Przed przystąpieniem do wykonywania mandatu, co następuje z chwilą złożenia ślubowania, osoba ta powinna wnieść wniosek o urlop bezpłatny, przy czym złożenie takiego wniosku musi nastąpić nie później niż w ciągu 7 dni od dnia ogłoszenia wyników wyborów. Wniosek powinien dotrzeć do adresata w tym terminie. Osoba będąca pracownikiem urzędu gminy kieruje wniosek o udzielenie jej urlopu bezpłatnego do wójta. Tak samo jest w przypadku radnego pełniącego funkcję kierownika gminnej jednostki organizacyjnej. Natomiast radny będący zastępcą kierownika gminnej jednostki organizacyjnej powinien zwrócić się z wnioskiem o udzielenie urlopu do kierownika tej jednostki (por. art. 7 ustawy o pracownikach samorządowych). W takim przypadku radny otrzyma urlop bezpłatny na okres sprawowania mandatu oraz 3 miesięcy po jego wygaśnięciu.
Urlopu udziela się obligatoryjnie, bez względu na rodzaj i okres trwania stosunku pracy. Stosunek pracy zawarty na czas określony, który ustałby przed terminem zakończenia urlopu bezpłatnego, ulega przedłużeniu do 3 miesięcy po zakończeniu tego urlopu. W wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 26 stycznia 2012 r. (sygn. II OSK 2354/11, LEX nr 1165980) podkreślono, że wymóg złożenia wniosku o urlop bezpłatny nie zależy od statusu pracownika w urzędzie gminy, a w szczególności od tego, czy jest on urzędnikiem.
Nieistotne jest także to, czy pracownik odgrywa jakąś rolę w procesie formułowania i wyrażania na zewnątrz aktów realizacji kompetencji wójta, czy pełni tylko funkcje pomocnicze. Nie chodzi tu bowiem o pozycję zajmowaną przez radnego w strukturze urzędu gminy, ale o istniejącą między pracownikiem (niezależnie od zajmowanego przez niego stanowiska) a pracodawcą podległość, której źródłem jest stosunek pracy. Niezłożenie przez radnego wniosku o urlop bezpłatny będzie równoznaczne ze zrzeczeniem się mandatu. Brak wniosku nie wpłynie natomiast na jego zatrudnienie w urzędzie gminy.
podstawa prawna: art. 24b ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn. DzU z 2018 r. poz. 994 ze zm.)
podstawa prawna: art. 7 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych. (tekst jedn. DzU z 2018 r. poz. 1260 ze zm.)
