Maciej Gawroński, Piotr Biernatowski: Odpowiedzialność menedżerów – prawo do informacji

Tak jak już pisaliśmy, ale warto powtórzyć - majątek państwowy ma podlegać szczególnej ochronie jako dobro wszystkich Polaków. Menedżerowie mają zarządzać zgodnie z tą ideą. Mają też prawo być osądzani wyłącznie merytorycznie. Leży to nie tylko w ich interesie, ale w interesie Skarbu Państwa. Ryzyko mierzenia się z rozliczeniami na skalę i na zasadach niespotykanych w sektorze prywatnym każdy rozsądny menedżer wkalkulowuje i w efekcie część po prostu rezygnuje.

W pierwszym artykule zaczęliśmy od końca, czyli tego jak wyglądają rozliczenia w praktyce z perspektywy menedżera w każdym z "sezonów”, niezależnie od tego, kto aktualnie reżyseruje.

Teraz wracamy do początków, czyli do tego, w jaki sposób powinny być ukształtowane pewne zasady współpracy menedżera ze spółką, poczynając od prawa do informacji.

W tym tekście omówimy prawo do informacji.

Asymetria informacyjna

Najczęściej menedżer dowiaduje się o negatywnej ocenie jego działań i potencjalnych roszczeniach, ale rzadko kiedy dowiaduje się o co chodzi na tyle dokładnie żeby móc to obsłużyć prawnie i w swojej psychice (jak u Josefa K. w Procesie Franza Kafki). Materiały stanowiące podstawę roszczeń powstają pod rządami nowego zarządu (raporty z audytu itp.), więc menedżer nie zna ich treści.

Źródłem informacji menedżera są czasem sygnały od pracowników spółki którą zarządzał. W końcu, gdy spółka zdecyduje się na roszczenie to w pierwszym etapie i tak nie wiąże się z obowiązkiem przekazania konkretnych informacji. W ścieżce cywilnej menedżer dostanie wezwanie do zapłaty z kwotą i ogólnym opisem, który niewiele daje. W ścieżce karnej menedżer prawdopodobnie dowie się z prasy o tym, że spółka złożyła zawiadomienie na jego działania. Dlaczego z prasy? Bo przecież nie o to chodzi w rozliczeniach, żeby nikt o sprawie nie wiedział. Dodatkowo, informacje, na których oparte są zarzuty wobec menedżera stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa i z zasady, po zaprzestaniu pełnienia funkcji, menedżer nie ma do nich dostępu.

Czytaj więcej

Opinie Prawne

Maciej Gawroński, Piotr Biernatowski: Ściganie menedżerów spółek Skarbu Państwa – quo vadis?

Pojawiają się kolejne informacje o tym, że aktualni menedżerowie spółek Skarbu Państwa składają z...

Umowy menedżerskie

Standardem w umowach menedżerskich, jak i szerzej w obrocie gospodarczym, jest wprowadzanie umów i klauzul o zachowaniu poufności nastawionych na ochronę tajemnicy spółki. Podobnie, przepisy prawa w tym w szczególności ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, koncentrują się na ochronie tajemnicy przedsiębiorstwa. Tak samo jest we wzorze umowy o świadczenie usług w zakresie zarządzania wydanym w ramach Zasad nadzoru właścicielskiego nad spółkami z udziałem Skarbu Państwa . Wzór ten stanowi punkt wyjścia dla wszystkich umów podpisywanych przez menedżerów SSP.

Prawo do obrony

W celu wyrównania asymetrii informacyjnej w umowie menedżerskiej powinny znajdować się postanowienia zapewniające menedżerowi możliwość obrony przed zarzutami ze strony następców. Postanowienia mogą zawierać stwierdzenie, że menedżer ma prawo do obrony, a spółka ma obowiązek przedstawić menedżerowi zarzuty (wraz ze szczegółowym uzasadnieniem pozwalającym na rzeczowe odniesienie się i odpowiednim terminem na to). W zasadzie powinniśmy napisać „postanowienia zapewniające możliwość dyskusji o zasadności działań zarządczych”, bo w teorii powinno chodzić o wyjaśnienie i ustalenie czy dane działanie było słuszne, a nie o czynienie zarzutów. W standardowym kontrakcie menedżerskim SSP brak nawet postanowienia o wymogu przystąpienia do rozmów ugodowych przed zgłoszeniem roszczenia, choć takie postanowienia są często praktykowane w innych umowach. Rozmowy ugodowe mogą być oczywiście fikcją, w przypadku złej woli jednej ze stron, ale druga strona ma podstawę, aby inicjujący rozmowy w ich ramach przedstawił argumenty i informacje.

Z czysto prawnego punktu widzenia spółka, która chce naprawienia szkody, powinna przekazać pełne informacje o działaniach, z których wywodzi szkodę, aby menedżer mógł rozważyć zasadność tych roszczeń.

Prawo do dokumentów

Drugim ważnym elementem wyrównywania asymetrii informacyjnej jest prawo do dokumentów.

Aby prawo do informacji nie pozostało na papierze w chwili, gdy jest najbardziej potrzebne, umowa menedżerska powinna przewidywać dla menedżera uprawnienie do zbierania i przechowywania zawczasu pewnych informacji i dokumentów. Takimi „informacjami zawczasu” mogłaby być np. lista dokumentów podpisanych przez menedżera, zawierająca datę, tytuł, numer i położenie danego dokumentu w archiwach / repozytoriach spółki, dane pracownika wnioskującego o daną decyzję, listę opinii i analiz przedstawionych zarządowi przed podjęciem decyzji wraz z autorami. Taka lista oczywiście również objęta byłaby tajemnicą przedsiębiorstwa, stanowiąc materiał o dużej wrażliwości. Można byłoby rozważyć opóźnienie wydania menedżerowi takiej listy, ponieważ jej wydanie rodziłoby oczywiście ryzyka z tym związane. Aby dalej zrównoważyć interesy i ryzyka menedżera i spółki można zastosować bardziej szczegółowe postanowienia – np. że wydanie listy ma nastąpić dopiero w przypadku „uzewnętrznienia zastrzeżeń”, ale obarczone będzie karą umowną zastrzeżoną na korzyść menedżera np. 100.000 zł za każdy rozpoczęty miesiąc zwłoki. Wreszcie, obok kary za nieujawnienie, że karą umowną zagrożona byłaby też niekompletność listy. Zakres czasowy listy powinien obejmować okres, którego dotyczą zarzuty, i okres, którego dotyczy obrona. Ujawnieniu mogłyby podlegać wyłącznie dokumenty dotyczące zakresu działań menedżera, do których spółka ma zastrzeżenia. W takiej sytuacji tym istotniejsza byłaby kara umowna za niekompletność listy. Na podstawie takiej listy dokumentów, menedżer mógłby wnioskować (do spółki a potem w stosownych postępowaniach) o zobowiązanie spółki do przekazania dokumentów mających znaczenie dla sprawy.

Wadliwości takiej listy lub niewydaniu jej można byłoby przypisać w umowie menedżerskiej także konkretne skutki dowodowe, które nie ograniczą sądu w swobodzie oceny sprawy, ale mogą ukierunkować na dokonanie oceny na korzyść menedżera. Skuteczność takich postanowień w postępowaniu cywilnym zależeć będzie oczywiście od oceny sędziego, choć moglibyśmy wręcz zastosować konstrukcję umowy dowodowej z Kodeksu postępowania cywilnego. Taką listą dokumentów nie obejmiemy też korespondencji email, bo to jest fizycznie niemożliwe. Mimo wszystko, postanowienia o liście dokumentów wyrównywałyby nieco szanse menedżera, które są takie, jakie byłyby szanse Kmicica i Kielmiczów w starciu ze Szwedami za Nowym Targiem, gdyby górale nie zajęli stanowiska po stronie Polaków (w naszym przypadku górale to prokuratura).

Wreszcie, można byłoby rozważyć jakiś rodzaj powiernictwa takiej listy dokumentów. W praktyce najsensowniej po prostu byłoby jednak wyraźnie stwierdzić, że menedżer ma prawo sporządzać i posiadać taką listę, także przez okres do upływu 10 lat kalendarzowych po zakończeniu współpracy ze spółką, a w razie „inkubacji” roszczeń lub zarzutów także przez okres niezbędny do ich rozpatrywania.

Zwróćmy uwagę, że taka lista dokumentów mogłaby co najmniej dać organom decyzyjnym (prokuratura, sędziowie) obraz skali odpowiedzialności i obciążenia danego menedżera i informację o tym, czy i do jakich opinii i analiz menedżer sięgał podejmując decyzję. Takie informacje mają znaczenie przy ustalaniu miernika staranności i jego dochowania względem zdarzeń objętych zastrzeżeniami. Myśl tę postaramy się rozwinąć w jednym z kolejnych tekstów, rozważając zagadnienie oceny staranności menedżerskiej.

Obowiązek konkretyzacji zarzutów

Prawo do informacji i prawo do obrony powinno przejawiać się także w obowiązku konkretyzacji roszczeń kierowanych do menedżera i przedstawiania dokumentów na ich uzasadnienie. Nagminna jest praktyka wzywania do zapłaty znacznych lub wielkich kwot z uzasadnieniem „bo się należy” (styl, który na stronie 51 naszej bestsellerowej „Książeczki o pisaniu pism” nazywamy „biblijnym”, a w drugim wydaniu przemianujemy na „objawionym”) . Takie wezwanie jest przejawem jeśli nie złej woli, to niestaranności. I samo w sobie może podlegać ocenie prawnej. Nie umożliwia bowiem żadnej weryfikacji zawartego w nim żądania. Zwróćmy uwagę, że każdy mógłby zażądać od nas zapłaty twierdząc, że dokonał starannych analiz i doszedł do wniosku, że jesteśmy mu dłużni milion złotych. Tego typu działanie można byłoby uznać wręcz za próbę wyłudzenia, karalną w myśl art. 286 § 1 Kodeksu karnego.

Czy prawo istnieje?

Czy prawo do informacji, prawo do dokumentów i obowiązek konkretyzacji zarzutów nie istnieją, jeżeli umowa menedżerska go nie przewiduje? W naszej ocenie, te prawa i obowiązki da się wyprowadzić z ogólnych zasad prawa cywilnego. Jak najbardziej menedżer ma prawo znać konkretne uzasadnienie kierowanych pod jego adresem zastrzeżeń, jeżeli zastrzeżenia te zostały wyartykułowane przez spółkę. I to także zanim dojdzie do wszczęcia postępowań prawnych, w ramach których przepisy wprost regulują zasady prawa do obrony.

Podstawy prawnej prawa do informacji dopatrujemy się w zasadach współżycia społecznego (art. 5 kc), w obowiązku współdziałania wierzyciela przy wykonywaniu zobowiązań (art. 354 § 2 Kodeksu cywilnego), w zasadach odpowiedzialności za naruszenie dóbr osobistych, w art. 15 RODO (i w art. 5, 6, 13 i 14 RODO). Ponadto, pozywając menedżera spółka ma obowiązek wykazać, że podjęła próbę pozasądowego rozwiązania sporu (art. 187 § 1 pkt 3 kodeksu postępowania cywilnego), a nie da się tego zrobić, jeżeli menedżer nie wie czego spór ma dotyczyć.

Zresztą, w standardowym kontrakcie menedżerskim SSP jest postanowienie, zgodnie z którym jeżeli któreś ze zdarzeń dotyczących realizacji celów zarządczych nastąpi już po zakończeniu obowiązywania Umowy, Spółka jest zobowiązana udzielić Zarządzającemu wszelkiej pomocy, w tym udostępnić wszelkie żądane przez Zarządzającego dane, mające na celu realizację obowiązku przedłożenia sprawozdania Zarządzającego z wykonania celów zarządczych . Postanowienie to ma zapewniać realizację praw menedżera, tak samo jak postanowienia, o których wspomnieliśmy przy wyrównywaniu asymetrii informacyjnej. Od realizacji celów zarządczych zależy czy menedżerowi należne jest wynagrodzenie zmienne, które stanowi istotny składnik wynagradzania w SSP. Ścieżka jest więc przetarta.

Zabezpieczenie informacji

Ogólne zagadnienie zabezpieczenia informacji jest zagadnieniem trudnym ale istotnym. Umowa menedżerska jak i regulacje wewnętrzne korporacji (zasady ochrony dowodów, cyberbezpieczeństwa, retencji danych w tym osobowych, outboardingu) powinny (w sposób jasny i spójny, LOL) określać sposób postępowania z zawartością konta email pracownika, a w naszym konkretnym przypadku menedżera. W świecie idealnym umowa menedżerska określałaby okres i miejsce przechowywania zawartości skrzynki email menedżera oraz warunki i sposób zapewnienia menedżerowi i jego prawnikom/doradcom dostępu do tej zawartości. Pamiętajmy przy tym, że dane takie powstają co najmniej w dwóch lokalizacjach: na serwerze/chmurze email oraz lokalnie na laptopie menedżera i zawartość obu lokalizacji może być różna.

Z żądaniem takiego zabezpieczenia można oczywiście wystąpić na drodze prawnej, no ale to już rodzi cały szereg osobnych wyzwań z głównym wyzwaniem decyzji o skorzystaniu z tej drogi.

A co w sytuacji, gdy menedżer zachomikował sobie dokumenty spółki? Formalnie takie chomikowanie grozi odpowiedzialnością za naruszenie klauzul i umowy o poufności. Co ciekawe, samo posiadanie dokumentów spółki po zakończeniu pracy w spółce zasadniczo nie kwalifikuje się „pod paragraf”, o ile pierwotnie byliśmy uprawnieni do zapoznania się z informacjami w nich zawartymi (co w przypadku byłego członka zarządu jest raczej normą). Jednak przyznając się do posiadania takiego dokumentu menedżer narażałby się co najmniej na odpowiedzialność z NDA. Wiedzę o treści tego dokumentu menedżer oraz świadkowie oczywiście mogą posiadać. Natomiast wprowadzenie takiego dokumentu później do tzw. „materiału procesowego” wymaga już pewnych zabiegów.