Rz: Podczas kontroli, m.in. związanych z funduszami unijnymi, zamawiający są czasem pytani o koperty, w których składane były oferty. Czy jest obowiązek ich przechowywania?
Janusz Dolecki: Zakres i okres archiwizacji dokumentów z postępowania określa przepis art. 97 w związku z art. 96 ustawy – Prawo zamówień publicznych. Opakowania ofert, tj. koperty, nie są treścią oferty ani też żadnym z dokumentów wskazanych tymi przepisami. A to oznacza, że taki obowiązek nie jest zapisany wprost w ustawie. Jednak lepiej takie koperty (opakowania ofert) mieć. Z prawa zamówień publicznych wynika bowiem, że zamawiający powinien móc udowodnić zarówno fakt, że oferty, które przyjął, zostały złożone w wyznaczonym terminie oraz w formie, która uniemożliwiała zapoznanie się z ich treścią przed otwarciem. Zachowana wraz z ofertą koperta ułatwia dowiedzenie tych okoliczności.
Jakie przepisy wprost wskazują na te obowiązki?
Artykuł 82 ust. 2 prawa zamówień publicznych stanowi, że oferty składa się w formie pisemnej albo – za zgodą zamawiającego – elektronicznej, z podpisem elektronicznym. Z kolei przepis z art. 86 ust. 1 tej ustawy wskazuje, że z zawartością ofert nie można się zapoznać przed upływem terminu otwarcia. Co oznacza, że treść oferty winien wykonawca stosownie zabezpieczyć (opakować), aby do momentu otwarcia oferty jej treść nie mogła być ujawniona.
Czy tylko koperta może posłużyć jako dowód spełnienia tych okoliczności?
