E-invoicing: każda faktura autoryzowana przez Ministerstwo Finansów już w 2022 r.?

Trzy "wydarzenia" wspomniane powyżej skłoniły mnie, by podjąć temat fakturowania elektronicznego, które w niedługim czasie w wersji obowiązkowej (uregulowanej odgórnie przez państwo) bądź też dobrowolnej (jako oddolna inicjatywa samoregulującego się środowiska biznesowego) może stać się rzeczywistością dla całego biznesu, a nie tylko sektora publicznego.

E-faktura w formie pdf a pełne fakturowanie elektroniczne

Warto na wstępie zaznaczyć, że pomysł Ministerstwa, o którym wspomniałem we wstępie i właściwe rozumienie fakturowania elektronicznego (e-invoicing) oznacza w pełni zautomatyzowany proces tzn. od momentu wygenerowania faktury elektronicznej w określony sposób ustrukturyzowanej, przez wysłanie, przesłanie, odbiór, aż do jej przetworzenia przez odbiorcę. Faktury elektroniczne strukturyzowane wystawiane w ramach e-invoicing (dalej: faktury elektroniczne) są odczytywane maszynowo i przetwarzane automatycznie przez odbiorcę.

Dla odróżnienia e-faktury w formie pliku pdf nie są fakturami elektronicznymi. Wygenerowanie faktury i wysłanie pocztą elektroniczną, choć jest przesłaniem faktury w formie elektronicznej, to nie jest fakturowaniem elektronicznym. Tego typu e-faktury, które już dość powszechnie funkcjonują w obrocie gospodarczym i nie będą przedmiotem tego artykułu. Bowiem to, co interesuje Ministerstwo Finansów w najbliższych latach, to w pełni zautomatyzowany proces fakturowania elektronicznego.

E-invoicing dla B2G: Polska a UE

Fakturowanie elektroniczne to rozwiązanie, które funkcjonuje w Polsce w obszarze zamówień publicznych, czyli w relacji tzw. B2G (ang. business to government). Od 18 kwietnia 2019 r. organy administracji publicznej są zobowiązane do przyjmowania faktur z wykorzystaniem platformy PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania). Natomiast po stronie wykonawców zamówień publicznych w Polsce wystawienie faktury z wykorzystaniem platformy jest dobrowolne.

E-invoicing w sferze publicznej to nie autorski pomysł polskiego ustawodawcy, a efekt regulacji na poziomie Unii Europejskiej (Dyrektywa 2014/55/EU). UE dostrzegła, że kraje członkowskie np. kraje skandynawskie czy Włochy zaczęły wprowadzać fakturowanie elektroniczne w relacjach B2G i B2B (ang. business to business) i stosować własne rozwiązania techniczne oraz prawne. To zaczęło powodować trudności wykonawców zamówień publicznych, którzy realizując zamówienia transgraniczne, musieli spełnić normy dotyczące fakturowania dla każdego z rynków, na którym oferowali swoje usługi. Zauważono, że tworzenie norm krajowych bez ich harmonizacji mogłoby ograniczyć konkurencję i swobodę działalności gospodarczej w ramach UE.

W efekcie od 18 kwietnia 2019 r. na mocy Dyrektywy wszystkie kraje UE zostały zobowiązane do wprowadzenia ujednoliconej normy europejskiej dla fakturowania elektronicznego w ramach zamówień publicznych. W praktyce oznacza to wprowadzenie przez państwa członkowskie systemu umożliwiającego wystawianie i przyjmowanie faktur w ramach zamówień publicznych z wykorzystaniem specjalnej platformy Peppol (ang. Pan-European Public Procurement Online).

Raport państw członkowskich do Komisji Europejskiej za pierwsze półrocze funkcjonowania Dyrektywy pokazuje, że Polska na dzień 30 listopada 2019 r. miała zarejestrowanych na platformie PEF: 655 dostawców, 1600 faktur (dla porównania: w 2018 r. zamówień publicznych było ok. 155 000) . Oczywiście trzeba wziąć pod uwagę, że dla zamówień publicznych o wartości poniżej 30 tys. euro fakturowanie elektroniczne było możliwe od 1 sierpnia 2019 r. To pokazuje jednak, że dobrowolne korzystanie z platformy nie przyspiesza w sposób znaczny popularyzacji fakturowania elektronicznego. Na wyniki za pierwszy rok funkcjonowania platformy PEF musimy chwilę poczekać - miejmy nadzieję, że będą dostępne publicznie.

Dla porównania Włochy wykazują rocznie w ramach fakturowania elektronicznego B2G 30 mln faktur (prawie 100% faktur dotyczących zamówień publicznych) . Warto zaznaczyć, że Włochy wprowadziły obowiązek przyjmowania faktur elektronicznych przez wszystkie podmioty administracji publicznej na podstawie prawa wewnętrznego w marcu 2015 r. Zatem dysponują już daleko szerszą praktyką w zakresie fakturowania elektronicznego w sferze zamówień publicznych. Za ok. 4 lata będziemy mogli zestawić rzetelnie dane polskie z włoskimi.

Ważne, Dyrektywa nakłada na państwa członkowskie obowiązki jedynie w zakresie kontaktów B2G. Jednocześnie jednak zaznacza się, że norma dotycząca fakturowania elektronicznego dla sfery zamówień publicznych została tak skonstruowana, by mogła być wykorzystywana w transakcjach handlowych między przedsiębiorstwami, czyli w relacjach B2B.

E-invoicing dla B2B: Polska a świat

W marcu br. wiceminister finansów Jan Sarnowski zapowiedział, że intencją rządu jest, by fakturowanie elektroniczne w relacji B2B za pośrednictwem portalu rządowego, czyli z preautoryzacją faktur przez ministerstwo, było dostępne w Polsce od 2022 r. (początkowo w formie dobrowolnej). Docelowo e-faktury standaryzowane miałyby zastąpić pliki JPK.

Pomysł Ministerstwa Finansów o obowiązkowym e-invoicingu w relacjach B2B dla wszystkich podmiotów, choć wydaje się nowatorski w skali europejskiej (obecnie takie rozwiązanie stosują Włochy od 1 stycznia 2019 r.), to już w skali światowej jest to rozwiązanie funkcjonujące od kilku lat. Takie rozwiązanie stosują państwa Ameryki Południowej: Brazylia, Chile oraz Ameryka Środkowa: Meksyk. Nie przez przypadek są to państwa, gdzie problem luki VAT-owskiej był istotny. Należy się zatem spodziewać, że tak jak w przypadku pliku JPK wzorowaliśmy się na rozwiązaniach portugalskich i hiszpańskich, tak i tutaj Ministerstwo podąża podobną ścieżką implementacji w Polsce rozwiązań sprawdzonych w innych państwach. W przypadku e-invoicing najczęściej jako preferowana "ścieżka" wspominany jest model włoski. Wprowadzając obowiązkowe fakturowanie elektroniczne, Włochy spodziewały się uszczelnienia systemu VAT-owskiego i dodatkowego przychodu dla budżetu państwa na poziomie 2 miliardów euro .

Zachęcające dla Ministerstwa Finansów mogą być też dane udostępnione Komisji Europejskiej przez Włochy po wprowadzeniu obligatoryjnego fakturowania elektronicznego w relacji B2B (obowiązek nie dotyczy mikroprzedsiębiorstw o obrocie poniżej 65 000 euro w skali roku). Od stycznia do września 2019 r. włoskie Ministerstwo Finansów otrzymało i autoryzowało 1.4 miliarda faktur w ramach fakturowania elektronicznego . To duży materiał dostępny dla administracji skarbowej w czasie rzeczywistym dla skutecznej walki z luką w podatku VAT. Co ważne, Włochy wsparły szczególnie małe i średnie przedsiębiorstwa w uruchomieniu platformy do fakturowania elektronicznego przez bezpłatne usługi wsparcia IT i aplikację umożliwiającą wystawianie i wysyłanie faktur z użyciem telefonu.

Inną zgoła optykę możemy zaobserwować w Stanach Zjednoczonych. O ile w Europie i Ameryce Południowej głównym inicjatorem wprowadzania e-invoicingu w relacjach B2B są rządy poszczególnych państw, o tyle w Stanach Zjednoczonych jest to głównie inicjatywa biznesu. Firmy amerykańskie przede wszystkim dostrzegają korzyści, które dostarcza fakturowanie elektroniczne. Niepotrzebny jest tu przymus ze strony państwa. Rozwiązania w zakresie fakturowania elektronicznego pojawiają się zazwyczaj między partnerami biznesowym w obrębie danej branży. Dla Amerykanów liczy się łatwa obsługa narzędzia, dostępność danych i szybkość ich procesowania. Zdarza się, że dostawca usługi e-invoicingu łączy dostawców i nabywców z danej branży. Powstają inicjatywy biznesu takie jak Business Payments Coalition, które mają na celu podniesienie efektywności płatności dokonywanych przez podmioty amerykańskie, głównie poprzez popularyzację elektronicznych płatności i e-invoicingu.

W kontekście praktyki biznesu w Stanach Zjednoczonych warto wspomnieć, że również w Polsce część biznesu posługuje się już fakturowaniem elektronicznym. Największe podmioty określonych branż (jak na przykład: automotive, FMCG) korzystają z rozwiniętych rozwiązań finansowo- księgowych z wykorzystaniem systemu EDI (ang. electronic data interchange), które dają możliwość zautomatyzowanego fakturowania elektronicznego.

Korzyści e-invoicingu dla biznesu

Bez względu na to czy przedsiębiorstwo zaczyna wdrażać fakturowanie elektroniczne wskutek inicjatywy rządowej, czy też z czysto biznesowych względów, korzyści dla przedsiębiorstwa są znaczne. Przede wszystkim to kwestia bezpieczeństwa danych - faktury przesyłane mailem, jak dowodzi praktyka, nie gwarantują bezpieczeństwa. Platformy wykorzystywane do fakturowania elektronicznego posiadają wszystkie wymagane zabezpieczenia. Ponadto, to bezpieczeństwo firmy, gdyż nawet w tak nieprzewidzianych okolicznościach jak epidemia lub inne działanie siły wyższej, fakturowanie elektroniczne zapewnia ciągłość działania działów księgowych, które mogą wystawiać, przesyłać i odbierać faktury bez konieczności generowania fizycznych dowodów księgowych. E-invoicing to też szybkość wymiany danych w kontaktach między kontrahentami (wystawiona faktura jest widoczna dla odbiorcy w czasie rzeczywistym lub prawie-czasie rzeczywistym). Zapewnia też bieżący dostęp zdalny dla osób decydujących o finansach spółki do rzetelnych danych w czasie rzeczywistym. Dodatkowo fakturowanie elektroniczne przy wykorzystaniu platformy Peppol zapewnia ułatwienia w handlu z zagranicznymi podmiotami w ramach UE (na chwilę obecną głównie w ramach zamówień publicznych).

Oszczędności jakie daje e-invoicing, przewyższają koszty wdrożenia, w szczególności w dłuższej perspektywie. Główną kwestią są: oszczędność czasu działów księgowych w przetwarzaniu faktur (w szczególności po stronie odbiorcy faktury, gdyż otrzymane faktury mogą być importowane do systemów księgowych oraz zestawiane automatycznie z zamówieniami), redukcja kosztów związanych z wydrukowaniem i wysyłką faktur. Fakturowanie elektroniczne to z uwagi na automatyzację procesu zredukowanie liczby pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych.

Podsumowanie

Zapowiedź Ministerstwa Finansów o zastąpieniu JPK przez fakturowanie elektroniczne z wykorzystaniem platformy rządowej, może budzić pewne zdziwienie w kontekście trwającego przygotowywania i wdrożenia nowej struktury JPK V7M/K. Już dziś słyszymy bowiem o tym, że to nad czym dziś pracujemy i ponosimy koszty, czyli JPK_V7M/K za kilka lat najprawdopodobniej wyjdzie z użycia. Zapewne będziemy musieli ponieść również dodatkowe koszty wdrożenia fakturowania elektronicznego i dostosowania systemów finansowo-księgowych. Zasadności wprowadzenia e-faktur standaryzowanych dla biznesu nie kwestionuję, to bardzo dobry pomysł i kierunek, w którym zmierza wiele państw. Pozostaje pytanie o zasadność wprowadzania nowych wersji struktury JPK_VAT (zgodnie z ostatnim komunikatem od 1 października 2020 r.), skoro Ministerstwo Finansów wie, jakie rozwiązanie interesuje je docelowo w perspektywie najbliższych dwóch lat.