Jedna trzecia urzędników nie ma służbowych skrzynek e-mailowych. Nie wszystkie urzędy wywiązują się też z obowiązku zapewnienia interesantom kontaktu drogą elektroniczną. Choć wszystkie powinny udostępnić elektroniczną skrzynkę podawczą, 10 proc. wciąż tego nie zrobiło. Najgorzej jest w woj. małopolskim  tam brakuje jej w co piątym urzędzie.

- Taka skrzynka służy do składania dokumentów przez interesantów - wyjaśnia Wacław Iszkowski, prezes Polskiej Izby Informatyki i Telekomunikacji.

Niepopularna platforma

Niewiele urzędów korzysta też z dobrodziejstwa platformy ePUAP. Na rządowej platformie swoje skrzynki podawcze założyło 42 proc. gmin, połowa powiatów, 37 proc. urzędów marszałkowskich, 80 proc. urzędów wojewódzkich i 70 proc. ministerstw. A zamieszczenie skrzynki na ePUAP jest tańsze.

Do urzędów spływają głównie e-wnioski o dostęp do informacji publicznej

Możliwość udostępniania usług poprzez ePUAP to dla urzędów oszczędność. W ten sposób zyskują infrastrukturę do wymiany informacji oraz tworzenia usług. Urzędy zintegrowane z platformą ePUAP zdejmują z siebie obowiązek budowania własnych systemów  tłumaczy Artur Koziołek, rzecznik prasowy Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji.

Skrzynka pierwszego kontaktu

Jak dowiedziała się Rz", ministerstwo planuje wprowadzenie obowiązku posiadania skrzynki na ePUAP. Można się jednak spodziewać, że i tak nie ułatwi to kontaktu obywatela z urzędem. Przez elektroniczną skrzynkę podawczą wprawdzie można złożyć podanie, wniosek lub skargę, ale najczęściej i tak konieczna jest wizyta w urzędzie.

- Problemem jest już złożenie załączników do podania, bo muszą mieć postać elektroniczną. Brakuje zasad konwersji dokumentów papierowych w elektroniczne - mówi Paweł Litwiński, partner w Kancelarii Barta Litwiński.

Sprowadza to więc elektroniczną skrzynkę podawczą do roli skrzynki pierwszego kontaktu. Najpierw interesant składa więc wniosek, a potem donosi papiery do urzędu. Także pełnomocnictwo w wersji tradycyjnej, z własnoręcznym podpisem, nie może być przeniesione w świat elektroniczny i nadal mieć waloru oryginalnego pełnomocnictwa. Pełnomocnik nie załatwi więc sprawy przez Internet w imieniu swojego mocodawcy.

- Dokumenty, które strona ma w formie tradycyjnej, papierowej, i które musi złożyć w oryginale, nie mogą być po prostu zeskanowane i dołączone do podania wnoszonego przez Internet, bo wtedy stracą walor oryginału. Wprawdzie można już poprosić o wystawienie zaświadczenia w postaci elektronicznej, ale nie można zeskanować i załączyć do elektronicznego podania zaświadczeń, które wydano rok czy dwa lata temu w formie papierowej - tłumaczy Paweł Litwiński.

Dlatego do gmin najczęściej składane są wnioski o informację publiczną i dopisanie do spisu wyborców. Do załatwienia tych spraw nie jest potrzebny żaden załącznik i całość postępowania ma formę elektroniczną. W większości spraw jednak dalsze czynności przebiegają tradycyjnie. Jest tak zarówno w administracji samorządowej, jak i rządowej.

Papier górą

- W naszym urzędzie w każdym wypadku po otrzymaniu od klienta korespondencji przez Internet dalsze postępowanie prowadzone jest w formie tradycyjnej - mówi Ivetta Biały, rzecznik prasowy wojewody mazowieckiego.

Taka niekonsekwencja dotyczy całego postępowania administracyjnego.

- Mamy możliwość prowadzenia postępowania administracyjnego w postaci elektronicznej, ale nie możemy już złożyć skargi do sądu administracyjnego drogą elektroniczną - zauważa Paweł Litwiński. - Jeśli więc przegramy sprawę, np. przed Samorządowym Kolegium Odwoławczym, musimy i tak wnieść skargę do sądu administracyjnego na piśmie z własnoręcznym podpisem. Nie wiadomo też, w jakiej formie mają być złożone załączniki do skargi, jeżeli postępowanie było wcześniej prowadzone z wykorzystaniem dokumentów elektronicznych. Wydrukowane, a może na płycie CD?  - pyta adwokat.

Zdaniem ekspertów jedną z przyczyn kłopotów z informatyzacją polskiej administracji jest jej fragmentaryczność i brak spójnej wizji.

- Albo informatyzuje się konkretny, bardzo wąski zakres administracji, albo wybrane wątki z różnych dziedzin. Inne reguły rządzą postępowaniem elektronicznym w postępowaniu administracyjnym ogólnym, inne w ordynacji podatkowej, inne w postępowaniach szczególnych - ocenia Paweł Litwiński.

- Podczas projektowania systemów teleinformatycznych nie są badane rzeczywiste potrzeby klientów i urzędów. Przez wiele lat forsowano korzystanie z tzw. kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podczas gdy zrezygnowanie z tego podpisu w programie e[pauza]deklaracje istotnie przyczyniło się do jego popularności - mówi Krzysztof Siewicz z Interdyscyplinarnego Centrum Modelowania Matematycznego i Komputerowego Uniwersytetu Warszawskiego.

Stopień wykorzystania elektronicznej skrzynki podawczej na platformie ePUAP

Instytucja            ogólna liczba instytucji        liczba instytucji, które posiadają skrzynkę                                                                          na  platformie ePUAP

Ministerstwa                      17                                               12

Urzędy marszałkowskie      16                                                 6

Urzędy  wojewódzkie        16                                                13

Powiaty                            379                                              195

Gminy                              2479                                            1050

Źródło - Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji