Sytuacja pandemiczna zasadniczo zmieniła podejście do kwestii komunikacji i uwierzytelniania. Ograniczenia wynikające z konieczności zachowania dystansu społecznego czy upowszechnienie pracy zdalnej sprawiły, że dotychczasowy obieg dokumentów w wersji standardowej często musimy i chcemy realizować w trybie cyfrowym. Konsekwencją tych zmian jest rosnące zapotrzebowanie na usługi podpisu elektronicznego, który jest jedynym prawdziwie bezpiecznym i niepodważalnym sposobem zdalnej autoryzacji dokumentów.

Dobrą odpowiedzią na nowe wyzwania naszej codzienności jest mSzafir – nowatorska wersja kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W odróżnieniu od standardowej wersji e-podpisu, mSzafir jest produktem w pełni cyfrowym, nie wymaga stosowania fizycznych urządzeń, takich jak karty i czytniki. Dzięki tej usłudze można podpisać dowolny dokument z każdego miejsca i na każdym urządzeniu podłączonym do internetu. Dostarczane przez KIR rozwiązanie umożliwia całkowicie zdalne prowadzenie spraw prywatnych, biznesowych i urzędowych, bez konieczności drukowania dokumentów, wysyłania ich kurierem czy ponoszenia kosztów archiwizacji.

Elektroniczny obieg dokumentów = realne korzyści

Z cyfrowym obiegiem dokumentów i podpisem elektronicznym jest podobnie, jak wcześniej z telefonami komórkowymi. Na samym początku były mało powszechne i korzystali z nich nieliczni, głównie do celów biznesowych. Dziś są niezbędnym elementem naszego funkcjonowania w życiu prywatnym i profesjonalnym. – Jako akademik pracujący na polskich uczelniach i ekspert, zaangażowany w realizację projektów międzynarodowych we współpracy z podmiotami zagranicznymi, regularnie korzystam z mSzafira. Podpisuję cyfrowo masę dokumentów dla uczelni, włącznie z umowami, rachunkami, protokołami egzaminacyjnymi czy recenzjami. E-podpis znakomicie oszczędza mój czasu, bo eliminuje konieczność podróży na drugi koniec miasta w celu podpisania dokumentów służbowych. W okresie pandemii było to po prostu niezbędne, ale tę wygodę chcę w swojej pracy zachować jako standard – mówi Marcin Zaborowski, wykładowca Uczelni Łazarskiego i redaktor naczelny pisma Res Publica Nowa – Sprawdziłem mSzafir również w relacjach z podmiotami zagranicznymi. Podpisywałem w ten sposób umowy z fundacjami operującymi w Niemczech, agendami NATO we Włoszech i instytucjami edukacyjnymi w państwach bałtyckich. Nic dziwnego, że prognozy przewidują, że do 2023 r. większość czynności poświadczanych dzisiaj podpisem własnoręcznym, będziemy przeprowadzać cyfrowo. Od tego trendu nie ma już odwrotu – podsumowuje Marcin Zaborowski.

Cyfrowe bezpieczeństwo

Kwalifikowany podpis elektroniczny to ciąg znaków dołączany do dokumentu, gwarantujący, że jego treść nie uległa zmianie oraz pozwalający ustalić tożsamość osoby podpisującej. Jest równoważny podpisowi złożonemu własnoręcznie na dokumencie. – Kwalifikowany podpis elektroniczny Szafir oraz jego mobilna wersja mSzafir sprawdzają się w każdej firmie, która dąży do cyfryzacji procesów. Podpis elektroniczny usprawnia podpisywanie umów, aneksów, faktur, służy do autoryzowania zleceń płatności, w działach HR świetnie sprawdza się w prowadzeniu elektronicznych akt osobowych – tłumaczy Elżbieta Włodarczyk, dyrektor Linii biznesowej podpis elektroniczny w KIR. – Nasze rozwiązania podnoszą efektywność pracy, limitują zużycie papieru i redukują koszty archiwizacji dokumentów drukowanych. Wszystko to z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa, zdalnie i wygodnie – dodaje Elżbieta Włodarczyk.   

Oprócz podpisów kwalifikowanych na rynku są również dostępne rozwiązania mniej zaawansowane, pozwalające na składanie „zwykłego” e-podpisu. Warto jednak pamiętać, że autoryzacja dokumentów podpisem niekwalifikowanym może być niedostateczna i partner biznesowy lub urząd mogą odmówić przyjęcia tak podpisanych dokumentów. Przepisy prawa wprost określają, jakie dokumenty dla swojej ważności wymagają stosowania podpisu kwalifikowanego.

Wykorzystanie e-podpisu reguluje unijne rozporządzanie eIDAS, dzięki czemu tak podpisany dokument jest respektowany we wszystkich krajach członkowskich Unii Europejskiej. Ułatwia to m.in. udział w europejskich postępowaniach przetargowych. Kwalifikowany podpis elektroniczny można zastosować właściwie wszędzie tam, gdzie stosuje się tradycyjne pisma, np. w kontakcie z Urzędem Skarbowym, w celu złożenia e-deklaracji podatkowej w formie JPK czy dokumentów do ZUS. Korzystając z e-podpisu, można także zgłosić narodziny dziecka czy uzyskać odpis aktu z urzędu stanu cywilnego. Wygoda i korzyści wynikające ze stosowania podpisu elektronicznego zachęcają coraz więcej osób do wybierania usług cyfrowych, a to przyczynia się do rozwoju całej gospodarki.

Materiał Promocyjny