To był bardzo dobry rok dla operatorów elastycznych powierzchni biurowych – uważa Jarosław Pilch, dyrektor działu powierzchni biurowych (reprezentacja najemcy) w firmie Savills i szef Workthere.pl (platformy – wyszukiwarki takich powierzchni). – Ten rodzaj najmu zadomowił się w Polsce. Chce z niego korzystać coraz więcej firm – mówi. – Duże korporacje traktują elastyczne biura jak uzupełnienie zasobów wynajmowanych w tradycyjny sposób. Mniejsze firmy lub debiutanci na rynku – jako swoją jedyną siedzibę, przynajmniej do czasu osiągnięcia odpowiedniej skali działalności i przejścia na najem długoterminowy.

Badanie rynku

Z elastycznych biur korzysta wiele branż. – Otwarte na nie są szczególnie firmy technologiczne, np. deweloperzy oprogramowania, a także firmy dopiero wchodzące do Polski. Mogą otworzyć oddział niemal z dnia na dzień, a później, wraz ze wzrostem zatrudnienia, konsekwentnie go powiększać – tłumaczy dyr. Pilch.

Savills podaje, że w 2021 r. przybyło w Polsce prawie 35 tys. mkw. elastycznej powierzchni (to biura, które otworzyły się w minionych 12 miesiącach). – Najwięcej (9,6 tys. mkw.) przybyło ich w stolicy, gdzie otwarto m.in. Spaces w Koneserze i trzy mycowork firmy Immofinanz – wskazuje dyrektor z Savillsa. W Gdańsku (ok. 8,6 tys. mkw.) otwarto m.in. Spaces w Wave, Quickwork w Palio Office Park, Neon Flex w Alchemii i Chillispaces w Argonie. Quickwork otworzył się także w Krakowie, CitySpace w Katowicach i Wrocławiu, New Work w Łodzi, a Chillispaces w Bydgoszczy.

W sumie w Warszawie jest 174,9 tys. mkw. elastycznych biur, w Krakowie – 44,8 tys.. we Wrocławiu – 26,4 tys. tys., 13,1 tys., w Łodzi – 11,6 tys., w Katowicach – 7,8 tys., a w Poznaniu – 5,9 tys. mkw.

Dyrektor Pilch ocenia, że napływ nowych operatorów nieco wyhamował, a ekspansja tych obecnych skupiła się na rynkach regionalnych. – W 2021 r. rozwijali się zarówno operatorzy skupieni wyłącznie na powierzchniach flex, jak i marki będące własnością deweloperów tradycyjnych biur – zauważa. – Jest kilku nowych graczy, którzy badają nasz rynek. Robią to jednak dość ostrożnie, mając świadomość silnej pozycji liderów tego sektora w wielu miastach.

Tomasz Węglarz, ekspert firmy Biuro na Miarę, podkreśla, że firmy nawet w ostatnich dniach roku nie zwalniają tempa wynajmu biur all inclusive. – Relokacje, powiększenia, konsolidacje. Wszystkie te transakcje dzieją się tu i teraz – mówi. Zdaniem Tomasza Węglarza prognozy są obiecujące. Obecni w Polsce operatorzy będą prowadzić ekspansję w całej Polsce. – Ci, którzy układają biznesplan, bazując na efekcie skali, będą zmuszeni do zawierania nowych umów najmu w budynkach wszystkich klas – uważa. - Gospodarka jednak nie jest "sprzyjająca", ceny materiałów wykończeniowych wciąż idą w górę, co wpłynie na budżety na aranżację nowych centrów, a w efekcie może się przełożyć się na odbiorcę tego produktu - najemców biurowych.

Jarosław Pilch ocenia, że w 2022 r. możemy być świadkami dalszej weryfikacji portfeli nieruchomości przez największych operatorów, którzy mogą wychodzić z nierentownych lokalizacji. – Być może jednak pierwszy raz od dłuższego czasu zobaczymy też nowe otwarcia w Warszawie – mówi. – Stołeczny rynek w ostatnich miesiącach sprawiał wrażenie nasyconego, ale wobec bardzo dużego obłożenia w najlepszych lokalizacjach możemy się spodziewać kolejnej fali ekspansji operatorów.

Luki i rewolucja

Hubert Abt, dyrektor generalny New Work i workcloud24, uważa, że ten rok dla operatorów biur był trudny. Klienci korporacyjni jeszcze nie wrócili, swoje zrobił lockdown. – Ok. 20 proc. miejsc coworkingowych i operatorów elastycznych albo już zniknęło z rynku, albo jest przed taką decyzją. Firmom obsługującym jedną lokalizację kończą się środki na jej utrzymanie, a nie mają dostępu do rynków kapitałowych – tłumaczy. – Według badania DESKMAG liczba nierentownych centrów biurowych wzrosła od 2019 r. o 300 proc. Ta rewolucja sprawiła, że przestrzeń dla operatorów wielu lokalizacji, takich jak New Work, może wypełnić luki pozostawione przez małych graczy i przyciągnąć najemców poszukujących wysokiej klasy powierzchni na elastycznych warunkach. New Work w I połowie roku skupił się na na transformacji oferty ze „Space as an Office" na „Space as a Service". Chodzi o rozumienie biura nie jako przestrzeni, ale pełnowymiarowej usługi. Ważne były dla nas także projekty cyfrowe, takie jak e-kontrakty czy nasza aplikacja. Postawiliśmy również na wzmocnienie systemów i bezpieczeństwa IT. Całkowite obłożenie udało się nam zwiększyć z 50 proc. do 70 proc. Otworzyliśmy dwie nowe lokalizacje - w HiPiotrkowska w Łodzi i Science Park w Budapeszcie. Obie radzą sobie bardzo dobrze i już uzgodniliśmy rozbudowę obu centrów w 2022 roku. Jesteśmy zadowoleni z wyników, jakie osiągnęliśmy w tak trudnych warunkach.

Hubert Abt ocenia, że w dłuższej perspektywie biznes bardzo się rozwinie. – Prawie wszyscy właściciele obiektów biurowych rozmawiają o wdrożeniu opcji flex. To nieodwracalny trend. Udział powierzchni flex w rynku to dziś tylko ok. 3 proc., podczas gdy raporty JLL prognozują wzrost do ok. 30 proc. – wskazuje. – New Work jest gotowy stać się częścią tych zmian. Negocjujemy pięć nowych lokalizacji w Polsce. Chcemy je objąć najpóźniej do końca I kw. 2022 r.

Z kolei firma CitySpace, jak mówi Lisa Zettlin, dyrektor zarządzająca spółką, „konsekwentnie kontynuowała rozwój na rynkach regionalnych". – Pokładamy w nich wielką nadzieję. Otworzyliśmy największe elastyczne centrum biurowe na Górnym Śląsku – Face2Face w Katowicach oraz West 4 we Wrocławiu (to nasza trzecia lokalizacja w stolicy Dolnego Śląska) – wskazuje. – Dla naszej sieci to dodatkowo prawie 5 tys. mkw. i ponad 750 stanowisk pracy. Ten rok był dla nas czasem dynamicznego rozwoju. Patrzymy w przyszłość z optymizmem.

Lisa Zettlin mijający rok na rynku biur dzieli na dwie części. - Do okresu wakacyjnego przypominał ubiegły: duże firmy obserwowały rozwój wydarzeń, badały rynek, opracowywały nowe procedury i polityki wewnętrzne, także dotyczące kwestii pracy zdalnej. Wszystko to powodowało, że wstrzymywały się z decyzjami – mówi. - Zainteresowanie mniejszych organizacji, potrafiących szybciej i precyzyjniej określać swoje potrzeby oraz zwinniej reagować, utrzymywało się na stałym poziomie. Mniejsze firmy korzystały również z dobrych cen wynikających z większej podaży biur. Od czerwca widoczne jest ożywienie rynku. Traktujemy drugą połowę tego roku jako prognostyk. Warto zwrócić uwagę na to, jaki wpływ na odbudowywanie przychodów i obłożenie przestrzeni ma typ produktu. Nasze biura z mniejszymi gabinetami, zwłaszcza warszawskie, są de facto pełne i wracamy do poziomu cen sprzed pandemii. Lokalizacje południowe posiadają większe sektory, a te są uzależnione od dużego biznesu. Tam proces odbudowy rynku został przesunięty o trzy - cztery miesiące, co wynika z dłuższych procesów decyzyjnych klientów. Dopiero w ostatnich tygodniach obserwujemy owoce długotrwałych negocjacji. Coraz powszechniejszy staje się hybrydowy model pracy, co oznacza, że klienci mają zupełnie inne potrzeby niż przed pandemią. Cały rynek nieruchomości musiał na tę zmianę zareagować. Format biur elastycznych doskonale się w tych okolicznościach odnajduje - ocenia.

Dyrektor CitySpace podaje przykład. - Jeśli liczba pracowników w biurze często się zmienia, nawet z dnia na dzień, to firmie trudno oszacować, jak dużej powierzchni potrzebuje, co przekłada się na koszty – tłumaczy Lisa Zettlin. - W biurach elastycznych taka firma płaci za tyle miejsc, ile faktycznie zajmują jej pracownicy. Może dowolnie zmniejszyć lub zwiększyć liczbę stanowisk, w zależności od potrzeb, np. zgodnie z tempem rekrutacji. To rozwiązanie optymalne pod względem kosztów i bardzo wygodne organizacyjnie, zwłaszcza w kontekście pracy hybrydowej. Co również bardzo istotne dla wielu firm, czas umowy najmu biur elastycznych może być krótko-, średnio- lub długoterminowy, a nie jak w przypadku powierzchni tradycyjnych – jedynie długoterminowy, z umową podpisywaną zwykle na ok. pięć lat. Podkreślę, że biura elastyczne są świetnie przygotowane do pracy z dużą liczbą klientów. To jest nasza codzienność. Dlatego dobrze odnajdujemy się w dzisiejszych okolicznościach, kiedy w biurach pracuje więcej zespołów, ale o mniejszej liczbie pracowników. Nasi klienci to mix firm – od startupów po duże, międzynarodowe biznesy. Podsumowując, można powiedzieć, że sytuacja w większości biur wygląda dziś podobnie jak pod koniec 2019 roku. Upowszechnienie pracy hybrydowej nie wpływa na fakt, że biura są firmom potrzebne, a ludzie chcą w nich pracować. Poziom najmu wraca do tego, jaki notowaliśmy przed pandemią. Zainteresowanie klientów od drugiego kwartału tego roku utrzymuje się na stałym, wysokim poziomie.