Rz: Podczas kontroli, m.in. związanych z funduszami unijnymi, zamawiający są czasem pytani o koperty, w których składane były oferty. Czy jest obowiązek ich przechowywania?
Janusz Dolecki: Zakres i okres archiwizacji dokumentów z postępowania określa przepis art. 97 w związku z art. 96 ustawy – Prawo zamówień publicznych. Opakowania ofert, tj. koperty, nie są treścią oferty ani też żadnym z dokumentów wskazanych tymi przepisami. A to oznacza, że taki obowiązek nie jest zapisany wprost w ustawie. Jednak lepiej takie koperty (opakowania ofert) mieć. Z prawa zamówień publicznych wynika bowiem, że zamawiający powinien móc udowodnić zarówno fakt, że oferty, które przyjął, zostały złożone w wyznaczonym terminie oraz w formie, która uniemożliwiała zapoznanie się z ich treścią przed otwarciem. Zachowana wraz z ofertą koperta ułatwia dowiedzenie tych okoliczności.
Jakie przepisy wprost wskazują na te obowiązki?
Artykuł 82 ust. 2 prawa zamówień publicznych stanowi, że oferty składa się w formie pisemnej albo – za zgodą zamawiającego – elektronicznej, z podpisem elektronicznym. Z kolei przepis z art. 86 ust. 1 tej ustawy wskazuje, że z zawartością ofert nie można się zapoznać przed upływem terminu otwarcia. Co oznacza, że treść oferty winien wykonawca stosownie zabezpieczyć (opakować), aby do momentu otwarcia oferty jej treść nie mogła być ujawniona.
Czy tylko koperta może posłużyć jako dowód spełnienia tych okoliczności?
Zachowane opakowanie oferty stanowi chyba niepodważalny dowód. Ale są też inne możliwości. Najczęściej zamawiający dołączają do prowadzonego protokołu rejestr przyjmowanych ofert, w którym zawarte są stosowne informacje, takie jak: numer oferty, data i godzina wpływu. Jest to dokument, który może stanowić dowód na to, że zostały one złożone w terminie.
Z kolei samo otwarcie ofert ma charakter publiczny i jest dostępne dla wszystkich zainteresowanych, często są na nim przedstawiciele wykonawców. Zamawiający zazwyczaj w takich przypadkach pokazują obecnym nienaruszalność opakowania otwieranej oferty. Jest to więc również, że oferta została złożona w kopercie, czyli w sposób uniemożliwiający zapoznanie się z treścią przed otwarciem. Jeśli nawet nie ma osób z zewnątrz – otwarcia ofert zazwyczaj nie dokonuje jedna osoba, jest jakiś zespół, komisja. W razie wątpliwości oświadczenia tych osób także mogą potwierdzać okoliczności, o które pyta kontroler. Ja zalecałbym jednak przechowywanie kopert. To może bardzo uprościć sprawę. Co prawda czasem może być to kłopotliwe – przy niektórych przetargach są to wręcz kartony – jednak skoro i tak trzeba przechowywać oferty, to lepiej zachować także ich zewnętrzne opakowanie. W tym fragmencie, gdzie odnotowany jest wpływ oferty.
Te uwagi dotyczą ofert składanych w formie pisemnej. Mniej kłopotliwe wydają się sytuacje, gdy wpływają one elektronicznie...
Dokładnie tak. Wówczas data wpływu oferty jest zapisana w systemie informatycznym. Podobnie jak termin, w którym został otwarty plik.
Czy koperty muszą być podpisane nazwą i adresem składającego ofertę? Taka sprawa trafiła przed Krajową Izbę Odwoławczą.
Moim zdaniem nie ma konieczności takiego oznaczania. Krajowa Izba Odwoławcza wskazała, że można taki wymóg umieszczać w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, chociaż niespełnienie tego wymogu nie rodzi negatywnych konsekwencji po stronie wykonawcy. Zdaniem KIO adres może być pomocny m.in. przy zwrocie oferty, która została złożona po terminie, czy też przy wycofaniu oferty. Pomocny bezsprzecznie tak, ale nie niezbędny. W mojej ocenie, jeśli minął już termin składania ofert, nie ma przeszkód, by zamawiający otworzył wówczas kopertę i odnalazł właściwy adres w treści oferty. Przepis art. 86 ust. 1 prawa zamówień publicznych nakazuje, aby z treścią ofert nie można było zapoznać się przed upływem terminu otwarcia ofert.
—rozmawiała Katarzyna Borowska
Janusz Dolecki, były wiceprezes Urzędu Zamówień Publicznych
