Zgodnie z art. 186a ustawy o gospodarce nieruchomościami zarządca nieruchomości ma obowiązek przekazać gminie, na której terminie położona jest ta nieruchomość, wynikające z umów najmu dane dotyczące czynszów najmu lokali mieszkalnych położonych w zarządzanych przez niego budynkach. Dane te winny być powiązane z informacją o lokalizacji i wieku budynku, jego stanie technicznym oraz powierzchni użytkową lokalu, jego standardzie. Informacje te przekazuje się dwa razy do roku w terminach:
- za pierwsze półrocze – do końca lipca danego roku;
- za drugie półrocze – do końca stycznia roku następnego.
Sprawozdanie takie należy sporządzić według wzoru określonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia ministra infrastruktury z 27 grudnia 2007 r.
Na podstawie przedłożonych sprawozdań gmina sporządza zestawienie danych dotyczących czynszów najmu lokali mieszkalnych nienależących do publicznego zasobu mieszkaniowego. Tworząc takie zestawienie, gmina może również wykorzystać informacje uzyskane od właścicieli i lokatorów oraz od zrzeszających je organizacji. Można w nim uwzględnić również dane własne gminy.
