Z tego artykułu dowiesz się:
- dlaczego KSeF porządkuje faktury, ale nie rozwiązuje całego problemu obiegu dokumentów,
- co daje automatyzacja i jak skraca drogę informacji w firmie,
- na co zwracać uwagę przy wyborze drukarki, urządzenia wielofunkcyjnego lub skanera,
- jaki model użytkowania – zakup czy MPS – może być dla firmy korzystniejszy,
- które urządzenia Epson sprawdzą się przy różnych potrzebach i skali pracy.
Decyzję zacznij od analizy procesu, nie od urządzenia
Przed zakupem drukarki, urządzenia wielofunkcyjnego czy skanera warto prześledzić drogę typowego dokumentu. Skąd przychodzi? Kto go odbiera? Czy ktoś ręcznie przepisuje dane? Do jakiego systemu powinien trafić? Kto go zatwierdza i gdzie będzie później szukany?
Dopiero odpowiedzi na te pytania pokazują, czego naprawdę potrzebuje firma. Cena sprzętu i koszt strony pozostają ważne, ale urządzenie musi szybko skanować dwustronnie, obsługiwać OCR, kierować pliki do systemów workflow, ERP lub archiwów oraz chronić dane.
Nie skanuj do PDF. Skanuj do procesu
Sam zapis dokumentu jako pliku PDF nie oznacza jeszcze sprawnego obiegu. Jeśli pracownik musi plik nazwać, przenieść do folderu, wysłać e-mailem i ręcznie przypisać do sprawy, papier został zastąpiony plikiem, ale proces niewiele się zmienił.
Nowoczesny skaner powinien rozpoznać treść, odczytać dane i skierować dokument do właściwego działu, archiwum, systemu finansowo-księgowego albo ścieżki akceptacji. Dlatego tak ważna przy zakupie jest możliwość integracji z systemami już używanymi w firmie. Dotyczy to także systemu EZD RP w instytucjach publicznych – dobrze zintegrowany skaner może kierować dokument bezpośrednio do właściwej sprawy i dalszego obiegu.
Oprogramowanie Epson umożliwia osadzenie interfejsu firmowego systemu bezpośrednio na ekranie urządzenia. Użytkownik wybiera proces na panelu, a dokument trafia od razu do właściwego miejsca – bez uruchamiania kolejnych aplikacji na komputerze.
KSeF: fundament, ale nie cały workflow
KSeF dobrze pokazuje, dlaczego taka integracja jest ważna. Podatnicy mogą zgłaszać zamiar wystawiania i przesyłania faktur z załącznikiem, ale funkcja ta wymaga wcześniejszego zgłoszenia w Urzędzie Skarbowym i nie służy do przeniesienia do systemu całej dokumentacji przedsiębiorstwa.
Umowy, protokoły odbioru czy korespondencja z kontrahentami nadal mogą funkcjonować poza KSeF. Firma może więc być zgodna z systemem, a jednocześnie mieć bałagan w dokumentacji towarzyszącej fakturze.
Dlatego potrzeba sprawnego skanowania i OCR-u nie znika – przenosi się na dokumenty towarzyszące fakturom. Dobrze zorganizowany workflow powinien pozwalać szybko powiązać fakturę z umową, protokołem czy korespondencją dotyczącą tej samej transakcji.
Druk nie znika
W większości organizacji digitalizacja to tylko część obiegu dokumentów. Nadal trzeba coś wydrukować, skopiować, podpisać, przekazać dalej albo zachować papierową wersję na potrzeby procesu. W takim środowisku lepiej sprawdza się urządzenie wielofunkcyjne, które łączy druk, kopiowanie i skanowanie oraz potrafi włączyć dokument do cyfrowego workflow.
Przed wyborem warto ocenić wolumen pracy, potrzebę koloru, intensywność skanowania i to, jak często urządzenie będzie wykorzystywane przez większą liczbę osób. Przy dużym obciążeniu liczy się bezobsługowość urządzenia, szybki druk dwustronny, błyskawiczny wydruk pierwszej strony, wysoka wydajność materiałów eksploatacyjnych i integracja z systemami firmy. Jeśli dominują dokumenty tekstowe, kolor może być zbędny i można postawić na rozwiązanie mono.
Chcesz zaoszczędzić, wybierając rozwiązanie dopasowane do potrzeb Twojej firmy? Sprawdź biznesowe systemy druku Epson.
Policz koszt awarii, nie tylko strony
Przy wyborze takiego urządzenia warto patrzeć szerzej niż na cenę i koszt pojedynczego wydruku. Na TCO wpływają również energia, materiały eksploatacyjne, a przede wszystkim przestoje i konieczność serwisu.
Stosowana przez Epson w urządzeniach atramentowych technologia Heat-Free sprawia, że druk odbywa się „na zimno”, bez konieczności nagrzewania elementów urządzenia. Co to oznacza dla finansów firmy? Przede wszystkim mniej awarii, dłuższe życie urządzenia, niższy pobór energii (i związane z tym rachunki), szybszą gotowość do pracy i mniej elementów narażonych na zużycie.
Jednocześnie niższe zużycie energii, mniejsza liczba materiałów eksploatacyjnych i ograniczenie ilości odpadów pomagają realizować cele ESG. Epson rozwija te rozwiązania we własnym zapleczu badawczo-rozwojowym, konsekwentnie stawiając na technologię atramentową przeznaczoną także do intensywnej pracy biznesowej.
Automatyzujesz? Zabezpiecz ten proces
Im więcej dokumentów wędruje automatycznie między urządzeniami i systemami, tym ważniejsze staje się bezpieczeństwo. Drukarka i skaner podłączone do sieci trzeba dziś traktować jak pełnoprawne, chronione elementy infrastruktury IT.
Przed zakupem warto sprawdzić możliwość uwierzytelniania użytkowników, kontroli dostępu, ochrony transmisji i centralnego zarządzania flotą. Rozwiązania Epson wspierają te wszystkie funkcje, pomagając ograniczyć ryzyko nieautoryzowanego wydruku, przejęcia skanu czy skierowania dokumentu do niewłaściwego odbiorcy.
KSeF nie jest wieczystym archiwum
KSeF nie powinien też zastępować własnego archiwum firmy. Faktury są w nim przechowywane przez 10 lat od końca roku ich wystawienia. To długo, ale w przypadku środków trwałych, nieruchomości czy wieloletnich inwestycji firma może potrzebować dokumentów znacznie dłużej.
Dlatego warto budować własne archiwum, które pozwala nie tylko przechowywać pliki, ale również łączyć fakturę z umową, protokołem, korespondencją i pozostałą dokumentacją. Rozwiązania Epson umożliwiają skanowanie dokumentów do formatu PDF/A, przeznaczonego do długoterminowej archiwizacji, co ułatwia tworzenie uporządkowanych i trwałych zasobów cyfrowych.
Na własność czy w dzierżawie?
Nie każda firma musi kupować urządzenia na własność. Alternatywą jest MPS (Managed Print Services), czyli model obejmujący sprzęt, serwis, materiały eksploatacyjne i zarządzanie środowiskiem druku.
Największą korzyścią jest łatwiejsze planowanie budżetu. Zamiast nieregularnych wydatków na naprawy, części i materiały firma otrzymuje koszt usługi rozłożony w czasie. MPS pomaga też ograniczać ryzyko przestojów i upraszcza obsługę floty, a przy większej liczbie urządzeń ułatwia dopasowanie ich liczby i rodzaju do zmieniających się potrzeb organizacji.
Sprawdź, jak dobrać technologię druku, model użytkowania i rozwiązania do obiegu dokumentów w swojej organizacji – zobacz rozwiązania Epson dla biznesu.
Nie wybieraj sprzętu. Zaprojektuj drogę dokumentu
Na koniec warto zrobić prosty test: wskazać wszystkie miejsca, w których pracownik musi ręcznie „popchnąć” dokument do kolejnego etapu. Każde z nich jest kandydatem do automatyzacji. W końcu pracownik powinien zajmować się swoją właściwą pracą, a nie ręcznie przeprowadzać dokument przez kolejne etapy firmowego obiegu.
Na tej podstawie trzeba porównywać urządzenia: czy rozpoznają treść, integrują się z istniejącym workflow, bezpiecznie kierują dokumenty do właściwego systemu, ograniczają koszty eksploatacji i będą gotowe na kolejne etapy cyfryzacji.
Bo sprawny obieg informacji nie polega na tym, że papier znika. Chodzi o to, by niezależnie od tego, czy dokument pojawia się jako wydruk, PDF czy dane w systemie, trafiał szybko i bezpiecznie tam, gdzie jest potrzebny.
Wybrane modele Epson:
Duże firmy drukujące w kolorze: WF Pro EM-C800RDWF – urządzenie wielofunkcyjne A4, 25 str./min, wbudowany skaner dwustronny. Wydruk do 50 tys. stron w czerni i 20 tys. w kolorze bez wymiany atramentu, zasobnik papieru można zwiększyć do 1830 arkuszy.
Księgowość, administracja: WF-M5899DWF: druk monochromatyczny A4 – 25 str./min, skanowanie dwustronne i wysoka wydajność bez potrzeby częstej wymiany materiałów eksploatacyjnych. Skanowanie z ADF.
SMB digitalizujące dokumenty: DS-530II – skanowanie dwustronne do 35 str./min, podajnik na 50 arkuszy, łatwa integracja z istniejącym workflow i dzienna wydajność do 5,5 tys. stron.
Duże organizacje ze współdzielonymi procesami: DS-900WN – wydajność do 11 tys. stron dziennie, szybkość do 70 str./min, podajnik na 100 arkuszy, praca sieciowa, ekran dotykowy i obsługa bez komputera. Obsługuje szerokiego rodzaju i zakresu dokumentów: papier 27–413 g/m², wizytówki, pocztówki, koperty i karty plastikowe. Uwierzytelnianie użytkowników m.in. poprzez LDAP zapewnia bezpieczeństwo informacji.
Materiał Partnera