Firmy nie muszą już zbierać papierowych faktur

Taką możliwość potwierdził wczoraj Naczelny Sąd Administracyjny. To dobra wiadomość dla wszystkich podatników VAT, zwłaszcza tych, którzy mają wielu kontrahentów i muszą przechowywać przez lata tysiące kopii faktur VAT.

Z pytaniem o uproszczenie systemu przechowywania kopii faktur papierowych wystąpiła spółka zajmująca się dostawą towarów i świadczeniem usług. Wyjaśniła, że wystawia i dostarcza kontrahentom oryginały faktur tylko w wersji papierowej. Spółka chciała zmienić sposób przechowywania kopii faktur z papieru na system elektroniczny. Podkreśliła, że system zapewni pełną zgodność, bezpieczeństwo oraz ochronę przed zmianą ich treści, gwarantuje możliwość zapoznania się z nimi i wydrukowania. W ocenie podatniczki kopie można trzymać w systemie.

Tylko papier

Innego zdania był jednak fiskus. W uzasadnieniu niekorzystnej dla spółki interpretacji wskazał na § 19 rozporządzenia ministra finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (DzU nr 212, poz. 1337 ze zm.). Zgodnie z jego treścią faktury powinny być wystawiane w formie materialnej w co najmniej dwóch egzemplarzach. Oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów podatnicy mają obowiązek przechowywać do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zdaniem fiskusa nie ma możliwości przechowywania w formie elektronicznej faktury, którą wystawiono i przekazano kontrahentowi w formie papierowej. Potwierdzają to przepisy unijne, które stanowią o istnieniu odrębnych sposobów (systemów) przechowywania faktur w zależności od formy przesłania lub udostępnienia dokumentu.

Po stronie podatniczki ostatecznie opowiedziały się jednak sądy administracyjne obu instancji. Oddalając skargę kasacyjną fiskusa, NSA w pełni podzielił stanowisko Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy, że przechowywaniu kopii faktur papierowych w formie elektronicznej nie sprzeciwiają się ani przepisy krajowe, ani unijne.

Mamy XXI wiek

Zdaniem NSA w tym przypadku należy odwołać się do wykładni celowościowej i prounijnej. Nie można na podatnika nakładać większych obciążeń niż te, które wynikają ze zwykłych zobowiązań.

– Mamy drugą dekadę XXI wieku i przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej jest bardziej bezpieczne niż w papierowej – wyjaśnił sędzia NSA Artur Mudrecki.

Każda zmiana w systemie elektronicznym pozostawia ślad, nie ma zatem obaw, że dokumenty zostaną zmodyfikowane. NSA potwierdził, że przechowywanie w formie elektronicznej jest nowoczesnym rozwiązaniem, które pozwala na szybki dostęp do dokumentów i ich sprawdzenie.

Wyrok jest prawomocny.

sygnatura akt II FSK 49/11

Mirosław Siwiński, doradca podatkowy z Kancelarii Prawnej Witold Modzelewski

Z korzystnym dla podatników stanowiskiem NSA w sprawie przechowywania kopii faktur papierowych należy się zgodzić tak pod względem czysto prawnym, jak i teleologicznym. Nie ma bowiem przeszkód w prawie polskim i unijnym, by przechowywać elektronicznie faktury wystawione w formie papierowej. Zwłaszcza że metoda ta jest bardziej ekonomiczna ze względu na miejsce przechowania, a także ekologiczna, bo nie trzeba marnować papieru, a dyski twarde nie potrzebują stałego dopływu prądu. Nawet bez zabezpieczenia tych plików wszelkie ingerencje w ich treść pozostawiają ślad, a i organom łatwiej się z nimi zapoznać w toku kontroli.