W Polsce taniej niż w Afryce

Abudża (Nigeria), Abidżan (Wybrzeże Kości Słoniowej), Luanda (Angola), Kampala (Uganda), Akra (Ghana) – to aglomeracje regionu EMEA (Europa, Bliski Wschód, Afryka) z najwyższymi kosztami fit-outu, czyli wykończenia powierzchni biurowych. Dopiero na kolejnych miejscach znalazły się Genewa i Zurych.

Jak wynika z szacunków CBRE, w stolicy Nigerii koszty sięgają od 1,9 tys. do 2,05 tys. euro na mkw. (w zależności od standardu). W Genewie rozpiętość to 0,9–1,13 tys., w Warszawie 0,49–0,86 tys. Najniższe koszty notowane są w Bratysławie (0,32–0,69 tys.) i Sofii (0,32–0,68 tys.).

Analitycy CBRE wzięli pod lupę przeciętne koszty budowlane dla powierzchni typu open space. Nakłady należy powiększyć o średnio 5 proc. w modelu z większą liczbą wydzielonych pomieszczeń.

To jednak nie wszystkie wydatki, jakie są związane z fit-outem: należy jeszcze dołożyć koszty technologii, umeblowania, prowizje i podatki. Koszty IT szacowane są przez CBRE na 65–125 euro na mkw. Systemy bezpieczeństwa (bramka elektroniczna, monitoring) to kolejne 40 euro, a systemy AV 85–245 euro. Nakłady na umeblowanie to 145–220 euro.

Nie tylko wyposażenie

Jak Polska wypada na tle regionu? – Nie wyróżniamy się, szczególnie, jeśli chodzi o poziom cen w regionie Europy Środkowo-Wschodniej. W grupie państw dysponujących największą powierzchnią biurową koszty budowy są bardzo podobne – mówi Marcin Wołoszka, menedżer ds. rozwiązań dla klientów w dziale doradztwa budowlanego CBRE.

– Polska to w tej chwili bardzo rozgrzany rynek nieruchomości komercyjnych, planowana podaż na lata 2020–2022 dalej utrzymuje się w czołówce regionalnej. Dostępność doświadczonych firm wykonawczych zmienia się mniej dynamicznie, więc notujemy relatywnie wysoki poziom inflacji budowlanej. Wynika to po części z rosnących cen materiałów budowlanych, ale też z popytu na odpowiednich wykonawców, którzy mają doświadczenie nie tylko w pracach wykończeniowych, lecz również w dostawie i obsłudze technologii, w jakie wyposażone są nowoczesne biura, np. IT czy audio-wideo, które bezpośrednio zależą od preferencji czy standardu najemcy – dodaje.

Podkreśla, że -głównym elementem determinującym koszty fit-outu są oczekiwania i preferencje najemców.

– Organizacja i styl pracy determinują powierzchnię biurową, inne oczekiwania będzie miała firma z branży BPO (outsourcing procesów biznesowych – red.), a inne kancelaria prawna – mówi Wołoszka. – Kluczowym elementem udanej aranżacji biura będzie także odpowiednio wczesne rozpoczęcie i zaplanowanie procesu, aby efekt końcowy odpowiadał oczekiwaniom oraz wspierał organizację. Planowanie jest także bardzo istotne przy identyfikacji ryzyk i zapobieganiu im w trakcie trwania projektu – dodaje.

Ekspert radzi najemcom, by rozpatrując wydatki, zwracali uwagę na całkowite koszty uzyskania nowej powierzchni biurowej. A to nie tylko wyposażenie biura, ale też koszty projektu, właściwego nadzoru i monitorowania procesu budowy, jak również relokacji.

– Oczywiście na wydatki będą składały się głównie meble i wyposażenie, materiały wykończeniowe, technologia oraz koszty robocizny. Trzeba pamiętać, że jakość zależy także od technologii zastosowanej w budynku, tzw. shell & core (odpowiednik stanu deweloperskiego w mieszkaniówce – red.), i na nią również należy zwrócić szczególną uwagę. Technologia fit-out jest jej rozwinięciem – mówi Wołoszka.

Ekspert wskazuje, że duża część firm ma własne standardy IT, a jeśli takich nie ma, to już na wczesnym etapie należy się zastanowić, jakie rozwiązania wspierające organizację warto wziąć pod uwagę.

Z kolei koszty doradztwa w zakresie powierzchni biurowej mogą stanowić średnio 16–18 proc. kosztów fit-outu.

– Mówimy tu o kosztach projektów architektonicznych i branżowych, zarządzania projektem oraz kosztami, a także dodatkowych usługach profesjonalnych, jak np. pomiary akustyczne. Musimy jednak pamiętać, że biuro powinno być nie tylko estetyczne i cieszące oko, ale przede wszystkim funkcjonalne. Dlatego coraz więcej najemców przed relokacją decyduje się dodatkowo na badania strategii miejsca pracy – mówi Wołoszka.

Kto za to płaci

Właściciele budynków chcą mieć jak najlepszych najemców, a firmy jak najkorzystniejsze warunki. Czy w kwestii pokrywania kosztów fit-outu trwa przeciąganie liny?

– W trakcie negocjacji umowy najmu strony ustalają wszystkie elementy kosztowe podczas całego czasu trwania umowy. Najemca może otrzymać od właściciela biurowca określoną kwotę grantu na metr kwadratowy wynajmowanej powierzchni – mówi Wołoszka. – Jeśli budżet najemcy, wynikający z analizy jego potrzeb oraz kosztów realizacji tych potrzeb, przewyższa kwotę grantu, a nierzadko tak właśnie jest, najemca pokrywa różnicę w kosztach, np. poprzez ujęcie ich w kosztach najmu. Inną opcją będzie decyzja o zawarciu umowy najmu na dłuższy okres, co też dla dewelopera będzie argumentem do zaakceptowania wyższych kosztów wykończenia powierzchni – dodaje.

Jeśli firma nie ma specjalnych wymagań co do powierzchni i jej styl pracy opiera się na korzystaniu z przestrzeni typu open space, może zdecydować się na skorzystanie z wykończenia w standardzie proponowanym przez dewelopera.

– Częstym rozwiązaniem jest również korzystanie z wykonawcy fit-outów przedstawionego przez właściciela budynku. W tym przypadku najemca powinien zapewnić sobie odpowiedniej jakości monitoring projektu, używając zasobów własnych bądź polegając na firmach świadczących tego typu usługi. W ten sposób można znacznie ograniczyć ryzyko finansowe, terminowe i jakościowe przy realizacji projektu – podsumowuje ekspert.