Roman R. (dane zmienione) skorzystał z poczty elektronicznej, kierując w 2014 r. wniosek do dyrektora gimnazjum o przesłanie kopii korespondencji między gimnazjum a radą rodziców oraz protokołów z posiedzeń rady rodziców z dwóch lat szkolnych. Żądane dokumenty dotyczyły działalności szkoły, a szkoła publiczna jest zobowiązana do udostępniania informacji publicznej.
Wniosek został wysłany pocztą e-mailową, ponieważ gimnazjum nie miało wtedy elektronicznej skrzynki podawczej – systemu ePuap.
Po przeszło roku Roman R. złożył skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku. Domagał się zobowiązania dyrektora gimnazjum do udzielenia odpowiedzi oraz wymierzenia mu grzywny za bezczynność. Stwierdził przy tym, że jest pewny, iż wniosek wpłynął na adres skrzynki gimnazjum, ale nie został odebrany.
Dyrektor wyjaśnił, że e-mail, na który powołuje się Roman R., nigdy do niego nie dotarł. Nie został także wprowadzony do systemu teleinformatycznego. Zaznaczył także, że wniosek w formie elektronicznej powinien być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Sąd przypomniał jednak, że w sprawach o udostępnienie informacji publicznej wniosek może być przesłany e-mailem także wtedy, gdy nie ma autoryzowanego podpisu. Ocenił, że wniosek wysłany pocztą elektroniczną został złożony skutecznie. Potwierdzał to wydruk z poczty e-mailowej Romana R.
