Resort podaje, iż tak jak do tej pory mediatorem w sprawach cywilnych może być każda osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych i korzystająca w pełni z praw publicznych, za wyjątkiem sędziego, który nie jest w stanie spoczynku. Odrębną kategorię mediatorów stanowią stali mediatorzy.
Na listy stałych mediatorów prowadzone przez prezesów sądów okręgowych będzie mógł zostać wpisany mediator spełniający powyższe warunki a ponadto: nie karany za przestępstwo umyślne, co najmniej 26- letni, znający język polski oraz posiadający wiedzę i umiejętności w zakresie prowadzenia mediacji.
Wniosek o wpis na listę stałych mediatorów można złożyć do prezesa wybranego sądu okręgowego, w okręgu którego mediator planuje prowadzenie swojej działalności. Wniosek składa się na urzędowym formularzu, który stanowi załącznik do rozporządzenia. Kandydat musi dołączyć do wniosku oświadczenie o niekaralności oraz dotyczące wieku i znajomości języka polskiego.
Oświadczenie potwierdzające, że osoba ubiegająca się o wpis nie była prawomocnie skazana za przestępstwo umyślne składa się pod rygorem odpowiedzialności karnej. W celu umożliwienia weryfikacji posiadanej wiedzy i umiejętności mediator powinien zgromadzić i przedłożyć takie dokumenty, które w przekonujący sposób potwierdzą jego profesjonalne przygotowanie. W rozporządzeniu określono przykładowo, że dokumenty powinny poświadczać odbycie szkolenia z zakresu mediacji, określać specjalizację mediatora oraz jego wykształcenie. Mogą to być również informacje o liczbie przeprowadzonych mediacji, spis wydanych publikacji na temat mediacji ewentualnie opinie ośrodków mediacyjnych lub osób fizycznych o posiadanej wiedzy i umiejętnościach w zakresie mediacji. Dopuszczalne jest złożenie kopii dokumentów.
W razie wątpliwości co do treści lub autentyczności dokumentu prezes może jednak zażądać okazania oryginału. Prezes sądu okręgowego decyduje o wpisie na listę w drodze decyzji administracyjnej, od której przysługuje odwołanie do prezesa sądu apelacyjnego. Do trybu odwoławczego stosuje się zasady ogólne obowiązujące w Kodeksie postępowania administracyjnego. Odwołanie należy więc złożyć w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji odmawiającej wpisu na listę, za pośrednictwem prezesa, który wydał zaskarżoną decyzję.
