Jak powołać i odwołać zarząd wspólnoty mieszkaniowej

Wspólnota może powierzyć zarząd lub go wybrać. Są to dwa różne pojęcia i nie należy ich mylić.

W umowie notarialnej

Zarząd powierza się: w umowie notarialnej o ustanowieniu odrębnej własności lokali lub w innej umowie zawartej w formie aktu notarialnego (art. 18 ustawy o własności lokali).

Sposób zarządu w umowie ustanawiającej odrębną własność można określić m.in. w przypadku, gdy właściciel (np. gmina) sukcesywnie sprzedają lokale w swoim budynku. Z nabywcami lokali zawiera umowę o ustanowieniu odrębnej własności lokali. Pierwsza umowa przewiduje sposób sprawowania zarządu i odnosi on skutek do każdego kolejnego nabywcy lokalu.

Taki rodzaj zarządu spotyka się również w nowych budynkach wybudowanych przez dewelopera. Zwykle ustanawia się go na rok lub dwa lata. Sprawują go osoby zatrudniane przez dewelopera. Po upływie tego okresu właściciele zwykle z niego rezygnują, choć mogą to zrobić wcześniej, podejmując stosowną uchwałę protokołowaną przez notariusza (zgodnie z treścią art. 18 ust. 2a ustawy o własności lokali).

Uwaga!

Zarząd można powierzyć zarówno osobie fizycznej, jak i prawnej (np. spółdzielni mieszkaniowej, towarzystwu budownictwa społecznego).

Właściciele mogą także określić sposób zarządzania nieruchomością wspólną odmiennie, niż przewiduje ustawa o własności lokali. Pod jednym wszak warunkiem: muszą to zrobić w umowie zawartej w formie aktu notarialnego.

Tylko osoba fizyczna

Duże wspólnoty, które nie powierzyły zarządu, muszą go wybrać (art. 20 ust. 1 u.w.l.). Jest on jedno lub wieloosobowy i gospodaruje nieruchomością wspólną według przepisów rozdziału 4 ustawy o własności lokali. Członkiem zarządu może być tylko osoba fizyczna. Nie ma przy tym znaczenia, czy jest to jeden z właścicieli lokali, czy osoba spoza ich grona. Wybrany zarząd wspólnoty kieruje sprawami wspólnoty, reprezentuje właścicieli lokali na zewnątrz oraz w stosunkach między wspólnotą a poszczególnymi właścicielami. Działa również tak, jakby oni sami administrowali swoją nieruchomością.

Uwaga!

Członkowie wybranego zarządu nie muszą mieć licencji, chyba że zarządzają jeszcze innymi nieruchomościami i prowadzą w tym zakresie działalność gospodarczą. Wymóg licencji dotyczy bowiem osób fizycznych, które są profesjonalnymi zarządcami. Wprowadza go ustawa o gospodarce nieruchomościami.

Wybrany zarząd może zlecić innej osobie zarządzanie nieruchomością (w znaczeniu funkcjonalnym) na podstawie zawartej z tą osobą umowy w formie pisemnej.

Często te dwa rodzaje zarządów mylą się właścicielom. Zarząd nieruchomością w znaczeniu funkcjonalnym to czynności związane z bieżącą obsługą nieruchomości. Natomiast zarząd nieruchomości w znaczeniu podmiotowym to organ jednostki organizacyjnej, ułomnej osoby prawnej, jaką jest wspólnota mieszkaniowa.

Decydują wszyscy udziałowcy

W małych wspólnotach działających na podstawie przepisów kodeksu cywilnego – zarządzają nieruchomością wspólną bezpośrednio właściciele (bez zarządcy lub zarządu), chyba że zdecydowali się powierzyć zarząd w umowie notarialnej lub go wybrać.

Bezpośrednie sprawowanie zarządu nieruchomością wspólną to podejmowanie decyzji przez właścicieli oraz wykonywanie ich przez nich samych, co w praktyce może być trudne. Wyjściem z tej sytuacji może być znalezienie zarządcy i zawarcie z nim umowy zlecenia.

Rodzaje czynności

Zarząd nie ma pełnej swobody w podejmowaniu decyzji. W wielu sprawach musi pytać o zgodę właścicieli. Bez nich nie może ustalić np. wysokości zaliczki. Samodzielnie zarząd może podejmować tylko czynności zwykłego zarządu. Zalicza się do nich m.in.: zapewnienie dostaw mediów do nieruchomości, pośrednictwo w rozliczeniach między właścicielami oraz dostawcami mediów, realizacja uchwał wspólnoty, zwoływanie zebrań, organizowanie prac porządkowych, remontowych, prowadzenie konserwacji bieżącej nieruchomości. Natomiast wszelkie czynności przekraczające zwykły zarząd nie mogą być podjęte bez uprzedniej zgody właścicieli lokali (patrz ramka).

Większość właścicieli udziela też zarządowi pełnomocnictwa do zawierania umów (art. 22 ust 2 u.w.l.) dotyczących czynności przekraczających zwykły zarząd. W małej wspólnocie (do siedmiu lokali) każda ważna decyzja dotycząca nieruchomości wspólnej wymaga zgody wszystkich właścicieli lokali; a gdy są one mniejszej wagi (nie przekraczają zwykłego zarządu) – zgody większości. Liczy się ją udziałami w nieruchomości wspólnej.

Każdorazowo właściciele ustalają wysokość wynagrodzenia zarządu uchwałą. Jeżeli takiej uchwały nie ma, to właściciele mogą odmówić wypłaty wynagrodzenia. Wysokość wynagrodzenia ustala się zazwyczaj na czas obowiązywania uchwały o wysokości zaliczki na pokrycie kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej.

Można się rozstać

Często właściciele mieszkań zapominają‚ że są współwłaścicielami budynku‚ więc to oni współdecydują o losach nieruchomości‚ a zarząd ma działać na ich rzecz‚ a nie im szkodzić. Właściciele niezadowoleni z zarządu mogą go po prostu odwołać.

Mają prawo również zawiesić działalność całego zarządu lub poszczególnych jego członków. Uchwałę w tej sprawie podejmuje się na corocznym zebraniu lub na tym‚ które zwołuje zarząd na wniosek właścicieli dysponujących, co najmniej 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej (jego porządek musi przewidywać podjęcie takiej uchwały).

Zarząd dołącza do zawiadomienia o zebraniu projekt uchwały. Właściciele mogą też opracować projekt uchwały o odwołaniu zarządu‚ a następnie przekazać go zarządowi‚ aby zebrał pod nim podpisy od poszczególnych właścicieli lokali (tzw. indywidualne zbieranie głosów). Gdyby zarząd nie wywiązał się z tych obowiązków‚ wspólnota może się zwrócić do sądu o powołanie zarządcy przymusowego (art. 26 ust. 1 u.w.l.).

We wspólnocie‚ w której zarządcy powierzono zarząd umową sporządzoną w formie aktu notarialnego‚ uchwałę o zmianie sposobu zarządu protokołuje notariusz. Bywa i tak‚ że działalność zarządcy źle oceniają właściciele lokali‚ a umowę zlecenia podpisał z nim wybrany zarząd.

Wówczas wspólnota może w uchwale zobowiązać zarząd do rozwiązania umowy (najlepiej z zachowaniem terminów wypowiedzenia w niej przewidzianych lub wynikających z przepisów). Wybrany zarząd odpowiada również przed właścicielami lokali za działalność zarządcy‚ któremu zlecił zarządzanie nieruchomością wspólną i kontrolę jego pracy.

Czynności przekraczające zwykły zarząd

Art. 22 ust. 3 ustawy o własności lokali do czynności przekraczających zwykły zarząd zalicza:

- ustalenie wynagrodzenia zarządu,

- przyjęcie rocznego planu gospodarczego

- ustalenie wysokości opłat na pokrycie kosztów zarządu,

- zmianę przeznaczenia części nieruchomości wspólnej,

- udzielenie zgody na nadbudowę lub przebudowę nieruchomości wspólnej, na ustanowienie odrębnej własności lokalu powstałego w następstwie nadbudowy lub rozbudowy i zadysponowanie tym lokalem oraz na zmianę wysokości udziałów w następstwie powstania odrębnej własności lokalu nadbudowanego lub przebudowanego,

- podział nieruchomości wspólnej,

- nabycie nieruchomości,

- udzielenie zgody na zmianę wysokości udziałów we współwłasności nieruchomości wspólnej,