa Pana X. Zwracającsię do Spółki o przekazanie określonych informacji o Skarżącym Prokuratura wyraźnie powołałasię na potrzeby wskazanego postępowania sądowego. Zgromadzony w niniejszej sprawie materiał dowodowy świadczy również jednoznacznie, że Prokuratura wykorzystała pozyskane od Spółki dokumenty (zawarte w nich informacje o Skarżącym) wyłącznie w ww. celu.W tym miejscu zasadne wydaje się zaakcentowanie, że na gruncie przepisów ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. Nr 43, poz. 296 z późn. zm.), zwanej dalej również Kpc, obowiązkiem dostarczania materiału procesowego w postępowaniu sądowymw sprawach cywilnych obciążone są przede wszystkim strony i uczestnicy tego postępowania. Powyższe wynika z brzmienia art. 3 Kpc (zmienionego ustawą z dnia 1 marca 1996 r. o zmianie Kodeksu postępowania cywilnego, rozporządzeń Prezydenta Rzeczypospolitej - Prawo upadłościowe i Prawo o postępowaniu układowym, Kodeksu postępowania administracyjnego, ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych oraz niektórych innych ustaw; Dz. U. Nr 43, poz. 189 z późn. zm.) zgodnie z którym to strony i uczestnicy postępowania obowiązani są – oprócz dawania wyjaśnień co do okoliczności sprawy zgodnie z prawdą i bez zatajania czegokolwiek – także przedstawiać dowody. Jak wskazuje się w literaturze przedmiotu: „(...) To strony mają dążyć do wyjaśnienia wszystkich istotnych okoliczności sprawy, nie mogą być bierne i liczyćna skorzystanie w dalszym toku postępowania ze środka odwoławczego, w którym zarzucić mogłyby sądowi niewyjaśnienie rzeczywistej treści stosunków faktycznych i prawnych. Wprawdzie sąd nadal może z własnej inicjatywy uzupełnić postępowanie dowodowe, ale nie jest to już jego obowiązkiem oraz nie może już w tym celu prowadzić stosownych dochodzeń (...)”(M. Jędrzejewska, T. Ereciński, J. Gudowski „Kodeks postępowania cywilnego. Komentarz. Część pierwsza, Postępowanie rozpoznawcze. Część druga, Postępowanie zabezpieczające. Tom 1-3” Warszawa 2006 Wydawnictwo Prawnicze LexisNexis, wydanie I, ss. 1736). Fakt, iż powołanyart. 3 Kpc wymaga od samych stron i uczestników postępowania wykazania się aktywnością w celu dowiedzenia prawdziwości ich twierdzeń oraz zasadności zarzutów i roszczeń, bądź odparcia roszczeń i zarzutów strony przeciwnej potwierdzają także liczne orzeczenia sądowe (por. wyrok Sądu Najwyższego – Izba Cywilna z dnia 24 października 1996 r.; sygn. akt: III CKN 6/96, wyrok Sądu Najwyższego – Izba Cywilna z dnia 17 grudnia 1996 r.; sygn. akt: I CKU 45/96, wyrok Sądu Najwyższego – Izba Administracyjna, Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 20 maja 1997 r.; sygn. akt: II UKN 125/97, wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 29 grudnia 2003 r.;sygn. akt: I ACa 1457/2003, wyrok Sądu Najwyższego – Izba Cywilna z dnia 24 października1996 r.; sygn. akt: III CKN 6/96).

Ponadto - w ocenie Generalnego Inspektora - nie ma podstaw by uznać, że kwestionowane udostępnienie danych osobowych Skarżącego przez Spółkę – Prokuraturze (pozyskanie tych danych przez Prokuraturę od Spółki) – jako niezbędne dla osiągnięcia przez Prokuraturę opisanego wyżej, prawnie usprawiedliwionego celu - wiązało się z naruszeniem praw i wolności Skarżącego. Oczywistym jest, że pozyskanie (przetwarzanie) danych osobowych w celach dowodowych –dla wykazania nieprawdziwości twierdzeń, czy bezzasadności zarzutów i roszczeń podnoszonych przez tego, kogo dane te dotyczą - w każdym przypadku zostanie przez tą osobę uznaneza sprzeczne z jej interesem. Okoliczność ta nie świadczy jednak o naruszeniu jej praw i wolności.

Stosownie do art. 18 ust. 1 ustawy, w przypadku naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych Generalny Inspektor z urzędu lub na wniosek osoby zainteresowanej, w drodze decyzji administracyjnej, nakazuje przywrócenie stanu zgodnego z prawem, a w szczególności: usunięcie uchybień (pkt 1), uzupełnienie, uaktualnienie, sprostowanie, udostępnienie lub nieudostępnienie danych osobowych (pkt 2), zastosowanie dodatkowych środków zabezpieczających zgromadzone dane osobowe (pkt 3), wstrzymanie przekazywania danych osobowych do państwa trzeciego(pkt 4), zabezpieczenie danych lub przekazanie ich innym podmiotom (pkt5), usunięcie danych osobowych (pkt 6). Wobec stwierdzenia, iż kwestionowane udostępnienie danych osobowych Pana X zrealizowane zostało na warunkach określonych w art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawyo ochronie danych osobowych, brak jest podstaw do sformułowania przez Generalnego Inspektora – pod adresem któregokolwiek ze skarżonych podmiotów – nakazu odpowiadającego dyspozycji powołanego art. 18 ust. 1 ustawy.

Istotne jest ponadto, że dokument zawierający dane osobowe Skarżącego, udostępniony przez Spółkę Prokuraturze, został przez tą ostatnią przekazany Sądowi Okręgowemu w (...)– wraz z wnioskiem o dopuszczenie dowodu z niego. Omawiany dokument stanowi obecnie integralną część akt postępowania sądowego i wyłącznym jego dysponentem jest sąd. Ocena omawianego dokumentu (zawartych w nim informacji) z punktu widzenia jego mocy dowodowej należy zatem wyłącznie do wskazanego sądu. Jakiekolwiek rozstrzygnięcia Generalnego Inspektora w powyższym zakresie naraziłyby go na zarzut działania w zakresie wykraczającym poza ustawowo określone kompetencje.Niezależnie od powyższego wskazać należy, że fakt udostępnienia przez Spółkę na rzecz Prokuratury określonych danych osobowych Skarżącego może być rozpatrywany w kontekście możliwego naruszenia jego dóbr osobistych. O zasadności ewentualnych roszczeń Skarżącegoz tego tytułu rozstrzygnąć może jednak wyłącznie sąd powszechny.