Nowe kanały zgłoszeń
Celem przedsiębiorców będzie adaptacja przepisów ustawy bez zakłócenia działalności operacyjnej. Pomimo że nowe wymogi wymagają wdrożenia bezprecedensowego procesu rozpatrywania zgłoszeń, mogą zostać zaimplementowane stosunkowo bezboleśnie. Kluczowe będzie wyznaczenie kanałów, za pośrednictwem których można dokonać zgłoszenia oraz zaangażowanie w proces ich wyjaśniania ekspertów merytorycznych. Aby prawidłowo rozpoznać zgłoszenie, a następnie podjąć adekwatne działania, zespół powinien posiadać kompetencje nie tylko prawne, ale również z zakresu analizy danych czy psychologii. Kanały z kolei powinny ułatwiać pracę osób odpowiedzialnych za weryfikację zgłoszeń na przykład poprzez przypominanie o zbliżających się terminach czy zapewnieniu zgodności z wymogami ustawy odnośnie do kwestii RODO.
Prawidłowe wdrożenie mechanizmów ochrony sygnalistów należy traktować jako wsparcie kompleksowego systemu zarządzania ryzykiem w organizacji. Jak wynika z Report To The Nations 2020 ACFE, globalnego badania na temat oszustw i nadużyć pracowniczych dzięki skutecznym systemom raportowania nadużyć, firmy wykrywają nieprawidłowości o 33 proc. szybciej, a straty są o 49 proc. niższe.
Odwlekane decyzji nie będzie korzystne. Przedsiębiorcy działający wbrew ustawie poprzez np. niewdrożenie systemu zgłaszania nieprawidłowości, utrudnianie zgłoszeń czy naruszanie obowiązku zachowania poufności będą ryzykowali grzywną, karą ograniczenia lub pozbawienia wolności do lat trzech.
Anonimowo, czy nie?
Jednym z obszarów, których nie zdefiniowała ani dyrektywa, ani projekt ustawy, pozostaje kwestia anonimowości. Ostateczne podejście do tego zagadnienia pozostaje w gestii przedsiębiorców. Mogą oni odrzucić możliwość przyjmowania zgłoszeń anonimowych, ale muszą liczyć się z tym, że potencjalni sygnaliści zniechęceni obowiązkiem ujawnienia swojej tożsamości, będą zgłaszać swoje obserwacje poza spółką. Jednocześnie instytucje publiczne będą zobowiązane do przyjmowania takich zgłoszeń. Rozwiązanie zaproponowane przez regulatora może być interpretowane jako ukłon w stronę pracodawców, którym trudno chronić anonimowego sygnalistę, jednak z drugiej strony, może prowadzić do sytuacji, działającej na niekorzyść przedsiębiorców, przekierowując sygnalistów poza organizację.
Polski biznes aktualnie nie jest wystarczająco przygotowany do wdrożenia wymogów dyrektywy, a tym bardziej projektowanych zmian w polskich przepisach. Pomimo iż 89 proc. firm w Polsce, które w pierwszej kolejności będą zobowiązane wdrożyć nowe przepisy, wierzy, że dyrektywa sprzyja ich biznesowi, jedynie 9 proc. deklaruje pełną gotowość operacyjną. W rzeczywistości, jak wynika z badania EY Czas na ochronę sygnalistów, wśród 150 badanych spółek, żadna nie wdrożyła pełnego standardu minimum dyrektywy. Co trzecia firma już we wrześniu pogodziła się z faktem, że nie zdąży z przygotowaniami do 17 grudnia 2021 r. Czasu, w przeciwieństwie do praktycznych działań, które muszą być podjęte natychmiastowo, nie pozostało wiele. W procesie wdrażania zmian pracodawcy muszą uwzględnić konsultacje ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników, ale przede wszystkim skutecznie przekazać pracownikom czytelne informacje dotyczące trybu dokonywania zgłoszeń.
Autorka jest menedżerem w dziale zarządzania ryzykiem nadużyć EY
