Co decyduje o wyborze najkorzystniejszej oferty

Przepisy wymagają, aby jednym z kryteriów ofert zawsze była cena. Zgodnie z [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=247401]prawem zamówień publicznych[/link] (dalej: p.z.p.) przez najkorzystniejszą ofertę rozumie się taką, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia publicznego, albo ofertę z najniższą cen (jeśli była ona jedynym kryterium).

Nie oznacza to jednak, że cena jest najważniejsza. Czasem może się bowiem zdarzyć, że zamawiający będzie chciał zapłacić więcej pieniędzy za produkt, który posiada jakieś wyjątkowe cechy.

[ramka][b]Przykład[/b]

Zamawiający chce kupić żarówki. Wie, że dzięki energooszczędnym wyda w przyszłości mniej pieniędzy. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby cena stanowiła jedynie 40 proc., a kryterium energooszczędności aż 60 proc. [/ramka]

[srodtytul]Co poza ceną[/srodtytul]

Przepisy (art. 91 ust. 2 p.z.p.) wymieniają przykładowe kryteria oceny ofert. Mówią o: jakości, funkcjonalności, parametrach technicznych, zastosowaniu najlepszych dostępnych technologii w zakresie oddziaływania na środowisko, kosztach eksploatacji, serwisie oraz terminie wykonania zamówienia. Nie jest to jednak katalog zamknięty. Tak więc zamawiający może wprowadzać swe własne kryteria, o ile będzie to uzasadnione jego potrzebami.

Nie oznacza to jednak, że zamawiający ma całkowitą swobodę w doborze kryteriów. Musi bowiem przestrzegać podstawowych zasad wynikających z art. 7 p.z.p. – uczciwej konkurencji i równego traktowania uczestników.

[ramka][b]Przykład[/b]

W przetargu na dostawę sprzętu komputerowego zamawiający chce przyznawać dodatkowe punkty, które będą stanowić aż 20 proc. całej punktacji za to, że otwarcie obudowy będzie sygnalizowane specjalną diodą umieszczoną na klawiaturze. Okazuje się, że na rynku tylko jeden producent oferuje takie rozwiązanie. Kryterium takie narusza więc zasadę uczciwej konkurencji, a jednocześnie bardzo trudno byłoby uzasadnić jego wprowadzenie rzeczywistymi potrzebami zamawiającego.[/ramka]

[srodtytul]Kryteria nie dotyczą wiarygodności firmy...[/srodtytul]

Kryteria służą do oceny ofert, a nie wykonawców. Dlatego zgodnie z art. 91 ust. 3 p.z.p. „kryteria oceny ofert nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, a w szczególności jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej”. Zamawiający nie może więc na przykład uczynić kryterium z liczby osób zatrudnionych przez przedsiębiorcę i nagradzać lepszą punktacją tych, którzy zatrudniają więcej. Nie ma też prawa przeprowadzać oceny na podstawie np. osiąganych wyników finansowych czy ilości posiadanego sprzętu.

Potwierdza to również orzecznictwo. W przetargu, który dotyczył m.in. konwojowania pieniędzy, zamawiający wprowadził takie kryteria jak liczba grup interwencyjnych na terenie Poznania i liczba pojazdów przystosowanych do przewozu gotówki. Stało się to powodem unieważnienia całego postępowania. Arbitrzy, do których trafiła ta sprawa, uznali bowiem, że zamawiający złamał zakaz formułowania kryteriów odnoszących się do właściwości wykonawcy.

– Właściwością wykonawcy jest liczba grup interwencyjnych na terenie miasta, a także liczba pojazdów przystosowanych do przewozu gotówki

– uzasadniła [b]wyrok z 31 lipca 2006 r. przewodnicząca Lubomira Matczuk-Mazuś (sygn. UZP/ZO/0-2160/06[/b]).

[srodtytul]... chyba że chodzi o niektóre usługi[/srodtytul]

Zakaz odnoszenia kryteriów do właściwości wykonawcy nie dotyczy zamówień na niektóre usługi. Mówi o tym art. 5 ust. 1 p.z.p. Chodzi o usługi wymienione w załączniku II B do[b] dyrektywy 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 31 marca 2004 r.[/b] w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi lub w załączniku XVII B do[b] dyrektywy 2004/17/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 31 marca 2004 r.[/b] koordynującej procedury udzielania zamówień przez podmioty działające w sektorach gospodarki wodnej, energetyki, transportu i usług pocztowych.

[ramka][b]Przykład[/b]

Zamówienie dotyczy usługi ochrony budynku. Jednym z kryteriów oceny ofert ma być liczba zatrudnionych ochroniarzy. Nie łamie to przepisów, gdyż usługi związane z bezpieczeństwem znajdują się w załączniku II B do dyrektywy 2004/18/WE. Gdyby jednak zamówienie dotyczyło również konwojowania pieniędzy samochodami opancerzonymi, to zamawiający nie miałby prawa zastosować takiego kryterium. Tego typu usługi są bowiem wyłączone z podanego załącznika.[/ramka]

[srodtytul]W jaki sposób będą przyznawane punkty[/srodtytul]

Samo sformułowanie kryteriów oceny ofert to za mało. Przedsiębiorcy muszą wiedzieć nie tylko co, ale też w jaki sposób będzie oceniane. Zamawiający musi więc określić, za co konkretnie będzie przyznawał punkty.

Nie może poprzestać na stwierdzeniu, że najwyżej będzie oceniał oferty najbardziej zaawansowane technologicznie. Powinien wskazać, jakie parametry (np. sprzętu) będzie brał pod uwagę przy ocenie i jakie przypisuje im znaczenie.

Potwierdza to orzecznictwo. W przetargu na dostawę materiałów opatrunkowych jako jedno z kryteriów oceny ofert szpital przyjął „wartość użytkową” produktów. Miała ona zostać oceniona na podstawie użytkowania próbek dostarczonych przez dostawcę. Komisja przetargowa brała pod uwagę m.in. opinie pracowników szpitala.

Oceniali oni produkty, przyznając im od jednego do pięciu punktów. Jak się później okazało, o ocenie decydowała miękkość gazy, sposób jej tkania i stopień pylenia. Jednak ze specyfikacji nie wynikało, że właśnie te, a nie inne cechy będą miały znaczenie. Z tego powodu arbitrzy unieważnili przetarg.

[ramka][b]Można zmieniać w trakcie przetargu[/b]

Jeszcze do niedawna obowiązywał zakaz zmieniania raz ogłoszonych kryteriów oceny ofert. Nawet gdy nie minął jeszcze termin składania ofert, zamawiający nie mógł wprowadzić żadnych modyfikacji w tym zakresie.

Musiałby wówczas unieważnić przetarg i rozpocząć go od nowa. Zmieniło się to od 24 października 2008 r., kiedy to weszła w życie nowelizacja prawa zamówień publicznych. Pozwala ona również na zmiany w kryteriach oceny ofert.

Zamawiający musi wtedy przedłużyć termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. W przetargach poniżej tzw. progów unijnych trzeba przedłużyć go o czas niezbędny na wprowadzenie zmian we wnioskach lub ofertach. W droższych przepisy określają już konkretne terminy. I tak w przetargu nieograniczonym termin ten nie może być krótszy niż 22 dni od dnia przekazania zmiany ogłoszenia Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich. W trybie przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem termin o dopuszczenie do udziału w postępowaniu nie może być krótszy niż 30 dni od przekazania zmiany ogłoszenia UOPWE (przy pilnej potrzebie udzielenia zamówienia może zostać skrócony do dziesięciu dni).