Zarządzanie zarówno portfelem projektów, jak i pojedynczym projektem wymaga analizowania różnorodnych danych pochodzących z różnych źródeł. Poruszając się w gąszczu informacji, trzeba kontrolować rentowność, jakość, czas, ryzyko w projekcie. Z drugiej strony, działając na rynku konkurencyjnym, przedsiębiorcy muszą podejmować wiele decyzji w bardzo krótkim czasie. Jak zatem pogodzić wielość danych z potrzebą dostępu do kompletnej, pewnej, odpowiednio przetworzonej i podanej na czas informacji? Jak podnieść efektywność zarządzania projektami?
Odpowiedzią na te i podobne pytania może być wykorzystanie systemu Vario, którego producentem jest firma Docusoft z Grupy Arcus. Vario to rozwiązanie, które wspiera zarządzanie projektami zarówno od strony operacyjnej, dokumentacyjnej, jak i realizacji budżetu oraz obsługi procesów obiegu informacji. Jego modułowość sprawia, że dostępne są prekonfigurowane i zarazem gotowe do wykorzystania zestawy funkcjonalności, które po dopasowaniu do wymagań klienta odzwierciedlają najlepsze wzorce zarządzania projektami i know-how klienta. Z Vario korzystają firmy różnych branż i różnej wielkości, które łączy innowacyjność technologiczna i biznesowa.
Taką firmą jest m.in. INSTALPOL z Ligoty koło Bielska-Białej, która swój rynkowy sukces zawdzięcza pracownikom oraz umiejętnemu zarządzaniu projektami. Właściciel firmy inż. Marcin Piekarski wiele lat temu wprowadził mechanizmy usprawniające organizowanie, koordynowanie i kontrolowanie prowadzonych projektów. Przejawiają się one m.in. badaniem rentowności realizowanych zadań, analizowaniem alokowanych zasobów, właściwym zarządzaniem zapasami oraz troską o sprawną komunikację.
- W zarządzaniu firmą brakowało narzędzia, które w jednym miejscu pozwalałoby analizować portfel projektów oraz gromadzić wszystkie informacje dotyczące prowadzonych tematów: przyjęć i wydań magazynowych, pozycji kosztowych faktur, kosztów pracy, z drugiej strony faktur sprzedażowych, a także potrzebnych materiałów, pozycji zamówień, korespondencji i całej dokumentacji - jak podkreśla właściciel INSTALPOL.
Po dokładnej analizie rynku INSTALPOL zdecydował się na wdrożenie systemu Vario w wielu obszarach m.in. obsłudze magazynu wraz z analizą dostawców, projektach z kontrolą budżetów, kontrolą prowadzonych zadań i zleceń dodatkowych, modułach analiz oraz w HR z ewidencją czasu pracy w projekcie czy planowaniu nieobecności.
- Wdrożenie Vario przyniosło nam wiele korzyści – podkreśla Marcin Piekarski. – Prowadzone projekty mogę analizować w różnych wymiarach. Na karcie projektu widzę jak wyglądają koszty i przychody, jakie jest zaawansowanie projektu i termin realizacji. Mogę badać rentowność projektów i szybko identyfikować ryzyko, np. związane z przekroczeniem czasu trwania robót. Wiem, jak wygląda zaangażowanie pracowników w konkretnych projektach i ile kosztuje nas pozyskanie klienta. Poprzez mechanizm kontroli pobrań/zwrotów z magazynów materiały są lepiej wykorzystywane.
Tytułowy słoń obrazujący wielość zagadnień w firmie, wymagających zoptymalizowania, które na pierwszy rzut oka mogą przytłaczać, może być zwinny dzięki zastosowaniu odpowiednich rozwiązań informatycznych Jednym z nich jest system Vario.
inż. Marcin Piekarski właściciel firmy INSTALPOL
