Rozprawa administracyjna ułatwia szybsze załatwienie sprawy

W art. 89 ust. 1 kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.) przyjęto, że organ przeprowadza, z urzędu lub na wniosek strony, w toku postępowania rozprawę w każdym przypadku, gdy:

- zapewni to przyspieszenie lub uproszczenie postępowania bądź

- wymaga tego przepis prawa.

Obowiązek przeprowadzenia rozprawy wynika przykładowo z art. 118 ust. 1 ustawy z 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami. Zgodnie z tym przepisem – po wszczęciu postępowania wywłaszczeniowego – starosta, wykonujący zadanie z zakresu administracji rządowej, przeprowadza rozprawę administracyjną.

Zgodnie z art. 89 ust. 2 k.p.a. organ powinien także przeprowadzić rozprawę, gdy:

- zachodzi potrzeba uzgodnienia interesów stron oraz

- gdy jest to potrzebne dla wyjaśnienia sprawy przy udziale świadków lub biegłych albo w drodze oględzin >patrz ramka.

Czynności przygotowawcze

Przed rozprawą organ powinien podjąć czynności niezbędne do jej przeprowadzenia. W szczególności organ wzywa:

- strony do złożenia przed rozprawą wyjaśnień, dokumentów i innych dowodów oraz do stawienia się na rozprawę osobiście lub przez przedstawicieli albo pełnomocników, a także

- świadków i biegłych do stawienia się na rozprawę.

Przykład:

Załóżmy, że organ wezwał stronę do złożenia przed rozprawą wyjaśnień, dokumentów i innych dowodów, ale strona nie wykonała tego obowiązku. Takie uchybienie nie pozbawia strony prawa do zgłaszania żądania przeprowadzenia dowodów, czy składania wyjaśnień w czasie rozprawy. Nawet niezgłoszenie dowodów w czasie rozprawy nie pozbawi strony prawa do żądania przeprowadzenia dowodów czy składania dalszych wyjaśnień (wyrok NSA z 22 listopada 2007 r., sygn. I OSK 1635/06, LEX nr 417729). Zgodnie z art. 78 k.p.a. żądanie strony dotyczące przeprowadzenia dowodu trzeba uwzględnić, jeżeli przedmiotem dowodu jest okoliczność mająca znaczenie dla sprawy. Organ może jednak nie uwzględnić żądania, które nie zostało zgłoszone w toku przeprowadzania dowodów lub w czasie rozprawy, jeżeli żądanie to dotyczy okoliczności już stwierdzonych innymi dowodami, chyba że mają one znaczenie dla sprawy. Zawiadamiając strony o rozprawie organ powinien zobowiązać je (bądź ich pełnomocników) do osobistego stawiennictwa, gdyż dowód (np. z zeznań biegłego) będzie mieć właściwą wartość tylko wtedy, gdy zostanie należycie przeprowadzony, czyli gdy stronom zostanie zagwarantowana możliwość zadawania biegłemu pytań i składania wyjaśnień (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z 3 września 2014 r., sygn. II SA/Gd 353/14, LEX nr 1508451). W razie należytego wezwania stron, ich nieobecność zasadniczo nie stanowi jednak przeszkody do przeprowadzenia rozprawy (art. 94 § 1 k.p.a.).

Zgodnie z art. 90 § 3 k.p.a. na organie ciąży obowiązek zawiadomienia o rozprawie państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, organizacji społecznych, a także innych osób, jeżeli ich udział w rozprawie jest uzasadniony ze względu na jej przedmiot. W tym przypadku organ powinien wezwać je do wzięcia udziału w rozprawie albo do złożenia przed rozprawą oświadczenia i dowodów dla jego poparcia. W wyroku NSA w Warszawie z 3 listopada 1999 r. (sygn. IV SA 1437/98, LEX nr 48262) zwrócono uwagę, że osoba wezwana przez organ nie jest upoważniona do oceny tego, kto powinien, a kto nie powinien, brać udział w postępowaniu. Uczestnicy postępowania nie mają uprawnień tego rodzaju i powinni dostosować się ściśle do zarządzeń organu. Podnosi się także, że zawiadomienie o rozprawie organizacji społecznej, zgodnie z art. 90 § 3 k.p.a., nie powoduje, że taka organizacja staje się uczestnikiem postępowania na prawach strony (por. art. 31 k.p.a.).

Wezwania na rozprawę muszą odpowiadać ogólnym wymaganiom określonym w art. 50 i nast. k.p.a. W art. 54 k.p.a. zostały wymienione wymagane elementy wezwania. Szczególnym unormowaniem w tym zakresie jest jednak art. 91 k.p.a. Przewidziano w nim, że w wezwaniu na rozprawę trzeba określić termin, miejsce i przedmiot rozprawy. Stronom, świadkom, biegłym, a także państwowym i samorządowym jednostkom organizacyjnym, organizacjom i innym osobom, wezwanym do udziału w rozprawie, wezwanie doręcza się na piśmie bądź w formie dokumentu elektronicznego, co wyłącza możliwość wezwania na rozprawę np. przez telefon (art. 55 § 1 k.p.a.).

Przykład:

Załóżmy, że organ chce wezwać stronę na rozprawę przez telefon, na podstawie art. 55 § 1 k.p.a. Zgodnie z tym przepisem w sprawach niecierpiących zwłoki wezwania można dokonać m.in. telefonicznie. Regulacja ta nie ma jednak zastosowania do wezwań na rozprawę. Zgodnie z art. 91 § 2 k.p.a. wezwanie na rozprawę powinno zostać doręczone na piśmie lub w formie dokumentu elektronicznego.

W razie prawdopodobieństwa, że – oprócz wezwanych stron, uczestniczących w postępowaniu – w sprawie mogą być jeszcze inne strony, nieznane organowi, organ powinien o terminie, miejscu i przedmiocie rozprawy ogłosić także:

- w formie publicznego obwieszczenia,

- w innej formie publicznego ogłoszenia zwyczajowo przyjętej w danej miejscowości lub

- przez udostępnienie zawiadomienia w Biuletynie Informacji Publicznej.

Pamiętaj!

Termin rozprawy powinien być tak wyznaczony, aby doręczenie wezwań i ogłoszenie o rozprawie nastąpiły przynajmniej na 7 dni przed rozprawą.

Przeprowadzenie rozprawy

Zgodnie z art. 93 k.p.a. rozprawą kieruje wyznaczony do przeprowadzenia rozprawy pracownik organu, przed którym toczy się postępowanie. W sytuacji, gdy postępowanie toczy się przed organem kolegialnym, rozprawą kieruje przewodniczący albo wyznaczony członek organu kolegialnego. Z rozprawy musi być sporządzony protokół (art. 67 § 2 pkt 4 k.p.a.).

Przyjmuje się, że kierujący rozprawą, po wywołaniu rozprawy, powinien stwierdzić kto stawił się na rozprawie i w jakim charakterze oraz kto się nie stawił i czy wezwania na rozprawę były prawidłowe. Następnie kierujący rozprawą powinien wyjaśnić co jest przedmiotem rozprawy i udzielić głosu obecnym (stronom, świadkom, biegłym itd.). W wyroku NSA w Rzeszowie z 12 kwietnia 2002 r. (sygn. SA/Rz 1346/00, LEX nr 1693443) zwrócono uwagę, że rozprawa powinna być zorganizowana w taki sposób, aby świadkowie, którzy jeszcze nie złożyli zeznań, nie byli obecni przy składaniu zeznań przez innych świadków. W wyroku NSA w Warszawie z 26 kwietnia 2000 r. (sygn. V SA 2162/99, LEX nr 80640) podkreślono, że k.p.a. nie przewiduje „zbiorowego" przesłuchiwania świadków. Świadków należy przesłuchiwać oddzielnie, a protokół powinien odzwierciedlać to, co każdy z nich zeznał.

W myśl art. 95 k.p.a. na rozprawie strony mogą składać wyjaśnienia, zgłaszać żądania, propozycje i zarzuty oraz przedstawiać dowody na ich poparcie. Mogą także wypowiadać się co do wyników postępowania dowodowego. Strona ma prawo zadawać pytania innym uczestnikom rozprawy. Kierujący rozprawą jest uprawniony do uchylania pytań zadawanym świadkom, biegłym i stronom, jeżeli te pytania nie mają istotnego znaczenia dla sprawy. Na żądanie strony trzeba jednak zamieścić osnowę treści uchylonego pytania w protokole. Podkreśla się, że kierujący rozprawą powinien dbać o prawidłowy przebieg rozprawy, o zachowanie powagi czynności urzędowych, o utrzymanie spokoju i porządku oraz dobrych obyczajów. Rozprawa kończy się jej zamknięciem.

Odroczenie rozprawy

W art. 94 k.p.a. przyjęto, że nieobecność na rozprawie stron, które zostały na nią należycie wezwane, nie stanowi przeszkody do przeprowadzenia rozprawy. Kierujący rozprawą powinien ją jednak odroczyć:

- jeżeli stwierdzi poważne nieprawidłowości w wezwaniu stron na rozprawę,

- jeżeli niestawienie się strony zostało spowodowane trudną do przezwyciężenia przeszkodą, a także

- z innej ważnej przyczyny.

W wyroku WSA we Wrocławiu z 11 grudnia 2007 r. (sygn. II SA/Wr 34/07, LEX nr 972382) za przyczynę uzasadniającą odroczenie rozprawy uznano złożenie przez stronę wniosku o odroczenie rozprawy i wyznaczenie nowego terminu, z powodu złego stanu zdrowia strony. W wyroku NSA we Wrocławiu z 17 listopada 1997 r. (sygn. I SA/Wr 224/96, LEX nr 31232) stwierdzono jednak, że odroczenia rozprawy nie uzasadniało złożenie wniosku o odroczenie przez pełnomocnika telefonicznie w dniu rozprawy, bez wykazania przez niego swojej choroby, w sytuacji, gdy wcześniej w toku postępowania pełnomocnik składał wnioski, których celem było tylko przewlekanie sprawy.

Zwraca się także uwagę, że tylko nieobecność na rozprawie stron, które zostały należycie zawiadomione, nie stanowi przeszkody do jej prowadzenia (art. 94 § 1 k.p.a.). Natomiast np. niestawiennictwo biegłego powinno zostać ocenione przez kierującego rozprawą w aspekcie art. 94 § 2 k.p.a., a więc czy nie zachodzi ważna przyczyna uzasadniająca odroczenie (wyrok NSA z 17 lutego 2009 r., sygn. I OSK 1714/07, LEX nr 516049).

Sankcje porządkowe

Za niewłaściwe zachowanie się w czasie rozprawy, strony, świadkowie, biegli i inne osoby uczestniczące w rozprawie mogą być, po uprzednim ostrzeżeniu:

- wydalone z miejsca rozprawy przez kierującego rozprawą oraz

- ukarane grzywną do 100 zł.