Aż 86 proc. polskich pracowników stwierdziło w niedawnym sondażu firm CBRE i Grafton Recruitment, że chcieliby pracować zdalnie. Możliwość pracy poza biurem określanej często jako telepraca) jest też jednym z najbardziej atrakcyjnych świadczeń pozapłacowych, docenianym przez prawie połowę polskich pracowników – wynika z badania firmy rekrutacyjnej Hays Poland. Według niego, w ubiegłym roku mogło z tego benefitu korzystać ok. 43 proc. badanych. Teraz, gdy weszła w życie specustawa, zgodnie z którą pracodawca może zlecić pracownikowi pracę z domu, a w minioną środę premier Morawiecki zaapelował też do pracodawców, by w miarę możliwości korzystali ze zdalnej pracy, odsetek telepracowników z dnia na dzień rośnie.
Optymalna dawka
Doniesienia o rozwoju pandemii Covid-19 sprawiają, że nawet firmy, które do niedawna wykluczały zdalną pracę, teraz pospiesznie przygotowują swoje systemy i komputery pracowników do specyfiki home office i wysyłają ich do domu. Pierwsze reakcje są zwykle pozytywne, chociaż – jak pokazują badania– większość Polaków chciałaby pracować zdalnie tylko od czasu do czasu. Według sondażu CBRE/Grafton, prawie 60 proc. pracowników preferuje jeden, dwa dni pracy poza biurem, przy czym największa, bo 31 proc. grupa opowiada się za dwoma dniami. To akurat tyle, ile wynosi optymalna dawka telepracy – jak wynika z danych portalu Global Workplace Analytic's. Według niego dwa do trzech dni w tygodniu poza biurem dają najlepsze proporcje między pracą zespołową a potrzebą spokojnego skupienia się na obowiązkach. To podobno wtedy większość z nas ma szansę uzyskać najlepsze wskaźniki efektywności.
Natomiast w 100 proc. zdalna praca – chociaż coraz bardziej popularna, szczególnie wśród freelancerów – nie jest odpowiednia dla każdego. Jak zwracają uwagę eksperci Talent Place, firmy specjalizującej się w rekrutacji zdalnych pracowników, nie każdy może pracować zdalnie, i to nie tylko ze względu na charakter obowiązków zawodowych, ale także na własne predyspozycje. Bo w telepracy niezbędna jest umiejętność zarządzania czasem, dyscyplina, samodzielność i nastawienia na realizację wyniku, nie wspominając o umiejętność pracy zespołowej.
Duży wybór narzędzi IT
Dla części pracowników, z którymi rozmawiała „Rzeczpospolita" (prosili o anonimowość), pierwsze doświadczenia z „pandemiczną zdalną pracą" nie są zachęcające. Magda, specjalistka w niewielkiej rodzinnej firmie, która przed dwoma dniami niemal od zera przeszła na 100-proc. zdalną pracę, narzeka na słabej jakości sieć VPN – przez to pracuje się jej dużo gorzej niż w biurze.
Z kolei Beacie, która też po raz pierwszy wykonuje swoje obowiązki z domu (wcześniej miała taką możliwość, lecz z niej nie korzystała), doskwiera dużo gorsza współpraca z kolegami i szefem w wirtualnym biurze. Tomek, specjalista IT, twierdzi zaś, że czasowy atut pracy z domu (oszczędza ok. dwie godziny dziennie na dojazdach) skutecznie zmniejsza kierownik, który domaga się szczegółowego sprawozdania z każdego dnia.
Jak zwraca uwagę Michał Młynarczyk, dyrektor zarządzający firmy rekrutacyjnej Devire, częstym problemem podczas pracy zdalnej jest też dostęp do plików, umów, kontraktów czy ofert, czyli danych wrażliwych. Dlatego, jeśli firma nie posiada systemu CRM z możliwością udostępniania dokumentów, to warto skorzystać z popularnych dysków sieciowych, np. Dropbox czy Dysk Google.
Pokonanie problemów technicznych ułatwia duży wybór dostępnych na rynku rozwiązań i gotowość czołowych dostawców, by w obecnej sytuacji wesprzeć firmy darmową usługą. Jak już pisaliśmy, Microsoft zaoferował przedsiębiorcom możliwość darmowego korzystania ze swojej usługi Teams przez pół roku zaś Avaya do końca sierpnia bezpłatnie udostępnia instytucjom edukacyjnym pełną wersję biznesową oprogramowania Avaya Spaces.
Karolina Woldańska z Antal przypomina, że sprawną pracę zespołową ułatwią poza Microsoft Teams, także Slack czy Skype. Poleca też Todoist, Trello czy Asana, popularną na świecie aplikację do zarządzania projektami w zespołach (w tych mniejszych sprawdza się darmowa wersja).
Bez mikrozarządzania i bez podjadania
– Pierwszym krokiem do wdrożenia pracy zdalnej powinno być właściwe przygotowanie zespołów i menedżerów: odpowiednia komunikacja, wyznaczenie jasnych zasad funkcjonowania takiego trybu oraz zapewnienie wszystkich, że jest to normalny dzień pracy, tylko w nieco innych warunkach – doradza Wojciech Pintal, ekspert Talent Management w firmie rekrutacyjnej Michael Page. Według niego, doświadczeni pracownicy, przyzwyczajeni do brania odpowiedzialności za swoją pracę, zazwyczaj nie mają problemu z przestawieniem się na home office, mogą być nawet wtedy bardziej efektywni. A pozostali?
– Jeśli szef dobrze zna swoich pracowników, to wie, który z nich może wymagać większego wsparcia w dobrym zarządzaniu czasem i organizacji pracy. Tym osobom warto pomóc w przygotowaniu planu zadań oraz na bieżąco sprawdzać ich postępy – radzi ekspert Michael Page.
Jak zaznacza Michał Młynarczyk, w zdalnej pracy istotną rolę odgrywają jasne wytyczne i oczekiwania wobec pracowników, którzy pracują z domu. Radzi też, by unikać mikrozarządzania i zamiast nieustannie dopytywać podwładnych o postęp pracy, postawić na narzędzia IT do zarządzania projektami np. Trello, Asana czy Clickup.
Pomocny może być harmonogram działań, a dobrym rozwiązaniem są też wirtualne spotkania statusowe raz w tygodniu, kiedy cały zespół zdzwania się na pół godziny i rozmawia o postępach w projekcie czy zaistniałych problemach. Jak zaznacza Wojciech Pintal, mikrozarządzanie nie sprawdza się w przypadku rozproszonych zespołów. Odpowiedzialnym pracownikom szefowie powinni dać więcej elastyczności i swobody; kontrolować ich zadania rzadziej, skupić się zaś na efekcie końcowym i na wsparciu osób, które mniej znają lub które ewidentnie mają problem z odnalezieniem się w zdalnej pracy.
Telepracownikom (i ich szefom) eksperci Antal przypominają o regularnych przerwach w pracy, które warto wykorzystać np. na zmywanie i spacer – dopóki nie mamy jeszcze zakazu wychodzenia z domu. Wśród porad dla początkujących telepracowników powtarzają się te dotyczące organizacji dnia pracy. Warto wyznaczać listy zadań i ustalać priorytety, tłumacząc też rodzinie, że choć nie wychodzimy do biura, to jesteśmy w pracy. Przydatne jest zachowanie rutyny – pobudka o stałej porze, przygotowanie miejsca pracy i normalne ubranie (nie piżama). Weterani pracy z domu ostrzegają też przed pokusą podjadania. Jeśli będziemy jej ulegać, home office pomoże wprawdzie uniknąć koronawirusa, ale doda kilka kilogramów.
