Restrykcyjna interpretacja przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych (Pzp) w zakresie języka prowadzenia postępowania stanowi źródło wielu problemów nie tylko dla zagranicznych wykonawców, ale także dla podmiotów rodzimych posługujących się dokumentami sporządzonymi w języku obcym w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Przykładem tego jest wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 16 kwietnia 2019 r., sygn. akt KIO 583/19.

Czytaj też: Postępowanie administracyjne: obcojęzyczny dokument należy przetłumaczyć na język polski

Stan faktyczny

Zamawiający prowadził postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego na dostawę sprzętu komputerowego oraz oprogramowania, w którym przewidział pozacenowe kryterium oceny ofert (za „ergonomię monitora"). W celu uzyskania w jego ramach punktów, wykonawcy musieli zaoferować monitory z ochroną oczu flicker-free (brak migotania) oraz low blue light (niska emisja niebieskiego światła) i jednocześnie oświadczyć, że posiadają potwierdzające to określone certyfikaty (TUV Rheinland) lub im rownoważne i załączyć je do oferty.

Odwołujący zadeklarował w formularzu ofertowym monitory spełniające dodatkowe wymagania, co potwierdził przedkładając wymagane przez zamawiającego certyfikaty sporządzone w języku niemieckim bez ich przetłumaczenia na język polski. Jego oferta nie uzyskała jednak dodatkowych punktów w ramach tego kryterium – przyczyną, dla której punkty nie zostały przyznane, było złożenie certyfikatów bez tłumaczeń.

Okoliczność ta została podniesiona jako główny zarzut odwołania wniesionego do Izby, gdyż w ocenie odwołującego specyfikacja istotnych warunków zamówienia (siwz) nie wskazywała na wymóg przedłożenia certyfikatów wraz z tłumaczeniem na język polski, a użyte w siwz zwroty (TUV Rheinland, Flicker-free, Low blue light) uprawniały do przyjęcia, iż dopuszczalne było posłużenie się dokumentem sporządzonym w języku obcym w treści złożonej oferty, jak również te go, że zamawiający akceptuje terminologię branży IT pochodzenia obcojęzycznego i jest mu ona znana.

Brak wyjątku od zasady języka polskiego

Rozstrzygając odwołanie, Izba uznała, że zamawiający nie był zdolny do oceny oferty w zakresie kryterium pozacenowego, skoro złożone certyfikaty nie zostały przetłumaczone na język polski. Z dokumentacji postępowania wynikał, w ocenie składu orzekającego, obowiązek przedłożenia certyfikatów w języku obcym wraz z tłumaczeniami, pomimo braku wyraźnego tego wskazania w siwz przy opisie dotyczącym certyfikatów. Dla stwierdzenia takiego wymogu zamawiającego wystarczający był zapis o obowiązku złożenia oferty w języku polskim – w szczególności biorąc pod uwagę, że zawarte w formularzu ofertowym oświadczenie wykonawcy o spełnianiu wymagań zamawiającego odnosiło się wprost do przedmiotu zamówienia i jego właściwości, które dodatkowo jedynie oceniane były w kryterium pozacenowym.

Również wszystkie inne zapisy odnoszące się do dokumentów składanych przez wykonawców potwierdzały zasadę prowadzenia postępowania w języku polskim.

Izba zwróciła uwagę, iż zasada prowadzenia postępowania w języku polskim jest ogólną zasadą wyrażoną w Pzp, od której możliwe są wyjątki na zasadach określonych w ustawie (zgodnie z art. 9 Pzp – vide ramka). Aby taki wyjątek miał mieć zastosowanie, konieczne jest jego wyraźne wskazanie w siwz. Tymczasem, jak już zostało wyżej wskazane, wszystkie zapisy dokumentacji postępowania odnoszące się do dokumentów składanych w postępowaniu wyraźnie potwierdzały zasadę języka polskiego.

W celu zweryfikowania deklaracji wykonawcy zawartej w ofercie, zamawiający musiał mieć możliwość zapoznania się z certyfikatem przynajmniej w zakresie zawartego w nim odniesienia do oceny spełniania normy badanej. Dopiero to stanowiłoby podstawę do ustalenia, czy ofercie należy przyznać punkty za spełnianie dodatkowych wymagań, wykraczających poza minimalne wymagane wobec przedmiotu dostawy. W istocie zatem jedynie certyfikat przetłumaczony na język polski mógł stanowić przedmiot oceny oferty w kryterium pozacenowym.

Niedopuszczalność uzupełnienia tłumaczeń

Izba odrzuciła też możliwość uzupełnienia tłumaczenia w trybie art. 26 ust. 3 Pzp (zob. ramka). W ocenie składu orzekającego, certyfikat nie był dokumentem wymaganym w celu potwierdzenia okoliczności spełniania wymagań określonych przez zamawiającego. Jego brak nie oznaczał, iż oferta uznana byłaby z niezgodną z treścią siwz i w związku z tym nie stanowił podstawy do jej odrzucenia.

Certyfikat nie był zatem dokumentem niezbędnym do przeprowadzenia postępowania, a miał wyłącznie na celu poprawienie pozycji oferty ocenianej w kryterium pozacenowym – jak natomiast pokazał wynik postępowania, zamawiający mógł dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej niezależnie od uzyskania przez oferty punktów w zakresie tego kryterium. W konsekwencji Izba stwierdziła brak możliwości uzupełnienia tłumaczenia koniecznego dla dokonania oceny certyfikatu.

Powyższe ostatecznie zadecydowało o uznaniu zarzutu w tym zakresie za niezasadny i – w konsekwencji – poskutkowało koniecznością oddalenia odwołania w całości.

Zakres uzupełnienia oświadczeń lub dokumentów

W świetle art. 26 ust. 3 Pzp, jeżeli wykonawca nie złożył oświadczenia, o którym mowa w art. 25a ust. 1 (o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu i braku podstaw wykluczenia), oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 (spełnianie warunków udziału w postępowaniu, kryteriów selekcji, braku podstaw wykluczenia, spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego), lub innych dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, oświadczenia lub dokumenty są niekompletne, zawierają błędy lub budzą wskazane przez zamawiającego wątpliwości, zamawiający wzywa do ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub do udzielania wyjaśnień w terminie przez siebie wskazanym.

Sygnatura akt: KIO 583/19

Komentarz autora

Adam Królak, Zespół Prawa Zamówień Publicznych kancelarii Dentons

Omawiane orzeczenie jest bardzo restrykcyjne. W istocie bowiem, błąd popełniony przez odwołującego jest wręcz trywialny i w relacjach pomiędzy prywatnymi podmiotami nie stanowiłby żadnej przeszkody dla wyłonienia kontrahenta.

Zamawiający pozostaje jednak dysponentem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i wykonawca nie może oczekiwać od niego znajomości języka obcego, którego wyraźnie nie wskazał jako język oferty w dokumentacji postępowania, nawet, jeżeli dokumentacja postępowania wydaje się zawierać pewne poszlaki wskazujące na taką kompetencję zamawiającego.

Należy natomiast za Izbą podkreślić, iż w świetle obowiązujących przepisów w istocie nie ma możliwości uzupełnienia złożonych przez wykonawcę dokumentów w nakreślonym w orzeczeniu zakresie. Wyrok zatem potwierdza, jak ważne w praktyce jest zachowanie należytej staranności przez wykonawców przy analizie dokumentacji postępowania oraz sporządzaniu oferty i - w szczególności - rozstrzyganie jakichkolwiek wątpliwości poprzez korzystanie z procedury wyjaśniania treści siwz określonej w art. 38 Pzp.

Język postępowania

Zgodnie z art. 9 ust. 2 Pzp, postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się w języku polskim. Art. 9 ust. 3 Pzp stanowi natomiast, iż w szczególnie uzasadnionych przypadkach zamawiający może wyrazić zgodę na złożenie wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia, oświadczeń, oferty oraz innych dokumentów również w jednym z języków powszechnie używanych w handlu międzynarodowym lub języku kraju, w którym zamówienie jest udzielane.