Umowa na zastępstwo może być początkiem urzędniczej kariery w służbie cywilnej

Mają one ze swej istoty charakter czasowy. Zawierane są, gdy zachodzi konieczność zastąpienia pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, spowodowanej np. urlopem (macierzyńskim, rodzicielskim, wychowawczym, bezpłatnym), niezdolnością do pracy z powodu choroby czy tymczasowym aresztowaniem. Jeśli zatem zadania realizowane przez nieobecnego członka korpusu służby cywilnej nie mogą przejąć inne pracujące w danym urzędzie osoby (członkowie korpusu sc) możliwe jest zatrudnienie w celu jego zastępstwa, na czas jego nieobecności, nowego pracownika.

Co do zasady powrót do pracy zastępowanej osoby wyznacza koniec takiego zatrudnienia. W sprzyjających okolicznościach może być ono jednak kontynuowane i nie musi się to wiązać z koniecznością ponownego udziału zainteresowanej osoby w procedurze naboru. Wystarczy, że przeszła ją, starając się o zatrudnienia na zastępstwo.

Otwarty i konkurencyjny dla wszystkich

Ustawa o pracownikach samorządowych w art. 12 ust. 2 pozwala – w razie konieczności zatrudnienia na stanowisku urzędniczym innego pracownika w zastępstwie – na rezygnację z przeprowadzenia konkursu (naboru). Natomiast ustawa o służbie cywilnej (dalej: usc) takich ułatwień nie przewiduje. Fakt, że i w takiej sytuacji musi być przeprowadzany otwarty i konkurencyjny nabór, potwierdza też art. 28 ust. 3 usc. Wskazuje on termin do składania dokumentów, określony w ogłoszeniu o naborze, m.in. w celu zastępstwa nieobecnego członka korpusu służby cywilnej.

Ważne

Nabór w służbie cywilnej musi być przeprowadzany nie tylko w razie powstania wakatu czy też utworzenia nowego stanowiska pracy, ale również w razie konieczności zastąpienia członka korpusu służby cywilnej w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy przez innego pracownika.

Naboru nie trzeba powtarzać

Jeśli jednak przed powrotem zastępowanego pracownika pracodawca zdecyduje się na zatrudnienie osoby przyjętej na zastępstwo na innym stanowisku pracy, przeprowadzenie naboru nie będzie już konieczne. Potwierdzają to wyjaśnienia Departamentu Służby Cywilnej KPRM, zgodnie z którymi osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę w celu zastępstwa nieobecnego członka korpusu służby cywilnej jest pracownikiem służby cywilnej, a więc zatrudnienie jej na innym stanowisku pracy nie będzie naruszało zasady otwartego i konkurencyjnego naboru do korpusu służby cywilnej.

Ważne jest jednak, aby nawiązanie nowego stosunku pracy nastąpiło przed powrotem zastępowanego pracownika. Tylko wtedy odstąpienie od przeprowadzenia naboru nie będzie naruszało przepisów.

Kolejna umowa

To, na jakiej umowie o pracę może być zatrudniony dotychczasowy zastępca nieobecnego członka korpusu sc, wynika z ogólnych zasad zatrudniania w tej służbie, określonych w art. 35 usc. Zgodnie z nimi w przypadku osób po raz pierwszy zatrudnianych w służbie cywilnej umowę o pracę zawiera się na czas określony 12 miesięcy z możliwością wcześniejszego rozwiązania stosunku pracy za dwutygodniowym wypowiedzeniem. Osobą nawiązującą po raz pierwszy stosunek pracy w służbie cywilnej może być też osoba wcześniej zatrudniona w sc na zastępstwo. Ustawa o sc posługuje się bowiem własną definicją tego pojęcia. Zgodnie z nią taką osobą jest każdy, kto:

- nie był wcześniej zatrudniony w służbie cywilnej na czas nieokreślony,

- nie był zatrudniony na czas określony 12 miesięcy i nie otrzymał pozytywnej pierwszej oceny w służbie cywilnej,

- nie jest osobą zwolnioną z zawodowej służby wojskowej, pełnionej w MON lub terenowym organie administracji rządowej podległym MON, który był następnie zatrudniony w tej jednostce organizacyjnej na stanowisku pracy utworzonym w miejsce zlikwidowanego stanowiska służbowego lub stanowisku równorzędnym.

Umowa o pracę na czas nieokreślony w służbie cywilnej może być natomiast zawarta z osobą, która otrzymała pierwszą pozytywną ocenę albo była zatrudniona w służbie cywilnej na podstawie umowy na czas nieokreślony lub na podstawie mianowania zgodnie z zasadami określonymi w ustawie z 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (DzU z 2013 r., poz. 269).

Ten rodzaj umowy może być też zawarty z osobą zatrudnianą w służbie cywilnej na podstawie art. 34 ust. 1 usc. Chodzi tu o osobę zwolnioną z zawodowej służby wojskowej, pełnionej na stanowisku służbowym w MON lub w terenowym organie administracji rządowej podległym MON, wskutek wypowiedzenia stosunku służbowego zawodowej służby wojskowej, która następnie jest zatrudniana w tej jednostce organizacyjnej na stanowisku pracy utworzonym w miejsce zlikwidowanego stanowiska służbowego lub stanowisku równorzędnym.

Pierwsza ocena decyduje

Jak z tego widać, kluczowe znaczenie dla rodzaju umowy, jaka może być podpisana z osobą wcześniej zatrudnioną na zastępstwo, może mieć fakt, czy osoba ta była poddana pierwszej ocenie i czy otrzymała z niej wynik pozytywny. Jeśli odpowiedź na oba pytania brzmi „tak", osoba ta ma duże szanse na zatrudnienie na czas nieokreślony. W takim wypadku kierujący komórką organizacyjną, w której pracuje, jest bowiem zobowiązany złożyć wniosek do dyrektora generalnego urzędu o zawarcie z nią umowy o pracę na czas nieokreślony. Oczywiście wniosek taki nie musi być zaakceptowany (o czym pisaliśmy w dodatku „Administracja" 14 października ub.r.), ale szansa na stały etat jest.

Nie każda osoba zatrudniona na zastępstwo może być jednak poddana takiej ocenie. Po pierwsze dlatego, że zależy to od decyzji stron stosunku pracy, które mogą, ale nie muszą, być tym zainteresowane. Po drugie dlatego, że zgodnie z art. 38 ust. 1 usc pierwsza ocena w sc powinna być przeprowadzona nie wcześniej niż po upływie ośmiu miesięcy od nawiązania stosunku pracy i nie później niż miesiąc przed upływem okresu, na który została zawarta umowa o pracę ocenianego. Okres, na jaki została zawarta umowa na zastępstwo, pozwalać musi zatem na przeprowadzenie tej oceny w określonych ustawowo terminach.

Czas na decyzje

Od 27 sierpnia tego roku, a więc od wejścia w życie nowego rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 23 lipca 2015 r. w sprawie szczegółowych warunków i sposobu dokonywania pierwszej oceny w służbie cywilnej (DzU z 2015 r., poz. 1144), wiadomo już, ile czasu ma bezpośredni przełożony członka korpusu sc zatrudnionego na zastępstwo na przeprowadzenie z nim tzw. rozmowy wstępnej, która poprzedza przeprowadzenie pierwszej oceny. Zgodnie z § 3 rozporządzenia rozmowa taka powinna się odbyć w terminie 21 dni od dnia ustalenia przez strony stosunku pracy, że tak zatrudniona osoba podlegać będzie pierwszej ocenie (w przypadku pozostałych osób podlegających takiej ocenie jest to 21 dni od dnia nawiązania stosunku pracy). Wcześniejsze rozporządzenie nie regulowało tej kwestii.

Wskazany w rozporządzeniu termin pozwala zatem na podjęcie decyzji o poddaniu się zastępcy pierwszej ocenie w sc w zasadzie w każdym czasie. Jedynym ograniczeniem będzie tylko (jak się wydaje) okres, jaki pozostanie do końca tej umowy, który musi umożliwiać przeprowadzenie takiej oceny w ustawowych terminach.