Kompetencja notariusza przy poświadczaniu dokumentów i spisywaniu protokołów zgromadzeń organów spółek

Ostateczne otwarcie zawodów prawniczych spowodowało niepohamowany napływ świeżej krwi do zawodów prawniczych. Deregulacja to jednak nie wszystko. Towarzyszy jej niesłabnący wzrost tempa obrotu gospodarczego oraz cyfryzacja, sukcesywnie opanowująca kolejne rejestry urzędowe (Centralną Informację Ksiąg Wieczystych, Krajowy Rejestr Sądowy, rejestr testamentów itd.), postępowania sądowe i administracyjne oraz niektóre dokumenty, co do których ustawodawca dotychczas zastrzegał formę szczególną.

Za zmianami tymi starają się podążać radcowie prawni i adwokaci, którzy w obliczu niczym nieskrępowanej konkurencji dostosowują standardy świadczonych usług do coraz bardziej wygórowanych oczekiwań klienta. Jeden z trzech dominujących wolnych zawodów prawniczych – zawód notariusza – z pewnością cechuje się szczególną rolą, gdyż jako jedyny otrzymał przymiot bezstronnego funkcjonariusza publicznego mającego kompetencję do dokonywania czynności urzędowych, w tym wydawania dokumentów urzędowych. Niestety, czynności te kojarzą się dużej części społeczeństwa z niepotrzebną biurokracją. Potrzeba udziału notariusza nadal jednak istnieje, zarówno w profesjonalnym obrocie gospodarczym, jak i w bieżących sprawach życia codziennego.

Przymiot bezstronności

Ile razy słyszymy: ten dokument musi być złożony w oryginale, a następnie udajemy się do notariusza? Czynność poświadczenia dokumentu za zgodność z oryginałem dotyczy wielu dziedzin życia. Świadectwo dojrzałości przed składaniem aplikacji na uczelnię wyższą, zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu podatków przy zgłaszaniu chęci udziału w przetargu czy oryginał dokumentu jako dowód w sprawie sądowej to tylko niektóre z przykładów. Czynności o tzw. charakterze poświadczeniowym, wyglądające na pierwszy rzut oka banalnie, kryją w sobie specyfikę wartą opisania.

Doniosłość czynności notarialnych jest szczególnie związana z przymiotem bezstronności notariusza. Immanentną cechą tych czynności jest bowiem ich samodzielne dokonywanie. Poświadczając dokument za zgodność z oryginałem lub stwierdzając datę jego okazania, notariusz bierze na siebie odpowiedzialność za autentyczność okoliczności stwierdzanej urzędowo. Niezwiązany z interesem żadnej ze stron, pełni funkcję prewencji jurysdykcyjnej – zapobiega wprowadzeniu do obrotu dokumentów zdublowanych, sfałszowanych lub celowo antydatowanych (przy nadaniu tzw. daty pewnej). Istnieje wiele dokumentów o mniejszym znaczeniu, nie wydaje się jednak, że zmiany o charakterze liberalnym powinny iść w kierunku ograniczeniu kompetencji notariusza. Słuszniejszym rozwiązaniem byłaby modyfikacja prawa materialnego oraz tworzenie nowych rejestrów (np. rejestru pełnomocnictw), ich doskonalenie oraz przyspieszenie dokonywania wpisów. Pomimo postępującej cyfryzacji gros dokumentów w obrocie gospodarczym nadal ma formę pisemną, której weryfikacja autentyczności jest utrudniona. Dopóki ucieleśniają one interesy, które często bywają sprzeczne, kompetencja do dokonywania związanych z nimi czynności urzędowych przysługiwać będzie notariuszowi jako przedstawicielowi zawodu bezstronnemu z definicji.

Dokument urzędowy

Zgodnie z art. 104 § 1 ustawy – Prawo o notariacie notariusz spisuje protokoły walnych zgromadzeń m.in. spółek w przypadkach przewidzianych prawem. Takie przypadki określa m.in. art. 255 § 3 i art. 421 § 1 kodeksu spółek handlowych, zgodnie z którymi  uchwały wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w sprawie zmiany umowy spółki oraz uchwały walnego zgromadzenia spółki akcyjnej powinny być umieszczone w protokole w formie aktu notarialnego sporządzonego przez notariusza. Dlaczego tak ważny jest udział notariusza w spisywaniu wyżej wymienionych protokołów? Czy to, że protokół taki spisuje notariusz, ma jakiekolwiek znaczenie dla spółki, wspólników, akcjonariuszy, osób trzecich?

Przez spisanie protokołu zgromadzenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością czy spółki akcyjnej notariusz nadaje protokołowi moc dokumentu urzędowego, a zgodnie z art. 244 kodeksu postępowania cywilnego dokument urzędowy stanowi dowód tego, co zostało w nim urzędowo stwierdzone; korzysta z dwóch domniemań: autentyczności i zgodności z prawdą tego, co zostało w nim stwierdzone. Idąc dalej, zgodnie z art. 104 § 4 ustawy – Prawo o notariacie protokoły mają formę aktu notarialnego, co oznacza, że przy ich spisywaniu co do zasady należy stosować wszelkie przepisy o formie aktu notarialnego. Notariusz musi więc określić w nim datę i miejsce spisania protokołu, a nadto, zgodnie art. 85 prawa o notariacie w zw. z art. 104 § 2, stwierdzić tożsamość przewodniczącego zgromadzenia. Działając jako osoba zaufania publicznego, notariusz odpowiada na płaszczyźnie dyscyplinarnej i karnej za autentyczność wszystkich stwierdzonych faktów mających znaczenie prawne. Na podstawie prawidłowo spisanego przez notariusza protokołu można bez jakichkolwiek wątpliwości stwierdzić, czy i kiedy uchwała została powzięta, w jakim głosowaniu, jaką większością głosów itp.

Funkcjonariusz publiczny

Szczególna rola rejenta przy spisywaniu protokołów pojawia się przy stwierdzaniu okoliczności mających znaczenie prawne dla podmiotów będących w konflikcie interesów. Notariusz działa jako funkcjonariusz publiczny, który z tytułu swojej bezstronności i obiektywności korzysta ze specjalnej ochrony przysługującej takiemu podmiotowi. Dzięki tej pozycji ustrojowej notariusz nie ulega naciskowi w zakresie treści protokołu, swoją obecnością uniemożliwia tworzenie fikcji i stosowanie manipulacji faktami. Z technicznego punktu widzenia protokół notarialny podpisuje przewodniczący w obecności notariusza, co uniemożliwia jego późniejszą modyfikację. Następnie oryginał protokołu umieszczany jest w archiwum kancelarii na dziesięć lat, by ostatecznie trafić do archiwum sądowego.

Z powyższego wynika, że kompetencja dokonywania czynności notarialnego poświadczenia dokumentów oraz spisywania protokołów zgromadzeń organów spółek prawa handlowego przysługująca notariuszowi wynika wprost z ich specyfiki.

Autorzy są warszawskimi notariuszami