Rz: 1 września wchodzą w życie duże zmiany odnośnie pisemnego potwierdzania pracownikom zawarcia umów o pracę. Czy pracodawca może w świetle nowej regulacji potwierdzić zawarcie umowy o pracę z wyprzedzeniem, np. wysyłając pismo pocztą kilka dni wcześniej?
dr Patrycja Zawirska radca prawny, partner K&L Gates: Szef musi wykonać swój obowiązek najpóźniej bezpośrednio przed dopuszczeniem zatrudnionego do pracy. Jest to moment graniczny, a więc można to zrobić wcześniej. Przykładowo, strony ustaliły bez zachowania formy pisemnej wszystkie podstawowe warunki pracy, która ma rozpocząć się od pierwszego dnia następnego miesiąca. Pracodawca chciałby podpisać umowę o pracę tego dnia, lecz fizycznie będzie to możliwe dopiero o 9 rano, podczas gdy zatrudniony ma się zjawić w firmie o godzinie 8. W takiej sytuacji pracodawca może dostarczyć informację, o której mowa w nowelizacji, np. kilka dni przed rozpoczęciem pracy. Pojawia się jednak pytanie o sens takiego działania. Potwierdzenie ma określać strony i rodzaj umowy oraz jej warunki. Musi je podpisać osoba upoważniona do działania w imieniu podmiotu zatrudniającego. Niejednokrotnie lepiej będzie od razu podpisać umowę o pracę z datą przyszłą. Inny problem dotyczy wysyłki pocztą. Zatrudniony może nie odbierać listu. Dopiero zaś dwukrotne awizowanie tworzy domniemanie skutecznego doręczenia. W praktyce rozwiązaniem zdecydowanie rekomendowanym jest przekazywanie wszelkiego rodzaju dokumentacji pracowniczej osobiście, za potwierdzeniem odbioru.
Czy w związku z tym można wysłać potwierdzenie faxem albo mailowo?
Zgodnie z nowym brzmieniem art. 781 kodeksu cywilnego można przesyłać oświadczenia woli opatrzone specjalnym bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Poinformowanie mailem, spełniającym te wymogi, będzie więc w pełni skuteczne, pod warunkiem, że otrzymamy zwrotne potwierdzenie otwarcia wiadomości przez system. Co do faxu – nie wchodzi on w rachubę.
Czy wystarczające jest przygotowanie jakiegoś szablonowego potwierdzenia, wręczanego np. danej grupie zawodowej pracowników?
