Kiedy urząd może korzystać z elektronicznej drogi kontaktu z petentem

Przy załatwianiu spraw urzędowych oraz w trakcie postępowania administracyjnego dopuszczalna jest i coraz bardziej się rozpowszechnia elektroniczna droga kontaktu urzędów publicznych z obywatelami. I tak dla przykładu, organ administracji może wzywać osoby do udziału w podejmowanych czynnościach i do składania wyjaśnień lub zeznań osobiście, przez pełnomocnika, na piśmie lub w formie dokumentu elektronicznego, jeżeli jest to niezbędne dla rozstrzygnięcia sprawy lub dla wykonywania czynności urzędowych.

Aby możliwe było prowadzenie spraw administracyjnych w taki sposób, konieczne jest spełnienie określonych warunków.

Konieczne podanie albo zgoda

Organ administracji publicznej doręcza pisma tradycyjnie za pokwitowaniem: pocztą lub przez swoich pracowników albo przez inne upoważnione osoby lub organy. Coraz częściej doręczenie pism następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Takie rozwiązanie jest możliwe tylko wtedy, jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania administracyjnego spełni jeden z następujących warunków:

- złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej,

- wystąpi do urzędu o takie doręczenie i wskaże adres elektroniczny,

- wyrazi zgodę na doręczanie pism w postępowaniu za pomocą środków elektronicznych i wskaże adres elektroniczny.

Organ administracji może wystąpić o wyrażenie zgody na dostarczanie pism drogą elektroniczną, przesyłając informację w tej sprawie za pomocą środków komunikacji elektronicznej na adres elektroniczny samego zainteresowanego lub innego uczestnika postępowania.

Jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania zrezygnuje z doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej, urząd musi doręczyć pismo w sposób tradycyjny, czyli np. za pośrednictwem poczty.

Przykład

Strona postępowania administracyjnego złożyła drogą elektroniczną wniosek o ponowne rozpatrzenie jej sprawy i jednocześnie wnioskowała o doręczanie korespondencji w postępowaniu za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Jednak organ administracji – Komisja Nadzoru Audytowego – doręczył swoje rozstrzygnięcie za pośrednictwem poczty. W związku z tym strona wniosła skargę do wojewódzkiego sądu administracyjnego, wskazując w niej na pominięcie wniosku o doręczanie korespondencji drogą elektroniczną i przesłanie papierowych wersji postanowień, co powodowało – zdaniem strony – brak skutków prawnych takiego doręczenia. Sprawą zajął się ostatecznie Naczelny Sąd Administracyjny i ustalił, że skoro wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy oraz o doręczanie korespondencji w postępowaniu za pomocą środków komunikacji elektronicznej został złożony drogą elektroniczną, to organ związany był takim wnioskiem. Doręczenie dokonywane w formie elektronicznej zastępuje doręczenie tradycyjne, stąd niedopuszczalne jest doręczenie dokumentu równocześnie w postaci papierowej jak i elektronicznej.

Na podstawie postanowienia Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 4 czerwca 2014 r. sygn. II GSK 1197/14

Strony, ich przedstawiciele i pełnomocnicy, którym doręczane są pisma w formie dokumentu elektronicznego, muszą zawiadamiać urząd o każdej zmianie swego adresu elektronicznego, pod który doręczane są pisma administracyjne.

Potwierdzenie doręczenia

W przypadku odbioru pisma administracyjnego dostarczonego drogą tradycyjną, np. pocztą, potwierdza się taki fakt pisemnie i wskazuje daty doręczenia. Jeżeli odbierający pismo uchyla się od potwierdzenia lub nie może tego uczynić, wówczas doręczający sam stwierdza datę doręczenia oraz wskazuje osobę, która odebrała pismo.

Z kolei w przypadku doręczenia pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej doręczenie jest skuteczne, jeżeli adresat potwierdzi odbiór pisma w odpowiedni sposób. I tak, w celu doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego, urząd przesyła na adres elektroniczny adresata zawiadomienie zawierające:

- wskazanie, że adresat może odebrać pismo w formie dokumentu elektronicznego,

- wskazanie adresu elektronicznego, z którego adresat może pobrać pismo i pod którym powinien dokonać potwierdzenia doręczenia pisma,

- pouczenie dotyczące sposobu odbioru pisma, a w szczególności sposobu identyfikacji pod wskazanym adresem elektronicznym w systemie teleinformatycznym urzędu, oraz informację o wymogu podpisania urzędowego poświadczenia odbioru.

Przykład

Bezrobotny wystąpił o doręczanie korespondencji na adres poczty elektronicznej. Wysłano do niego pismo wzywające do potwierdzenia w powiatowym urzędzie pracy gotowości do podjęcia zatrudnienia. Wezwanie doręczone zostało za pośrednictwem poczty za pokwitowaniem osobie trzeciej. W konsekwencji nastąpiła utrata statusu bezrobotnego z powodu niepojawienia się osoby zainteresowanej w urzędzie pracy.

W skardze do wojewódzkiego sądu administracyjnego bezrobotny stwierdził, że wezwanie go przez urząd pracy nastąpiło w sposób nieprawidłowy, z pominięciem złożonego przez niego wniosku o doręczanie korespondencji na adres poczty elektronicznej. Wskutek powyższego wysłane za pośrednictwem poczty wezwanie odebrała osoba trzecia, która przekazała bezrobotnemu wezwanie już po dacie, w której starosta wydał decyzję o utracie przez zainteresowanego statusu osoby bezrobotnej. Z tego samego powodu niestawiennictwo w powiatowym urzędzie pracy nie było przez zainteresowanego zawinione.

Rozpatrując sprawę WSA uznał, że doręczenie dokonywane w formie elektronicznej zastępuje doręczenie tradycyjne, stąd niedopuszczalne jest doręczenie dokumentu równocześnie w postaci zarówno papierowej, jak i elektronicznej. Taki wniosek wynika z treści kodeksu postępowania administracyjnego, który przewiduje kolejność sposobów doręczania: najpierw elektroniczne (jeżeli uczestnik złożył odpowiednie oświadczenie), a w dalszej kolejności tradycyjne, jednak tylko w przypadku braku skuteczności doręczenia elektronicznego. Uczestnik postępowania stoi przed wyborem sposobu doręczenia spośród dwóch opcji przewidzianych w k.p.a., z tym że wybór doręczenia elektronicznego powoduje rezygnację z tradycyjnego doręczenia dokumentu.

Na podstawie wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gorzowie Wielkopolskim z 28 lutego 2013 r. sygn. II SA/Go 43/13

Istotne terminy

W przypadku nieodebrania pisma w formie dokumentu elektronicznego organ administracji publicznej po upływie siedmiu dni, licząc od dnia wysłania zawiadomienia, powinien przesyłać powtórne zawiadomienie o możliwości odebrania tego pisma. W przypadku dalszego nieodebrania pisma doręczenie uważa się za dokonane po upływie 14 dni, licząc od dnia przesłania pierwszego zawiadomienia.

W przypadku uznania w takiej sytuacji pisma elektronicznego za doręczone urząd powinien umożliwić adresatowi pisma dostęp do jego treści w formie elektronicznej przez okres co najmniej trzech miesięcy od dnia uznania doręczenia.

Również podania do urzędów mogą być wnoszone w formie elektronicznej. Tak więc podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu, a także za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji.

Podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego może być uwierzytelnione przy użyciu kwalifikowanego certyfikatu, tj. elektronicznego zaświadczenia, za pomocą którego dane służące do weryfikacji podpisu elektronicznego są przyporządkowane do osoby składającej taki podpis i które umożliwiają identyfikację tej osoby. Przy wnoszeniu elektronicznych podań można również wykorzystać profil zaufany ePUAP, czyli zestaw informacji identyfikujących i opisujących podmiot lub osobę będącą użytkownikiem konta na ePUAP.

Dodatkowo podanie elektroniczne musi zawierać:

- dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru,

- adres elektroniczny wnoszącego podanie.

Jeżeli podanie, o którym mowa, nie zawiera adresu elektronicznego, organ administracji przyjmuje, że właściwy jest adres, z którego nadano podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego, a gdy wniesiono je w innej formie i zawiera ono żądanie przekazywania korespondencji drogą elektroniczną, doręczenie pism następuje na adres poczty elektronicznej wskazany w takim żądaniu. W pierwszym piśmie w danej sprawie urząd musi pouczyć o warunku podania adresu elektronicznego do doręczania pism środkami komunikacji elektronicznej.

Organ administracji musi potwierdzić wniesienie podania, jeżeli wnoszący tego zażąda. W przypadku wniesienia podania w formie dokumentu elektronicznego organ jest obowiązany potwierdzić wniesienie podania przez doręczenie urzędowego poświadczenia odbioru na wskazany adres elektroniczny.

Urzędowe poświadczenie odbioru podania elektronicznego musi zawierać:

- informację o tym, że pisma w sprawie będą doręczane za pomocą środków komunikacji elektronicznej,