Wykonawcy muszą dużo szybciej zadawać pytania zamawiającym

Zadawanie pytań przez wykonawców jest korzystne zarówno dla zamawiających, jak i wykonawców.

Umożliwia zamawiającym dokonanie korekty specyfikacji istotnych warunków zamówienia (dalej: siwz) – często nieodzownej dla możliwości porównania i oceny ofert. Z drugiej strony wykonawcy mają ustawowe narzędzie, dzięki któremu mogą wyjaśnić wątpliwości i uzyskać pewność co do sposobu sporządzenia oferty oraz realizacji zamówienia.

Dotychczas obowiązujące przepisy w ocenie wielu zamawiających umożliwiały nadużywanie procedury przez wykonawców, co skutkowało w skrajnych przypadkach znaczną liczbą pytań, często wpływających bezpośrednio przed upływem terminu obligującego zamawiającego do udzielenia na nie odpowiedzi. Zwykle paraliżowało to przebieg postępowania przed terminem składania ofert i oznaczało konieczność jego przedłużenia.

To zaś ponownie otwierało drogę do zadawania pytań do siwz. Z drugiej jednak strony częstym zarzutem ze strony wykonawców jest zły stan dokumentacji przetargowej – jej wewnętrzna sprzeczność, niespójność, braki itd., zatem procedura wyjaśnień siwz ma istotne znaczenie praktyczne.

[srodtytul]Jak liczyć terminy[/srodtytul]

Zmieniony przez nowelizację art. 38 pzp wprowadził zupełnie nowy sposób określenia terminu na zadawanie pytań z gwarancją udzielenia odpowiedzi. Po nowelizacji wykonawcy mogą składać takie wnioski o wyjaśnienia do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert.

Jak to będzie wyglądało w praktyce? Prześledźmy na przykładzie przetargu nieograniczonego.

[ramka][b]Przykład[/b]

Przy wartości zamówienia poniżej progów unijnych termin składania ofert

nie może być krótszy:

- niż 7 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych – dla dostaw lub usług;

- niż 20 dni – dla robót budowlanych.

Termin na pytania obligujące do odpowiedzi trwa odpowiednio do końca czwartego dnia i do końca dziesiątego dnia.[/ramka]

Warto zauważyć, że poprzednia regulacja prowadziła do absurdalnych rozwiązań – wyznaczony był minimalny siedmiodniowy termin składania ofert, natomiast zamawiający nie był zobligowany do odpowiedzi na pytania do siwz, jeżeli prośba wpłynęła do zamawiającego na mniej niż sześć dni przed terminem składania ofert.

[ramka][b]Przykład[/b]

Przy wartości zamówienia równej lub powyżej progów unijnych bez względu na rodzaj zamówienia termin składania ofert nie krótszy niż 40 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu do Dziennika Urzędowego UE drogą elektroniczną (inne formy – 47 dni), zatem termin na pytania obligujące do odpowiedzi trwa do końca 20. dnia (lub do końca 24. dnia).[/ramka]

[srodtytul]Pojawiają się wątpliwości[/srodtytul]

Tyle wynika z czystej matematyki. Problemem są jednak przetargi nieograniczone o wartości powyżej progów unijnych, bowiem w ich przypadku siwz jest udostępniana na stronie internetowej od dnia publikacji ogłoszenia w DzUrz UE.

Mimo wszystko termin winien być liczony już od dnia przekazania ogłoszenia Urzędowy, a nie publikacji siwz w Internecie. Chociaż jest to nieracjonalne, gdyż tak naprawdę czas zaczyna biec w momencie kiedy przedsiębiorcy nie mają jeszcze możliwości zapoznania się z siwz, a więc skraca i tak krótki czas na reakcję, to przepisów nie sposób interpretować inaczej.

Wątpliwości wiążą się także z sytuacją, gdy np. przy siedmiodniowym terminie składania ofert ostatni dzień (dla połowy terminu składania pytań) przypada np. w niedzielę.

Jak w takim przypadku kierować zapytanie? Wydaje się, iż termin taki ulega wydłużeniu o jeden dzień – do kolejnego dnia roboczego na zasadach określonych w kodeksie cywilnym. Dla uniknięcia wątpliwości – zważywszy że zlikwidowano instytucję protestu, wykonawcy zapewne będą kierowali zapytania przed tym terminem.

Warto podkreślić, iż zmieniony przepis nakazuje udzielenie odpowiedzi w sytuacji, gdy pytanie wpłynie nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert.

[srodtytul]Urzędnicy mogą nadużywać uprawnień[/srodtytul]

Ważną nowością jest też to, że przedłużenie przez zamawiającego terminu składania ofert nie powoduje przedłużenia terminu składania wniosków o wyjaśnienie siwz. Regulacja ta może prowadzić do patologii:

– zamawiający celowo będzie zmieniał w istotny sposób siwz – np. w zakresie opisu przedmiotu zamówienia po połowie terminu składania ofert – wtedy nie będzie musiał udzielać wyjaśnień, co jest tym bardziej niebezpieczne, że tzw. duża nowelizacja znosi protesty, a odwołanie w tym zakresie poniżej progów unijnych nie przysługuje.

[srodtytul]Gdy minął już czas...[/srodtytul]

Nowelizacja nie zabrania zamawiającemu udzielać odpowiedzi na pytania, które wpłyną nawet po połowie terminu składania ofert. Dodatkowo nowe przepisy konkretyzują sposób postępowania zamawiającego w związku z pytaniem, które wpłynie po terminie. Zamawiający może, według swego uznania lub chyba raczej według oceny istotności problemu:

- udzielić wyjaśnień albo

- pozostawić wniosek bez rozpoznania

Warto zwrócić uwagę, że przepis nie wskazuje, czy w razie braku odpowiedzi zamawiający powinien zamieścić pytania na stronie internetowej w przypadku przetargu nieograniczonego. Art. 38 ust. 2 pzp obliguje do zamieszczenia pytań z wyjaśnieniami, a skoro wyjaśnień może nie być, to zamieszczanie pytań w takim przypadku byłoby bezcelowe.

Dodatkowo niejasne jest, czy pozostawienie wniosku bez rozpoznania skutkuje koniecznością złożenia takiego oświadczenia pytającemu. Wydaje się, iż w kontekście prawa do wniesienia odwołania (powyżej progów unijnych) w przedmiocie zaniechania udzielenia wyjaśnień byłoby to pożądane.

W ten sam sposób zamawiający może postąpić z wnioskiem, który dotyczy udzielonych wyjaśnień. Można tu mówić o dwóch sytuacjach – wniosek jest powtórzeniem uprzednio już skierowanego wniosku lub też że dotyczy udzielonych wyjaśnień (pytanie dotyczy udzielonej odpowiedzi na uprzednio zadane pytanie).