Jak liczyć terminy w przetargu

Przepisy przetargowe są mocno sformalizowane, także w przypadku terminów. Chodzi z jednej strony o to, aby wykonawcy mieli realną szansę na przygotowanie oferty i jej złożenie, z drugiej o możliwie szybkie kończenie procedur, tak aby można było sprawnie realizować publiczne inwestycje. Dlatego też większość terminów, których musi przestrzegać przedsiębiorca, to terminy zawite. Oznacza to tyle, że nie przysługuje prawo do ich przywrócenia. Jeśli firma się spóźni, bezpowrotnie traci możliwość startu w przetargu czy protestu przeciwko decyzji zamawiającego.

[srodtytul]Przy większych kwotach, więcej czasu[/srodtytul]

O długości terminów przesądza wielkość zamówienia. Podział wyznaczają tzw. progi unijne. Zasadniczo krótsze terminy zamawiający mogą wyznaczać poniżej tzw. progów unijnych.

[ramka][b]Przykład[/b]

W organizowanym przez gminę przetargu nieograniczonym na dostawę sprzętu komputerowego o wartości poniżej 206 tys. euro termin na złożenie oferty może zostać określony na siedem dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych. Od tego progu musi to już być co najmniej 40 dni (od dnia przekazania ogłoszenia Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, jeśli odbyło się to drogą elektroniczną).

W przetargu na roboty budowlane poniżej wspomnianego progu termin na złożenie ofert nie może być krótszy niż 20 dni od opublikowania ogłoszenia. Od kwoty 206 tys. euro musi wynosić co najmniej 40 dni (od dnia przekazania ogłoszenia Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, jeśli odbyło się to drogą elektroniczną).[/ramka]

Przy zamówieniach rządowych na kwoty i usługi chodzi o 133 tys. euro, przy tego samego rodzaju, ale udzielanych przez samorząd – 206 tys. euro. Przy robotach budowlanych próg jest taki sam bez względu na to, kto organizuje przetarg, i wynosi 5,15 mln euro.

Od opisanych zasad są wyjątki. Dotyczą one większych zamówień, które były zaplanowane i wcześniej ogłoszone we wstępnym ogłoszeniu informacyjnym. Wówczas zamawiający może skrócić termin na złożenie oferty do 29 dni.

[srodtytul]Decydują minuty[/srodtytul]

Termin na złożenie oferty jest wyznaczany nie tylko na konkretny dzień, ale i godzinę. W ogłoszeniach i specyfikacjach można przeczytać, że termin ten upływa np. 20 stycznia 2009 r. o godz. 11 (ze względu na specyfikę pracy urzędów najczęściej są to godziny przedpołudniowe). Do tego momentu oferta musi zostać dostarczona pod wskazane miejsce. Warto przy tym pamiętać, że jest to najczęściej konkretny pokój w urzędzie, a nie sam budynek.

Decydujące są minuty. Przekonała się o tym niedawno pewna firma, której oferta została przyjęta przez urzędnika dwie minuty po czasie. Krajowa Izba Odwoławcza, która rozstrzygała ten spór, przypomniała, że to na wykonawcy ciąży obowiązek dołożenia należytej staranności. Nie ma też znaczenia, o której posłaniec z ofertą wejdzie do budynku.

– [b]Istotna jest bowiem godzina, o której złożono ofertę, czyli doręczono uprawnionemu pracownikowi zamawiającego[/b] – zauważyła w uzasadnieniu [b]wyroku z 19 grudnia 2008 r. przewodnicząca Małgorzata Rakowska (KIO/UZP 1442/08).[/b]

Z innych wyroków i doktryny płynie wniosek, że nie ma znaczenia z jakich powodów oferta nie dotrze na czas. Nawet takie zdarzenia losowe jak wypadek samochodowy nie usprawiedliwiają wykonawcy. Koperta z ofertą zostanie im zwrócona bez otwierania.

Przy liczeniu terminów wskazanych w prawie zamówień publicznych obowiązują ogólne zasady wynikające z kodeksu cywilnego.

[srodtytul]Pierwszy dzień się nie liczy[/srodtytul]

Zgodnie z art. 111 § 2 k.c. „jeżeli początkiem terminu oznaczonego w dniach jest pewne zdarzenie‚ nie uwzględnia się go przy obliczaniu terminu dnia‚ w którym to zdarzenie nastąpiło”.

[ramka][b]Przykład[/b]

W mniejszych przetargach wykonawcy mają siedem dni na wniesienie protestu przeciwko decyzji zamawiającego. Załóżmy, że informację, która stanowi podstawę do wniesienia protestu, otrzymali we wtorek. Tego dnia nie uwzględniają przy swych obliczeniach. Oznacza to, że na wniesienie protestu mają czas do następnego wtorku.[/ramka]

Ze szczególną sytuacją mamy do czynienia, gdy koniec terminu wypada w dzień wolny od pracy. Wówczas przedsiębiorca zyskuje dodatkowy dzień.

[ramka][b]GPP przykład[/b]

Termin na wniesienie protestu upływa w święto państwowe (np. 3 maja). W takiej sytuacji przedsiębiorca ma czas na wniesienie protestu do 4 maja. [/ramka]

Trzeba jednak pamiętać, że za dzień wolny od pracy uznaje się jedynie niedziele i święta. Sobota nie jest już takim dniem[b] (wynika to m.in. z uchwały Sądu Najwyższego z 25 kwietnia 2003 r., III CZP 8/03). [/b]