Czym się różni zarząd od zarządcy, a zarządca od administratora

[b]Zarząd, zarządca, administrator – często używamy tych pojęć zamiennie, gdy tymczasem każde z nich to osobny podmiot, który ma określoną rolę i obowiązki we wspólnocie mieszkaniowej. Wzajemne określenie relacji między tymi podmiotami jest ważne dla sprawnego funkcjonowania wspólnoty mieszkaniowej. [/b]

Wspólnota Mieszkaniowa musi posiadać organ uprawniony do jej reprezentacji i prowadzenia bieżących spraw nieruchomości. Chodzi o to, by miał kto zorganizować remont, odśnieżanie, podpisywać umowy na dostawę mediów, odbiór śmieci, zwoływać zebrania, organizować głosowania nad uchwałami, pilnować porządku domowego, odpowiadać w imieniu wspólnoty za naprawienie szkody, której ktoś doznał na nieruchomości itp. Takim organem jest albo zarząd albo zarządca - w zależności od wyboru sposobu zarządu przez daną wspólnotę.

[srodtytul]Własny zarząd to zwykle sąsiedzi[/srodtytul]

[link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=128489]Ustawa o własności lokali [/link]określa zarządcę jako podmiot, któremu powierzono zarząd nieruchomością wspólną, stąd sposób zarządu sprawowanego przez zarządcę określa się mianem „zarządu powierzonego” (w domyśle - na zewnątrz). Zarządcą może być osoba fizyczna (np. licencjonowany zarządca Jan Kowalski) lub prawna (np. miejski zakład gospodarowania nieruchomościami). Jeśli Wspólnota nie powierzyła zarządu podmiotowi zewnętrznemu, czyli nie wybrała zarządcy, to musi - aby sprawnie funkcjonować - wybrać zarząd, czyli organ składający się z jednej lub kilku osób, wyłącznie fizycznych, z grona właścicieli lokali lub spoza wspólnoty. Taki model określa się mianem „zarządu własnego", bo nie powierzonego podmiotowi trzeciemu.

[srodtytul]Tam, gdzie zarząd nie potrzeba już zarządcy[/srodtytul]

Jeśli właściciele lokali powołali zarządcę, to nie wybierają już zarządu. Jeśli wybrali zarząd, to nie wybierają już zarządcy. Obie formy zarządu mają ten sam cel - skuteczną reprezentację wspólnoty mieszkaniowej na zewnątrz i kierowanie sprawami wspólnoty. Zarządcą zazwyczaj jest firma zajmująca się zarządzaniem nieruchomościami, natomiast członkami zarządu są zazwyczaj osoby, które nie trudnią się zawodowo zarządzaniem nieruchomościami. Zarząd własny jest wybierany w drodze zwykłej uchwały właścicieli lokali, natomiast zarząd powierzony musi być wybrany albo w drodze umowy wszystkich właścicieli lokali albo uchwały protokołowanej przez notariusza.

W sytuacji, gdy Wspólnota wybrała model zarządu własnego, jej organ - zarząd wspólnoty - zazwyczaj decyduje się na podjęcie współpracy z firmą, która będzie pełnić we wspólnocie funkcję administratora nieruchomości. Administrator będzie wykonywał tylko takie obowiązki, jakie zleci mu zarząd wspólnoty. Chodzi np. o zbieranie opłat na utrzymanie nieruchomości wspólnej, utrzymywanie porządku na posesji, przeprowadzanie napraw, nadzór nad prowadzeniem prac remontowych. Umowa o administrowanie nieruchomością może być zawarta na podstawie przepisów kodeksu cywilnego o zleceniu, a podpisują ją z jednej strony zarząd wspólnoty, a z drugiej - wyłącznie osoba posiadająca tytuł zawodowy (licencję) zarządcy nieruchomości lub przedsiębiorca prowadzący działalność z zakresu zarządzania nieruchomościami i zatrudniający licencjonowanego zarządcę nieruchomości. Tutaj zarządcę nieruchomości rozumiemy jako zawód, a nie organ wspólnoty.

[srodtytul]Administrator musi mieć licencję [/srodtytul]

Sąd Najwyższy stwierdził bowiem, że nieważna jest umowa o zarządzanie nieruchomością - w rozumieniu [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=175872]ustawy o gospodarce nieruchomościami[/link] - zawarta przez osobę nieposiadającą licencji zawodowej (uchwała SN z 17 lipca 2007 r., sygn. III CZP 69/07). Ustawa o gospodarce nieruchomościami definiuje zarządzanie nieruchomościami także jako bieżące administrowanie nieruchomością (art. 185 ust 1 pkt. 4), stąd łatwo wywieść, że umowę o administrowanie mogą zawierać tylko licencjonowani zarządcy nieruchomości. Umowa taka powinna wskazywać zarządcę nieruchomości odpowiedzialnego zawodowo za jej wykonanie oraz oświadczenie o posiadanym ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z wykonywaniem czynności zarządzania.

[srodtytul] Odpowiedzialność zarządcy z licencją [/srodtytul]

Zarządca nieruchomości to tytuł zawodowy, którym mogą się posługiwać wyłącznie osoby fizyczne wpisane do centralnego rejestru zarządców nieruchomości prowadzonego przez Ministerstwo Infrastruktury. Zarządca odpowiada zawodowo za swoje czynności - może być pociągnięty do odpowiedzialności zawodowej przez Komisję Odpowiedzialności Zawodowej działającą przy Ministerstwie Infrastruktury.

Działalność w zakresie zarządzania nieruchomościami mogą prowadzić wyłącznie przedsiębiorcy, którzy zatrudniają zarządców nieruchomości lub sami posiadają taki tytuł zawodowy. Działalnością zawodową nie jest jednak zasiadanie w zarządzie wspólnoty mieszkaniowej. Dlatego nie jest wymagana licencja zarządcy nieruchomości od członków zarządów wspólnot mieszkaniowych, nawet jeśli nie mają oni prawa własności lokalu w danej wspólnocie.

Jeśli jednak osoba, która nie posiada licencji zasiada w zarządcach wielu wspólnot mieszkaniowych, a wynagrodzenie z tego tytułu jest głównym źródłem dochodu dla tej osoby, powstaje pytanie czy taka osoba nie zajmuje się zawodowo zarządzaniem nieruchomościami i nie powinna z tego tytułu posiadać licencji zarządcy. Art. 190 ustawy o gospodarce nieruchomościami stanowi, że przepisów o licencjach zawodowych nie stosuje się do zarządzania nieruchomościami bezpośrednio przez ich właścicieli lub użytkowników wieczystych. Bezpośrednim zarządzaniem jest właśnie powołanie własnego zarządu wspólnoty mieszkaniowej, stąd członkowie nie są zobligowani do spełnienia wymogów jakie przepisy stawiają zawodowym zarządcom nieruchomości.

Zasiadanie w zarządach wspólnot, choćby wielu, ma charakter działalności, którą [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=346580]ustawa o podatku dochodowych od osób fizycznych[/link] definiuje jako przychody z działalności wykonywanej osobiście (art. 10 ust. 1 pkt 2 i art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Tak więc członkowie zarządu wspólnoty mieszkaniowej otrzymują wynagrodzenie nie za profesjonalną obsługę nieruchomości, do której mogą wynająć administratora, a za cechy osobiste (np. dobre pomysły), które służą wspólnocie mieszkaniowej.

[srodtytul]Z administratorem lub bez[/srodtytul]

Zarząd wspólnoty może też samodzielnie zarządzać nieruchomością bez pomocy administratora – zawodowego zarządcy nieruchomości. Takie przypadki nie są jednak częste z racji odpowiedzialności za stan nieruchomości.

Wybór administratora wspólnoty mieszkaniowej uważa się w praktyce za czynność przekraczającą zwykły zarząd, dlatego umowę z administratorem zarząd podpisuje na podstawie uchwały wspólnoty. Niektóre zarządy uznają wybór administratora za czynność zwykłego zarządu i samodzielnie podpisują umowę o administrowanie uznając, iż to i tak zarząd odpowiada „politycznie” za stan spraw we wspólnocie. Większość zarządów nie chce jednak dokonywać tej czynności samodzielnie by nie wzbudzać podejrzeń o kryteria wyboru firmy administrującej. Wspólnota może, jeśli uzna to za właściwe, w uchwale o wyborze zarządu wspólnoty upoważnić zarząd do podpisania umowy o administrowanie nieruchomością.

[srodtytul] Pilnuj zarządu i zarządcy[/srodtytul]

Ustawa o własności lokali określa ogólne ramy funkcjonowania zarządu: zarząd może być jedno- lub kilkuosobowy, oświadczenia woli za wspólnotę składa przynajmniej dwóch członków. Jednak w sytuacji, gdy zarząd liczy np. siedmiu członków, zapisy ustawy mogą nie wystarczyć. Warto wówczas doprecyzować, czy zarząd składa oświadczenia woli większością głosów, czy tak, jak chce ustawa. Może dojść bowiem do sytuacji, że dwóch członków złoży za wspólnotę oświadczenie sprzeczne z oświadczeniem innych dwóch członków. Warto także ustalić, czy zarząd wybiera przewodniczącego zarządu czy nie, kto organizuje prace zarządu (zwoływanie posiedzeń), czy członkowie zarządu otrzymują wynagrodzenie czy nie, oraz czy w przypadku odwołania zarządu lub rezygnacji sprawuje on swoje funkcje do wyboru nowego zarządu czy nie. Wspólnoty często borykają się z problemem skutecznej reprezentacji po odwołaniu lub rezygnacji członków zarządu. W uchwale o wyborze zarządu można również zapisać, kto ma prawo zwołać zebranie wspólnoty w przypadku odwołania zarządu lub braku reakcji na wniosek właścicieli o zwołanie zebrania. Warto zapisać także, że zarząd składa się określonej liczby osób (np. 5) po to, by nie było w przyszłości problemów z ustaleniem liczby członków zarządu. Właściciele powinni zdecydować także, czy zarząd może samodzielnie wybrać administratora czy też czynność tę powinna zatwierdzić Wspólnota w uchwale.

Prawo kontroli działalności zarządu jak i zarządcy służy każdemu właścicielowi lokalu. Tak stanowi ustawa o własności lokali. Stąd każdy właściciel może żądać do przeglądu wszystkich dokumentów wspólnoty mieszkaniowej (umów, faktur, wyciągów bankowych). Więc nawet, gdy zarząd sprawuje zarządca, właściciele mogą sprawdzać wszystkie jego działania i dokumenty. Warto o tym pamiętać, gdyż często argumentem na rzecz powołania zarządu własnego jest właśnie kontrola działań zarządcy. Zarząd ani zarządca nie mogą odmówić dostępu do dokumentacji wspólnoty mieszkaniowej, Wspólnota może jednak określić zasady jej przetwarzania.

[srodtytul]Nieruchomość w dobre ręce[/srodtytul]

Jeśli Wspólnota zdecyduje się zarząd własny, warto wybrać do zarządu osoby aktywne i dysponujące pomysłem na swoją w nim rolę. Nie jest dobrym wyjściem wybór członków zarządu „z łapanki”, gdyż taki zarząd może stać się problemem dla wspólnoty. Należy też jasno określić oczekiwania wobec członków zarządu oraz ustalić kwotę ich wynagrodzenia, gdyż społecznikowski zapał często gaśnie przy konieczności poniesienia wydatków związanych z transportem czy telefonami.

Sukces instytucji wspólnoty mieszkaniowej w ciągu 15 lat jej funkcjonowania w dużej mierze opierał się na sprawnych zarządach właścicielskich, które przejmując gospodarzenie budynkiem konsekwentnie realizowały plany remontowe i oszczędnościowe mobilizując mieszkańców do aktywności na rzecz wspólnoty, o którą wciąż nie jest łatwo.

[srodtytul][i]Seweryn Chwałek[/i][/srodtytul]

[ramka][srodtytul]Kto jest kim we wspólnocie[/srodtytul]

[b]Zarząd wspólnoty[/b] – organ wykonujący z woli członków wspólnoty zarząd nieruchomością wspólną, czyli ogół czynności związanych z jej utrzymaniem. Zarząd kieruje sprawami wspólnoty mieszkaniowej i reprezentuje ją na zewnątrz oraz w stosunkach między wspólnotą a poszczególnymi właścicielami lokali.

[b]Zarządca wspólnoty[/b] – osoba fizyczna lub prawna, która może wykonywać zarząd nieruchomością wspólną. Jeśli jest to przedsiębiorca (osoba fizyczna lub prawna) to musi posiadać tytuł zawodowy zarządcy nieruchomości (licencję), lub zatrudniać licencjonowanych zarządców.

[b]Administrator wspólnoty[/b] - osoba lub firma wykonująca na zlecenie zarządu wspólnoty czynności polegające na bieżącym utrzymaniu nieruchomości. Administratorem może być tylko licencjonowany zarządca nieruchomości[/ramka]

[ramka] [srodtytul]Modele zarządzania nieruchomością wspólną w skrócie[/srodtytul]

[b]Zarząd właścicielski[/b]

Sprawuje go jedna lub kilka osób (np. właścicieli lokali) wybranych w drodze uchwały przez właścicieli lokali. Mogą one same administrować nieruchomością albo zlecić administrowanie licencjonowanemu zarządcy (osobie lub firmie), jeśli tak postanowi wspólnota.

[b]Zarząd powierzony[/b]