- w postępowaniu prowadzonym uprzednio w trybie przetargu nieograniczonego lub przetargu ograniczonego wszystkie oferty zostały odrzucone na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 1, 2, 4 lub 5 PZP lub zamawiający unieważnił postępowanie na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 4 PZP, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione,
- wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 PZP,
- rozwiązania dostępne na rynku nie mogą zaspokoić, bez ich dostosowania, potrzeb zamawiającego,
- roboty budowlane, dostawy lub usługi obejmują rozwiązania projektowe lub innowacyjne,
- zamówienie nie może zostać udzielone bez wcześniejszych negocjacji z uwagi na szczególne okoliczności dotyczące jego charakteru, stopnia złożoności lub uwarunkowań prawnych lub finansowych lub z uwagi na ryzyko związane z robotami budowlanymi, dostawami lub usługami,
- jeżeli zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia w wystarczająco precyzyjny sposób przez odniesienie do określonej normy, europejskiej oceny technicznej, o której mowa w art. 30 ust. 1 pkt 2 lit. C PZP, wspólnej specyfikacji technicznej, o której mowa w art. 30 ust. 1 pkt 2 lit. D PZP, lub referencji technicznej.
W przypadku zamówień na dostawy często produkty dostępne na rynku nie spełniają wymagań zamawiającego, konieczne jest wyprodukowanie produktów dedykowanych, albo dostosowanie już istniejących do specyficznych potrzeb zamawiającego.
W takiej sytuacji spełniony jest warunek z art. 55 ust. 1 pkt. 6, czy też 8 PZP, tj. rozwiązania dostępne na rynku nie mogą zaspokoić, bez ich dostosowania, potrzeb zamawiającego, czy też zamówienie nie może być udzielone bez wcześniejszych negocjacji z uwagi na szczególne okoliczności dotyczące jego charakteru, stopnia złożoności (..).
Ustawodawca w ramach pierwszego z ww. warunków uznał za zasadne stosowanie trybu negocjacji do postępowań, w przypadku których brak jest na rynku rozwiązań mogących zaspokoić potrzeby zamawiającego, czyli z uwagi na szczególne potrzeby zamawiającego konieczne będzie dostosowanie przez producenta istniejących już urządzeń do potrzeb i wymagań zamawiającego. W drugim z ww. warunków mowa o sytuacji, w której zamawiający jest w stanie określić swoje potrzeby i wymagania, niemniej nie potrafi bez negocjacji z zainteresowanymi wykonawcami ustalić, w jaki sposób mają być one wykonane.
Zaletą trybu negocjacji z ogłoszeniem jest to, że zamawiający ma możliwość przeprowadzenia negocjacji z zainteresowanymi wykonawcami, co w efekcie pozwala mu dopasować OPZ, warunki techniczne przedmiotu zamówienia z jednej strony do własnego zapotrzebowania, ale z drugiej do możliwości wykonawców biorących udział w postępowaniu, zainteresowanych realizacją zamówienia. Zamawiający ma również możliwość skonsultowania własnych pomysłów na dane rozwiązania z podmiotami z branży, ich możliwościami technicznymi, najbardziej aktualnymi rozwiązaniami rynkowymi. W efekcie zamawiający ma możliwość uzyskania bardzo dobrej usługi, urządzenia.
Stosując ten tryb postępowania zamawiający może wyeliminować ryzyko błędów, nieścisłości w SIWZ, w szczególności w OPZ, co do wymagań technicznych przedmiotu zamówienia, co eliminuje potencjalne spory w tym zakresie na etapie realizacji.
Jako wady trybu negocjacji z ogłoszeniem należy wskazać wszystkie te wady, jakie wskazano w przypadku przetargu ograniczonego tj. z uwagi na wieloetapowość postępowania, w tym prowadzenie negocjacji, czas trwania procedury będzie dłuższy niż np. w przypadku przetargu przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego. Zwiększa się ryzyko składania większej liczby środków odwoławczych do KIO, co może zasadniczo wydłużyć postępowanie.
Wnioski
Argumentem przemawiającym na korzyść tego trybu mogą być uwarunkowania techniczne, tj. potrzeba ustalenia przed udzieleniem zamówienia rozwiązań technicznych, szczegółów funkcjonowania urządzeń, ich kompatybilności z już używanym przez zamawiającego systemem. Prowadzenie negocjacji z wykonawcami może wyeliminować ryzyko błędów, nieścisłości w SIWZ, w szczególności dotyczących technicznych aspektów wykonania zamówienia, a co za tym idzie wyeliminowanie sporów w tym zakresie na etapie realizacji umowy. Jako przesłankę negatywną należy wskazać wydłużony czas procedowania, co w kontekście harmonogramu przedstawionego przez zamawiającego ma znaczenie.
Dialog konkurencyjny
Zgodnie z art. 60a PZP dialog konkurencyjny to tryb udzielenia zamówienia, w którym po publicznym ogłoszeniu o zamówieniu zamawiający prowadzi z wybranymi przez siebie wykonawcami dialog, a następnie zaprasza ich do składania ofert.
Warunki, jakie zamawiający musi spełnić, aby móc zastosować tryb dialogu konkurencyjnego, są takie same jak w przypadku negocjacji z ogłoszeniem – są one wskazane w art. 55 ust.1 PZP. W pierwszej kolejności wykonawcy w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu składają wnioski o dopuszczenie do udziału w dialogu.
W ramach ogłoszenia zamawiający zobowiązany jest wskazać opis swoich potrzeb i wymagań określonych w sposób, który umożliwi przygotowanie się wykonawców do udziału w dialogu. Zamawiający może podzielić dialog na etapy, w ramach poszczególnych etapów mogą być omawiane inne rozwiązania.
Do dialogu dopuszczani są wykonawcy, którzy spełnili warunki udziału w postępowaniu w liczbie określonej w ogłoszeniu o zamówieniu, nie mniejszej niż 3. Zamawiający prowadzi dialog do momentu, gdy jest w stanie określić, w wyniku porównania rozwiązań proponowanych przez poszczególnych wykonawców, rozwiązanie lub rozwiązania najbardziej spełniające jego potrzeby. Zamawiający, znając rozwiązania, opracowuje SIWZ, w tym OPZ i przekazuje go wykonawcom wraz z zaproszeniem do składania ofert.
Tryb dialogu konkurencyjnego jest dobrym rozwiązaniem w przypadku, kiedy zamawiający chce nabyć usługi, produkty o wysokim skomplikowaniu technologicznym, które standardowo nie funkcjonują w obrocie. Zamawiający ma pomysł, ale nie zna dokładnych rozwiązań i technologii w jakich dana usługa czy produkt powinny być wykonane, czy też w jaki sposób osiągnąć najlepszą jakość. Zaletą dialogu konkurencyjnego jest możliwość ustalenia z wykonawcami kwestii technicznych, technologicznych i finansowania danego zamówienia. Zamawiający może mieć pomysł, natomiast sposób realizacji ustali w trakcie dialogu.
Wadą tego postępowania jest długi czas procedowania. Zamawiający powinien poszczególne zagadnienia, rozwiązania techniczne omówić z każdym z potencjalnych wykonawców, zapoznać się z jego propozycjami, odnieść się do nich. Stosowanie tego trybu jest zasadne, gdy zamawiający nie wie, jak od podstaw zrealizować swoje założenia.
Wnioski
Zasadność zastosowania dialogu konkurencyjnego powinna być oceniana pod kątem skomplikowania od strony technicznej zamawianych produktów, urządzeń. Osoba o wiedzy technicznej może bowiem najlepiej ocenić, na ile zmiany w urządzeniach, jakich wymaga zamawiający, w tym np. zintegrowanie urządzeń z już używanym przez zamawiającego systemami, są skomplikowane pod względem technicznym i wymagają prowadzenia dialogu, tj. dokładnego omówienia, rozpracowania poszczególnych części konstrukcyjnych od strony technicznej w celu opisania ich zakresu czy metod implementacji.
dr Magdalena Łuczak-Golenia LL.M, radca prawny w zespole technologii i inżynierii przemysłowej kancelarii Wierzbowski Eversheds Sutherland
Podstawa prawna:ustawa z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (DzU z 2018 r., poz. 1986 ze zm)
Negocjacje z ogłoszeniem
1.
Procedurę rozpoczyna publikacja ogłoszenia o zamówieniu przez zamawiającego. Ogłoszenie zawiera opis przedmiotu zamówienia bez informacji szczegółowych oraz kryteria, które muszą spełnić przedsiębiorcy, by zostać dopuszczonymi do negocjacji.
2.
Zainteresowani wykonawcy składają wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu wraz z niezbędnymi dokumentami, w celu wykazania potwierdzenia spełnienia warunków określonych przez zamawiającego.
3.
Na podstawie tych zgłoszeń zamawiający wybiera wykonawców, których zaprasza do złożenia ofert wstępnych, muszą oni spełniać warunki udziału w postępowaniu. Zamawiający może ograniczyć liczbę wykonawców dopuszczonych do tego etapu zgodnie z tym, co wskazano w ogłoszeniu o zamówieniu, nie ograniczając przy tym konkurencji. Liczba dopuszczonych do kolejnego etapu wykonawców nie może być jednak mniejsza niż 3.
4.
Zamawiający przekazuje dopuszczonym do kolejnego etapu wykonawcom SIWZ. Oferty wstępne nie zawierają ceny i są podstawą do rozpoczęcia etapu negocjacji.
5.
Kolejno zamawiający przeprowadza negocjacje z każdym z wykonawców w celu ustalenia możliwości technicznych, szczegółów wykonania przedmiotu zamówienia.
6.
Na podstawie informacji uzyskanych w trakcie negocjacji zamawiający może uzupełniać, zmodyfikować SIWZ. Negocjacje nie mogą prowadzić do zmiany minimalnych wymagań oraz kryteriów oceny ofert określonych w ogłoszeniu.
7.
Ostateczną wersję SIWZ zamawiający przekazuje wykonawcom wraz z zaproszeniem do składania ofert. Kolejno wykonawcy składają oferty. Na ostatnim etapie postępowania zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą. ?
