Firmy, które się w nim znalazły, zostały uszeregowane według wielkości przychodów za 2008 r. W porównaniu z poprzednimi edycjami w tabelach znalazła się dodatkowa informacja – przychody za I kwartał 2009 r. Oddzielnie – podobnie jak w poprzednich latach – wyodrębnione są instytucje finansowe: 50 największych banków i 50 największych spółek ubezpieczeniowych.
Przy sporządzaniu listy pod uwagę wzięliśmy ostatecznie 1041 spółek z 18 krajów. Pozostałe firmy regionu nie spełniały kryteriów informacyjnych. Przygotowując ranking, wykorzystaliśmy publicznie dostępne informacje lub dane przedstawione przez same przedsiębiorstwa. W celu zapewnienia porównywalności przychody zostały przeliczone na euro według średniego kursu wymiany dla 2007 i 2008 r. Tam, gdzie nie uzyskaliśmy danych, przyjęliśmy przychody za 2007 r.
Nad poprawnością danych pracował zespół analityków firmy doradczej Deloitte z 18 biur regionalnych przy współpracy redakcji z kilku krajów. W odniesieniu do danych z Polski udział w tworzeniu rankingu miała „Rzeczpospolita”. Projekt CE Top 500 ma łącznie 15 partnerów medialnych.
W dodatku „Europa 500” znajduje się także lista 100 największych spółek rosyjskich stworzona na podstawie danych uzyskanych z rosyjskiego „Kommiersant Diengi”.
