Poza uniwersalnymi kryteriami wyboru powierzchni biurowej coraz więcej firm myśli o jakości przestrzeni, jej wykorzystaniu i zaprojektowaniu w odpowiedni sposób. Workplace Strategy - czyli opracowywanie strategii środowiska pracy - jest w Polsce coraz bardziej popularne. Chodzi o to, by dopasować biuro do potrzeb pracowników, poprawić komunikację, produktywność, wzmocnić współpracę, wspólne działanie.

Radzi Regina Gul, starszy kierownik projektu w firmie JLL:

- Ile czasu zajmuje nam korespondencja mailowa, telefony i spotkania formalne? Jak tego typu działania przekładają się na rozwój firmy? Ile czasu chcemy pracować w ciszy i skupieniu? Ile wspaniałych pomysłów rodzi się w kuchniach, windach czy przy ekspresie do kawy? Czy pracujemy zespołowo czy indywidualnie? Co tak naprawdę powinno być punktem wyjścia do znalezienia biura idealnego?

Przeprowadzone przez JLL badania wykazały bardzo dużą rozbieżność pomiędzy czynnościami, na które pracownicy poświęcają najwięcej czasu, a tymi, które tworzą największą wartość dla firmy. Blisko trzy czwarte respondentów uważa analizę, dyskusję i burzę mózgów za najbardziej produktywne działania. Większą część dnia pracy zabiera nam jednak korespondencja mailowa, telefony i spotkania formalne, które – choć niezbędne – w niewielkim stopniu przyczyniają się do rozwoju firmy.

Punktem wyjścia do rozważań o koncepcji i kształcie nowego biura powinno być zdefiniowanie tego, co tworzy wartość w danej organizacji, jak również położenie nacisku na takie rozwiązania przestrzenne i technologiczne, które sprzyjają zadowoleniu pracowników. Co ma na celu tworzenie biura idealnego? To przede wszystkim stworzenie miejsca, które jest przyjazne dla pracowników, wspiera produktywność i kreatywność, odzwierciadla wartości firmy. Posiadanie biura odpowiadającego na potrzeby zespołu, skrojenie go na miarę, pozwoli zadowolić i zatrzymać pracownika, a także zdobyć nowe talenty.

Spotkanie z kadrą

Kluczem w projektowaniu przestrzeni biurowej jest dostosowanie jej do specyfiki firmy, a także do potrzeb jej pracowników. Przystępując do opracowywania nowej strategii miejsca pracy organizujemy tzw. warsztat otwierający. Jest to spotkanie z kadrą zarządzającą, w trakcie którego rozmawiamy o sposobie funkcjonowania obecnego biura, planowanym przebiegu procesu optymalizacji powierzchni, a także nakreślamy wizję nowego środowiska pracy, a nawet przyszły klimat i atmosferę.

Celem wywiadów jest zrozumienie sposobu wykorzystywania obecnej przestrzeni biurowej i określenie najważniejszych potrzeb pracowników. W trakcie szczegółowych wywiadów z lokalną kadrą zarządzającą poznamy jej spojrzenie na biznes, wartości kulturowe oraz przyszłe strategie i cele. Dzięki wywiadom możemy zrozumieć potrzeby klienta oraz uwarunkowania lokalne.

Zaleca się, aby w wywiadach wzięła udział kadra zarządzająca najwyższego szczebla oraz liderzy poszczególnych działów i główni interesariusze, zwłaszcza działu HR i IT. Wywiady są pierwszym krokiem w procesie zarządzania zmianą, dającym zespołowi do zrozumienia, że jego opinia jest ważna dla pracodawcy i że efekt końcowy całego procesu optymalizacji biura będzie uwzględniał jego potrzeby i oczekiwania.

Badanie biura

Następnym krokiem jest badanie wykorzystania przestrzeni. To kompleksowa analiza pozwalająca zrozumieć jak pracownicy faktycznie wykorzystują swoją powierzchnię biurową. Badanie to pozwoli określić, w jaki sposób biuro wykorzystywane jest w trakcie godzin pracy oraz jak można zoptymalizować wykorzystanie przestrzeni.

Sprawdzamy, jaki jest potencjał dla wprowadzenia biurek współdzielonych, jak najlepiej pogodzić zapotrzebowanie na sale spotkań z ich rzeczywistą ilością oraz jakie dodatkowe przestrzenie należałoby stworzyć w biurze, aby zwiększyć komfort pracy. Badanie to przeprowadzają obserwatorzy, którzy sprawdzają wykorzystanie poszczególnych biurek, salek spotkań i pozostałych funkcji towarzyszących.

Potrzebna jest tez ankieta wydajności miejsca pracy. Jest ona kompleksowym internetowym badaniem stopnia zadowolenia zespołu z obecnego biura. W ankiecie zawieramy szereg pytań dotyczących rzeczywistego, jak również preferowanego sposobu pracy, funkcji oraz aranżacji biura.

Grupy fokusowe

Stworzenie tzw. grup fokusowych pozwala nam określić, jakie czynniki związane z miejscem pracy są wymagane, aby usprawnić działania poszczególnych zespołów i działów. Umożliwią nam one określenie konkretnych potrzeb biznesowych, stylów pracy, dodatkowych możliwości i przyszłych oczekiwań związanych z miejscem pracy, a także potencjalnych wyzwań. To sposób na sprawdzenie opinii pracowników i znakomita okazja na zadanie pytań i uzyskanie odpowiedzi. Można śmiało powiedzieć, że taka sesja jest rzeczywistą szansą na przetestowanie koncepcji nowego biura wśród szerszej grupy odbiorców. Jest to także potężne narzędzie zarządzania zmianą.

Na końcu procesu optymalizacji biura podsumowujemy wnioski z dotychczasowych etapów procesu, czyli z badania wykorzystania przestrzeni, ankiety wydajności miejsca pracy, wywiadów z kadrą zarządzającą i grup fokusowych. Następnie opracowujemy strategię dla nowej aranżacji biura z uwzględnieniem stylów pracy, nowego rozkładu miejsc pracy, funkcji oraz lokalizacji poszczególnych działów. Wskazujemy także ułatwienia i bariery dla przyszłych zmian, a także mapę dla procesu zarządzania zmianą. Odpowiednia strategia miejsca pracy zawiera także wytyczne projektowe dla architekta wraz z budżetem przestrzennym.