Likwidacja NIP dla osób fizycznych miała uprościć ich rozliczenie. Pracodawcy wypełniający informacje podatkowe mają jednak twardy orzech do zgryzienia.

– Mamy ponad 100 pracowników i jeszcze więcej zleceniobiorców i podpisujących umowy o dzieło. Skąd mamy wiedzieć, czy używają tylko PESEL czy też powinni posługiwać się NIP? – pyta kadrowa w jednej z firm.

– Problem polega na tym, że płatnik nie ma prawnych instrumentów, aby weryfikować na bieżąco sytuację zatrudnionej osoby bądź współpracownika – mówi Artur Kowalski, doradca podatkowy, współwłaściciel kancelarii podatkowo-rachunkowej.

Kiedy potrzebny PESEL, a kiedy NIP

– Podstawowym numerem jest PESEL, ale wystarczy, że pracownik prowadzi działalność gospodarczą, jest VAT-owcem albo zatrudnia nianię – a przecież pracodawca nie musi o tym wiedzieć – wtedy jego identyfikatorem staje się NIP. Jeszcze trudniej ustalić status osób, które z nami współpracują incydentalnie – dodaje ekspert.

Przypomnijmy, że firmy muszą do końca lutego przesłać do urzędów skarbowych informacje PIT-11 o przychodach zatrudnianych osób i współpracowników. Podobnie jak ci, którzy wypełniają PIT-8C (informacja o przychodach z innych źródeł).

W jaki sposób ustalają prawidłowy identyfikator podatników?

Oświadczenie załatwia sprawę

– Z reguły pobierają od nich oświadczenia, w których podatnicy deklarują, jakim numerem się aktualnie posługują – mówi Artur Kowalski. – To załatwia sprawę, niestety jest to dodatkowa biurokracja dla firm. Dlatego niektóre z nich wpisują po prostu identyfikator z poprzedniego roku – dodaje.

Autopromocja
PRENUMERATA 2022

Znacznie więcej o biznesie, finansach oraz prawie

Zaprenumeruj

Jakie mogą być konsekwencje wpisania w informacji błędnego numeru podatkowego?

Zapytaliśmy o to Ministerstwo Finansów. „Kodeks karny skarbowy nie przewiduje sankcji za podanie przez płatnika identyfikatora podatkowego, który jest niezgodny ze stanem rzeczywistym (tj. numer PESEL zamiast NIP lub NIP zamiast numeru PESEL)" – czytamy w odpowiedzi.

Identyfikator z poprzednich lat

Ministerstwo Finansów przyznało też, że płatnik nie ma jak sprawdzić, czy identyfikator podatkowy danej osoby jest aktualny. Może wprawdzie żądać jego podania, ale nie ma prawa badać statusu podatkowego tej osoby. Jeżeli więc pracownik podał mu PESEL, może go wpisać jako identyfikator w PIT-11. Jeżeli płatnik nie zna numeru PESEL pracownika, to ma dwie możliwości. Pierwsza: wskazać w formularzu jego NIP, zgodnie z informacją z lat wcześniejszych. Druga: zwrócić się do podatnika z żądaniem podania aktualnego identyfikatora.

Masz pytanie, wyślij e-mail do autora p.wojtasik@rp.pl

Opinia

Ewa Katarzyna Dalc, doradca podatkowy w spółce doradztwa podatkowego Dalc i Ochocki – Doradcy

Dobrze, że Ministerstwo Finansów nie zamierza karać za pomyłki przy podawaniu identyfikatora, bo faktycznie czasami płatnikom trudno – mimo szczerych chęci – ustalić, jakim aktualnie numerem posługuje się pracownik bądź zleceniobiorca. Moim zdaniem, jeśli firma ma w swoim systemie PESEL danej osoby, to powinna go wpisać też w informacji PIT-11. Urząd skarbowy nie powinien mieć problemów ze znalezieniem w swojej bazie takiej osoby. Jeśli się okaże, że aktualnie podatnik posługuje się NIP (bo np. oprócz umowy o pracę albo zlecenia prowadzi też działalność gospodarczą), to po prostu wpisze go w swoim zeznaniu rocznym. Nie ma natomiast sensu, aby pracodawca prześwietlał co roku każdego zatrudnionego. Tym bardziej że posłużenie się innym numerem niż wymagany nie wywołuje żadnych skutków.