Rafał Krawczyk: Akta sądowe w aplikacji? Nie czy, tylko kiedy

Zamknięcie sądów w czasie pandemii wymusiło częściowe przejście na rozprawy zdalne (wkrótce hybrydowe) i wprowadzenie doręczeń przez portal informacyjny. Pojawiła się wówczas iskierka nadziei na to, że po tym nieśmiałym kroku nowoczesność w sądownictwie zacznie się powoli upowszechniać, jak w bankowości, transporcie, rozrywce czy nawet administracji. Nic z tego. Przez trzy lata ekspres z nowoczesnymi rozwiązaniami rozpędził się i obecnie głównie zakres i szybkość wprowadzania sztucznej inteligencji AI w każdej dziedzinie są przedmiotem rozważań, a sądy w 2024 r. jawią się jeszcze bardziej niczym skansen pokazujący, jak funkcjonował świat w dawnych czasach.

W tekście z 2020 r. opublikowanym na łamach „Rzeczpospolitej” jako kuriozum wskazywałem to, że w rzeczywistości XXI wieku nie można złożyć pisma elektronicznie, podczas gdy już w 2012 r. Sąd Okręgowy w Toruniu pod przewodnictwem autora tego tekstu pytał Sąd Najwyższy o dopuszczalność składania pism w tej formie. Ubolewałem wtedy, że po prawie dekadzie od wydania uchwały (sygn. akt III CZP 9/12) w tym przedmiocie jedyne, co można robić, to wydrukować e-mail i wezwać jego autora do podpisania go.

Czytaj więcej:

Sądy i Prokuratura

Sądowe bariery komunikacyjne

Sądy nie mogą działać w oderwaniu od realiów życia codziennego, zwłaszcza w dobie rozwoju technologii.

Pro

Jakich usprawnień dokonano od tego czasu? Sąd Najwyższy wydał 22 maja 2023 r. nową uchwałę (III CZ 427/22), w której zrywając z wcześniejszym i tak zbyt ostrożnym podejściem, uznał, że ani pisma wnoszone przez ePUAP, ani tym bardziej e-mailem nie wywołują żadnych skutków procesowych. Oczywiście rozsądne podejście nakazuje ignorować to oderwane od realiów współczesnego świata stanowisko, ale pozostaje i tak jedynie stosowanie zachowawczej uchwały sprzed 12 lat.

Systemy z czasów MS-DOS i raczkującego internetu

W zakresie obsługi spraw procesowych funkcjonują w sądach: system nagrywania Recourt, systemy repertoryjne, których geneza sięga prawdopodobnie czasów MS-DOS, a co za tym idzie ich funkcjonalność i przyjazność użytkownika przypomina programy z początku lat 90. XX w., SLPS (system losowania spraw z absurdalnym, od lat krytykowanym algorytmem gnębiącym co jakiś czas nadmiarowym przydziałem kolejnych sędziów) i siermiężny Portal Informacyjny, dzięki któremu można przypomnieć sobie, jak przeglądało się strony WWW, gdy internet dopiero raczkował.

Zupełnie odrębną kategorią informatycznego „osiągnięcia” jest KRZ Krajowy Rejestr Zadłużonych przygotowany w sposób tak nieprofesjonalny i niedostosowany do procedury cywilnej, że dwa lata po wprowadzeniu go w życie jest zmorą wszystkich użytkowników, zaś liczba błędów, zastrzeżeń i skarg na ten system przekracza wszystkie poprzednio wymienione razem wzięte, czyniąc korzystanie z niego drogą przez mękę.

Królem sądu są natomiast dalej papierowe akta, jak w XIX w. Jednocześnie niezmiennie pojawiają się niestety pomysły wprowadzania sądów w krainę nowoczesności za pomocą digitalizacji papierowych dokumentów. Jak niedorzeczny jest to pomysł, świadczyć może funkcjonujący od stycznia w sądach system EZD, który sprowadza się właśnie do obiegu dokumentów (na szczęście nie procesowych) uprzednio zeskanowanych.

W świecie cyfrowym jakakolwiek digitalizacja dokumentów jest jednak kuriozum. Daje efekt taki, jakbyśmy zamiast stron internetowych mogli czytać w internecie strony zeskanowanych gazet, bez odnośników, linków, podstron i możliwości przeszukiwania.

Aktualnie w czasie stosowania w sądzie wzmiankowanego systemu EZD widać, jak ogromny wysiłek włożony w skanowanie prowadzi do utrudniania, a nie ułatwiania pracy z tak przygotowanymi dokumentami. Jest to mniej użyteczne i przyjazne niż praca z archaiczną dokumentacją papierową, a gdyby w taki sposób zelektronizowano akta sądowe, skończyłoby się to katastrofą.

Czytaj więcej

Rzecz o prawie

Ewa Szadkowska: Pożegnajmy akta związane sznurkiem

Bardzo liczę, że przywracaniu praworządności w sądach będzie towarzyszyć ich prawdziwe unowocześnienie i cyfryzacja. Z pełnym wykorzystaniem technologii na miarę XXI w.

Sąd w smartfonie? Jak najbardziej!

Aplikacja sądowa w chwili obecnej kojarzy się z drogą przygotowania do zawodu, ale warto, aby za kilka lat dla każdego była po prostu synonimem sądu w smartfonie. Pierwszym krokiem musi być odważna decyzja o całkowitej eliminacji papierowych akt sądowych od chwili wprowadzenia sądu online/aplikacji sądowej zastępującej nie tylko wszystkie systemy elektroniczne, ale i papierowe akta.

Co w zamian? Sędzia i strony mają dostęp do każdego dokumentu lub nagrania wytworzonego lub przesłanego w toku postępowania na stronie internetowej (sąd online) i w aplikacji sądowej na urządzenia mobilne. Skanowane (tylko przez strony) są wyłącznie dowody wytworzone wcześniej w formie tradycyjnej, a ich oryginały składane do fizycznych akt dowodowych wyłącznie na żądanie sądu (na wniosek drugiej strony lub z urzędu).

Pisma są wprowadzone do systemu wyłącznie przez ich autora (strony i sąd). „Akta” tworzą się automatycznie same, a każdy uczestnik postępowania ma do nich pełny dostęp z dowolnego miejsca na Ziemi. Sędzia, adwokat, radca prawny, strona uzyskuje po zalogowaniu pełny dostęp do wszystkich spraw (strony i pełnomocnicy bez wnioskowania o dostęp do sprawy, jak dzieje się to obecnie).

Złożenie pozwu polega wyłącznie na wypełnieniu rubryk. W przypadku stałych użytkowników część z nich wypełnia się automatycznie danymi z konta. Brak wymaganych danych (braki formalne) uniemożliwia wysłanie pisma. Żądania powtarzalne, jak koszty czy odsetki ustawowe za opóźnienie, zaznacza się dla ułatwienia jako proponowaną opcję.

Chociaż spotkałoby się to z krytyką, warto pomyśleć o ograniczeniu objętości formularza pisma do 20 tys. znaków (dwukrotności tego tekstu). Bez przymusu nie daje się bowiem okiełznać twórczości prawników tworzących pisma procesowe na kilogramy. Uiszczenie opłaty ustalonej przez system następuje wyłącznie elektronicznie (kartą kredytową, przelewem elektronicznym lub kodem wygenerowanym w automacie w sądzie). Bez opłaty lub poprawnie wypełnionego wniosku o zwolnienie od kosztów sądowych system nie pozwala wysłać pisma podlegającego opłacie. Adresy wszystkich osób (stron, świadków) umieszczone są w odrębnych rubrykach, a przy wyznaczaniu rozprawy sędzia klika z listy, kogo chce wezwać na dane posiedzenie.

W części sądowej zostaje zaimplementowany system automatycznego losowego przydziału spraw (SLPS). Po poprawnym złożeniu sprawa jest przydzielana i natychmiast pojawia się na koncie sędziego. Doręczenie odpisu pozwu odbywa się jednym kliknięciem (zwroty pozwu ograniczają się w zasadzie do niejasnego oznaczenia żądania w nielicznych sprawach).

Osobom pozwanym, które nie wydały zgody blankietowej na doręczenia elektroniczne, system wysyła dokumenty elektronicznie do podmiotu obsługującego aktualnie doręczanie korespondencji i generuje elektroniczne potwierdzenie odbioru, identycznie dzieje się z wezwaniami kierowanymi do świadków.

Każdy, kto zaloguje się do aplikacji sądowej, ma jednak dostęp do wszystkich procesów sądowych, w których kiedykolwiek uczestniczył jako strona, nawet jeśli przeoczył wcześniej jakieś pisma do niego wysłane. Po doręczeniu pozwu swoje pisma pozwany składa wyłącznie elektronicznie.

Długa lista możliwych korzyści

Sędzia na swoim koncie ma w każdej chwili dostęp do każdego dokumentu z każdej sprawy kiedykolwiek będącej w jego referacie, system przypomina o każdym upływającym terminie np. na sporządzenie uzasadnienia lub opracowanie opinii przez biegłego, braku zwrotki od świadka itp. Wszystko odbywa się bezobsługowo.

Pracownicy sądów nie wprowadzają jakichkolwiek danych, do repertoriów, SLPS, statystyk. Czytelnie akt służą tylko do przejrzenia fizycznych dokumentów w sporadycznie występujących aktach dowodowych. Sekretariaty są odciążone w stopniu dotąd niespotykanym, transkrypcje na wniosek są niepotrzebne, podobnie jak wydawanie jakichkolwiek dokumentów z akt (poza fizycznymi dowodowymi). Przy wyznaczaniu terminu system automatycznie raportuje kolizję terminów każdego pełnomocnika. Ugoda zawarta na rozprawie zdalnej jest opatrzona elektronicznymi podpisami stron. Klauzula wykonalności wydawana jest tylko elektronicznie. Organ egzekucyjny uzyskuje dostęp do akt w zakresie tytułu wykonawczego oraz np. dat doręczenia orzeczeń, a w systemie pojawiają się informacje o każdym postępowaniu egzekucyjnym prowadzonym na podstawie wygenerowanego tytułu wykonawczego. Biegli informacje o zleceniu wydania opinii odczytują na swoim koncie i mają natychmiast dostęp „akt” bez wstrzymania postępowania. Do sądu II instancji środek odwoławczy wpływa automatycznie i także tu system po prawidłowym złożeniu apelacji zaraz przydziela sprawę. Każdy inny sąd uzyskuje natychmiastowy dostęp do potrzebnych „akt sprawy” w całości lub w stosownym zakresie po udzieleniu elektronicznie zezwolenia przez sąd prowadzący sprawę. Koszty procesu wylicza się automatycznie, wprowadzając zadane parametry, zlikwidowany jest problem nierozliczonych zaliczek itp. Postanowienia o wynagrodzeniach biegłych, pełnomocników z urzędu z automatu online trafiają do księgowości sądu.

Pełnomocnik może z kolei ustawiać powiadomienia w aplikacji lub mailem o wszystkich zdarzeniach (bez logowania na konto), o upływających terminach na złożenie środków odwoławczych, wszystkich wezwaniach sądu, wprowadza daty planowanego urlopu itp.

Każdy użytkownik ma niemożliwy do osiągnięcia w tradycyjnych aktach dostęp do: pism procesowych, dowodów (wszystko jasno opisane w sposób, który wymusi system), orzeczeń i zarządzeń, (w tym możliwość ich przeszukiwania z pomocą różnych filtrów), nagrań rozpraw i odsłuchania ich bezpośrednio w Aplikacji Sądowej, automatycznej transkrypcji wszystkich protokołów i wygłoszonych ustnych uzasadnień na identycznej zasadzie jak możliwe jest to dziś w każdym smartfonie.

Wbudowanie do aplikacji sądowej asystenta głosowego, który odpowie na pytania dotyczące spraw, mijających terminów czy pilnych zadań do wykonania, wydaje się też proste, skoro funkcjonuje powszechnie w aplikacjach bankowych czy sklepowych. Pierwszorzędne znaczenie ma jednak przyjazna, wymagająca minimum interakcji użytkownika, obsługa.

Co z osobami wykluczonymi cyfrowo

Podstawowym stawianym zarzutem będzie utrudniony dostęp do sądów osób wykluczonych cyfrowo. Rozwiązaniem jest przyznawanie (ewentualnie na podstawie dodatkowej nowej podstawy) pełnomocnika z urzędu, pomoc przy składaniu pism w punktach nieodpłatnej pomocy prawnej, gdzie przebywają prawnicy sowicie wynagradzani często za samą obecność, rozbudowanie biur obsługi interesanta w sądach, stworzenie dedykowanej infolinii, czatu (z wykorzystaniem AI).

Upowszechnienie wiedzy o aplikacji sądowej przed jej wprowadzeniem dałoby z kolei możliwość ustawienia w niej przez szerokie grono osób powiadomień (na e-mail lub SMS) o wszystkich potencjalnych sprawach, a równoczesne wyrażenie zgody na doręczenie w aplikacji eliminowałoby konieczność pierwszego doręczenia papierowego w każdej sprawie na przyszłość.

Osoby stykające się z rzeczywistością sądową Anno Domini 2024 mogą powyższe rozważania potraktować jako konspekt opowiadania SF, ale w rzeczywistości zadanie nie wydaje się trudniejsze niż stworzenie aplikacji bankowych z górnej półki, z których korzystamy na co dzień.

Podstawa to żmudne opracowanie pełnego zestawu funkcjonalności oczekiwanego od oprogramowania przez wszystkich jego użytkowników, sędziów, profesjonalnych pełnomocników stron. Każda z tych grup ma swoje oczekiwania, a program powinien bezwzględnie uwzględniać je wszystkie i umożliwiać implementowanie stopniowo kolejnych potrzebnych modułów. Strona legislacyjna, odnośnie do zmian k.p.c., to minimalny wysiłek: korekta może kilku artykułów (np. ograniczenie objętości pism).