Procedura, za pomocą której pacjent występuje o zgodę do NFZ na leczenie za granicą, jest sformalizowana. Najważniejszy jest wniosek, który zainteresowany zgłasza do NFZ. Może go złożyć pacjent, jego małżonek lub krewny. Dokumenty powinny trafić do oddziału NFZ, na terenie którego mieszka pacjent. Wzór wniosku jest opisany w rozporządzeniu ministra zdrowia w sprawie wydania zgody na uzyskanie świadczeń opieki zdrowotnej poza granicami kraju oraz na pokrycie kosztów transportu.
Dokument, w którym wnioskodawca zwraca się do NFZ o zgodę na leczenie, musi wypełnić i pacjent, i jego lekarz. Chory wypełnia pierwszą część. Powinien w niej podać swoje dane, adres i telefon. Musi też wskazać placówkę, w której chce się leczyć za granicą.
Z kolei w części, którą wypełnia lekarz (posiadający umowę z NFZ, u którego leczy się pacjent), wpisuje on uzasadnienie, dlaczego leczenie za granicą jest potrzebne. Poza podaniem swoich danych lekarz specjalista, by przekonać urzędników NFZ, będzie musiał opisać przebieg choroby, diagnozę, a także uzasadnić wniosek.
Musi też napisać, ile czasu maksymalnie jego pacjent może czekać na leczenie, tak by nie doszło do pogorszenia stanu życia i zdrowia chorego. Medyk będzie musiał także wskazać, jakim transportem pacjenta trzeba przewieźć do zagranicznej placówki.
Narodowy Fundusz Zdrowia może rozpatrywać wniosek o zgodę na zagraniczne leczenie kilka tygodni. Na początek urzędnicy muszą sprawdzić, czy złożony wniosek jest kompletny. Jeśli dojdą do wniosku, że czegoś w nim brakuje, np. skierowania od lekarza, wezwą pacjenta do uzupełnienia braków. Zainteresowany będzie miał na to 14 dni.
