Rozliczenie podatku od środków transportowych

Podatnicy, którzy posiadają większą flotę pojazdów, każdego roku stają przed wyzwaniem, jakie stawia przed nimi podatek od środków transportowych. Wystarczy jednak wprowadzić kilka usprawnień, które skrócą oraz uproszczą pracę przygotowawczą do rozliczenia podatku w ciągu roku i ograniczą ryzyko pomyłek tuż przed i 15 lutego.

Kalendarz podatnika jest pełen ważnych dat. Na początku roku spółki koncentrują wysiłki przed 31 marca, kiedy upływa termin złożenia deklaracji CIT. Przed 30 kwietnia urzędy pocztowe pełne są osób fizycznych, gotowych aby wysłać roczny PIT, a bramka do e-deklaracji przyjmuje ich miliony.

W odróżnieniu do powyższych termin 15 lutego dotyczy stosunkowo niewielu podatników. Jednak dla tych, którzy składają tego dnia deklarację na podatek od środków transportowych (PŚT), to jedna z ważniejszych dat w roku podatkowym. A przecież zasady ustalania tego podatku zawarte są w zaledwie kilku przepisach ustawy o podatkach i opłatach lokalnych (u.p.o.l.). Paradoksalnie i niewspółmiernie do nikłych rozmiarów samej regulacji, rozliczanie tej daniny przysparza podatnikom wiele pracy. Ponieważ potrzeba jest matką wynalazków, powstał pomysł pozwalający usprawnić i zabezpieczyć proces rozliczenia tego podatku.

Masa całkowita w dziale księgowym

PŚT dotyczy typów pojazdów, które zostały jasno określone w u.p.o.l. Są to samochody ciężarowe, ciągniki siodłowe i balastowe, przyczepy, naczepy i autobusy. O tym, czy dany pojazd podlega opodatkowaniu, decydują również dodatkowe czynniki, takie jak masa całkowita czy ilość siedzeń (w przypadku autobusów). Dane niezbędne do ustalenia, czy środek transportowy podlega opodatkowaniu PŚT, można zazwyczaj wyczytać z dokumentacji technicznej pojazdu. Kierowca i właściciel pojazdu może bez większych trudności dotrzeć do tych informacji, a często po prostu je zna. W czym więc tkwi problem?

Za rozliczenia podatkowe odpowiadają w firmach księgowi, którzy nie muszą mieć wiedzy technicznej. Co do zasady, nie gromadzą oni również dokumentów innych, niż te, które są konieczne do prawidłowego prowadzenia rachunkowości. Trudność przychodzi wraz z samą istotą PŚT, która wymaga przeanalizowania cech technicznych pojazdów. Ustawa o podatkach i opłatach lokalnych oraz uchwały lokalne posługują się przy tym bardzo szczegółowymi pojęciami, jak np. masa całkowita pojazdu, masa całkowita zespołu pojazdów czy masa całkowita pojazdu wraz z pojazdem silnikowym.

W deklaracji składanej do 15 lutego należy uwzględnić środki transportowe, dla których obowiązek podatkowy powstał przed tym dniem. Może się zdarzyć, że na dzień złożenia deklaracji w firmowej flocie będą się znajdować pojazdy, które nie podlegają wykazaniu w pierwotnej deklaracji. Wynika to z tego, że obowiązek podatkowy powstaje w miesiącu następującym po zmianie właściciela pojazdu, rejestracji na terytorium RP, jego nabycia lub ponownego dopuszczenia do ruchu. Wytypowanie pojazdów, które podlegają opodatkowaniu, jest stosunkowo łatwe, pod warunkiem, że firma rejestruje datę powyższych zdarzeń. Dlatego warto na bieżąco prowadzić rejestr pojazdów na potrzeby PŚT. Dzięki temu 15 lutego można łatwo wytypować pojazdy, dla których co najmniej jedna z powyższych dat przypada na luty i wyłączyć je z deklaracji.

Numer rejestracyjny a właściwość organu

Obowiązek podatkowy w zakresie PŚT spoczywa na właścicielu pojazdu. Nie ma przy tym znaczenia, czy pojazd został oddany do używania osobom trzecim, np. na podstawie umowy leasingu czy najmu. Podatek obciąża również jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, na które środek transportowy jest zarejestrowany. Jednak jeżeli zagraniczna osoba fizyczna lub prawna powierzy samochód użytkownikowi i zarejestruje go w Polsce, podmiot ten staje się podatnikiem PŚT.

W sprawach PŚT organem pierwszej instancji jest wójt, burmistrz lub prezydent miasta. PŚT należy rozliczyć w gminie, na terenie której znajduje się miejsce zamieszkania lub siedziba podatnika. W praktyce jest to również miejsce rejestracji pojazdów. Podatek ma zasilać budżet samorządów, w których – jak można zakładać – pojazdy są wykorzystywane najczęściej. Zdarza się, że firma działa przez zakłady lub wydzielone jednostki organizacyjne. Jeżeli takie jednostki posiadają pojazdy podlegające PŚT, podatek należy rozliczyć w gminie, w której znajdują się te jednostki organizacyjne. O tym, kto posiada środek transportowy, może świadczyć miejsce jego rejestracji. Jeżeli pojazd jest zarejestrowany w innej gminie, niż siedziba firmy, można twierdzić, że podlega on opodatkowaniu w miejscu rejestracji. Dotyczy to w szczególności firm leasingowych i transportowych.

Zestawienie w arkuszu

W przypadku dużej ilości środków transportowych, zarejestrowanych w wielu gminach, można pokusić się o próbę automatycznego przypisania właściwego organu podatkowego. Wystarczy do tego lista numerów rejestracyjnych pojazdów. Standardowo numer rejestracyjny odpowiada podziałowi administracyjnemu kraju na województwa i powiaty. Pierwsza litera jest wyróżnikiem województwa. Za nim następuje jedna bądź dwie litery wyróżniające powiat. Za pomocą odpowiedniej funkcji w arkuszu kalkulacyjnym można zestawić oznaczenia literowe z numerów rejestracyjnych z listą powiatów, określoną w załączniku nr 7 do rozporządzenia ministra infrastruktury z 22 lipca 2002 r. w sprawie rejestracji i oznaczania pojazdów (DzU z 2002 r., nr 133, poz. 1123). Duża część środków transportowych jest rejestrowana w miastach na prawach powiatu. W takiej sytuacji przypisanie powiatu jest jednoznaczne z przypisaniem gminy. W pozostałych przypadkach pojazdy należy przypisać „ręcznie" do konkretnej gminy.

Uwaga! Powyższe prawidłowości nie znajdą zastosowania w przypadku niestandardowych tablic rejestracyjnych: indywidualnych, tymczasowych, tymczasowych badawczych i dyplomatycznych.

Ile gmin, tyle stawek

Ustawa o podatkach i opłatach lokalnych określa tylko minimalne i maksymalne stawki podatku. Dokładne kwoty ustalają gminy w drodze uchwały. Stawki na dany rok podatkowy muszą być uchwalone w roku poprzedzającym rok podatkowy. W praktyce zdarza się, że takich uchwał w danej gminie pojawia się więcej i każdą z nich należy przeanalizować przed 15 lutego. Ponadto, lokalnie można wprowadzić dodatkowe kryteria, od których będzie zależała wysokość podatku. Może to być np. posiadanie certyfikatu EURO, katalizatora czy rodzaj silnika – preferencyjnie traktowane bywają te na gaz lub elektryczne. Może się więc okazać, że aby ustalić stawkę podatku, trzeba będzie ponownie sięgnąć do specyfikacji technicznej pojazdu.

Co można zautomatyzować

Aby usprawnić rozliczenia przed 15 lutego, już na początku stycznia warto przygotować zestawienie środków transportowych, które podlegają opodatkowaniu. W zestawieniu tym należy wskazać, do jakiej kategorii należy dany pojazd i w jakiej gminie jest zarejestrowany (co można częściowo zautomatyzować, znając numery rejestracyjne pojazdów). Można wykorzystać do tego celu arkusz kalkulacyjny. Na tej podstawie, w osobnym arkuszu, można stworzyć listę gmin, w których posiadamy pojazdy. Następnie, w każdej z tych gmin należy sprawdzić, jakie stawki podatku obowiązują w danym roku. Stawki trzeba wpisać do arkusza z listą gmin, zachowując podział na kategorie pojazdów oraz wskazując charakterystyczne dla nich parametry. W zestawieniu warto również uwzględnić zwolnienia z podatku – wprowadzane na poziomie ogólnopolskim i gminnym. Tak powstałe zestawienie warto porównać ze stawkami minimalnymi i maksymalnymi, określonymi w ustawie. Gdyby gmina ustaliła stawkę za niską lub za wysoką, podatnik jest obowiązany wyliczyć i zapłacić podatek według stawki ustawowej.

Zwykle w danym roku tylko część stawek PŚT ulega zmianie. Firmy, które jednego roku przygotują listę gmin i stawek, w kolejnych latach muszą ją tylko zaktualizować.

Mając do dyspozycji takie listy, można następnie automatycznie przypisać stawki do konkretnych pojazdów. Należy użyć algorytmów, które w liście gmin wyszukają wskazane parametry z listy pojazdów i przyporządkują do nich odpowiednią stawkę podatku.

Komputer sam wypełni i wyśle deklaracje

Jeżeli podatnik posiada środki transportowe zarejestrowane w większej liczbie gmin, w każdej z nich powinien złożyć odrębną deklarację. Wykazuje się w niej liczbę pojazdów należących do poszczególnych kategorii, podlegających opodatkowaniu w danej gminie, oraz sumę podatku dla poszczególnych kategorii. Ponadto, do deklaracji należy załączyć szczegółowe informacje o każdym z pojazdów, przygotowane na specjalnym formularzu. Podatnik musi więc wypełnić znaczną liczbę załączników, aby wykazać po kolei każdy środek transportowy podlegający podatkowi w danej gminie w przypadku większej floty pojazdów. Podatnicy muszą również samodzielnie obliczyć kwotę podatku oraz rat. Jeżeli obowiązek podatkowy powstał po 1 stycznia, wysokość rat należy skalkulować proporcjonalnie do liczby miesięcy, w jakich środek transportowy podlega opodatkowaniu.

Proces przyporządkowywania gmin i stawek do poszczególnych środków transportowych, obliczania podatku i wypełniania deklaracji można w dużym stopniu zautomatyzować używając programów komputerowych. Zwykle obowiązek podatnika sprowadza się w takim przypadku do ewidencjonowania pojazdów w systemie, wraz ze wszystkimi wymaganymi danymi technicznymi.

Kompleksowe programy komputerowe automatycznie rozliczają PŚT, a nawet automatycznie wypełniają deklaracje i wysyłają je za pomocą ePUAP do gmin, które umożliwiają stosowanie takiej formy dostarczania dokumentów. Podpisywanie wielu deklaracji może wówczas nastąpić masowo. Warto jednak zwrócić uwagę, czy dostawca oprogramowania zapewnia odpowiednią automatyzację procesu, aktualizuje stawki podatku oraz weryfikuje adresy urzędów, do których wysyłane są deklaracje. Mając do dyspozycji takie udogodnienia, czas na rozliczenie PŚT można skrócić do minimum.